イベントをうまく計画するにはどうすればいいでしょうか?たった3ステップ！

何千もの事例を読んでも、なぜイベントの計画方法が分からないのでしょうか?この記事の著者は、実際の事例に基づいてこの問題について詳しく説明しています。この記事の内容が皆さんのインスピレーションになれば幸いです。

職場に入ったばかりの新人さん、仕事でこんな悩みを抱えていませんか？

• USB ドライブ、ネットワーク ドライブ、またはハード ドライブにさまざまな PPT プランが保存されていますが、その使い方がわかりませんか?
• ある事件の内容はよく覚えているのに、それを実践できないということはありませんか？
• リーダーは計画に満足せず、何十回も計画を修正しなければならないのですか?

このような状況が発生すると、多くの人が落ち込んでしまうと思います。何千もの例を読んだ後、なぜそれを使わないのでしょうか?

タイプ1：事件の内容を覚えるのが難しい

私たちが入手した事例には通常、次のような特徴があります。

• この事件自体には限界があり、単なる簡単な要約と結論に過ぎません。
• この事件自体には推論プロセスが欠けている
• ケーススタディでは、活動の一部のみが示され、完全ではないことがよくあります。

実際のところ、これらの事例から得られる情報は、あなた自身の知識体系とは何ら関連性がありません。それらは海上の孤立した島やブイのようなもので、互いに近いところはありません。孤立した島々とブイの間のリンクが時間内に確立されなければ、これらの事例は時間とともに忘れ去られてしまうだろう。

例えば、業界に入ったばかりのイベントプランナーが、初めて企画業務を担当します。しかし、自社の計画システムがまだしっかりしていない場合は、多数の事例を見てもあまり役に立ちません。

企画の基礎知識すら知らないので、ただその過程を見ているだけです。特定の外部制約により、イベントケースの背景にあるストーリーや、なぜこのイベントを開催したいのかがわからず、ケースの重要な要素を理解できないことがよくあります。

これまで多くの事例を学んできたにもかかわらず、それを具体的な業務に応用しようとすると、なかなか思い出せなくなるのもこのためです。それでも、ケースに戻って最初から見続けるか、新しい参照ケースを見つける必要があります。

タイプ2：事例の知識は覚えているが、応用できない

事例を見ることは「知識」の獲得としか言いようがありませんが、計画することはスキルであり、知識とスキルを同列に論じることはできません。

陳明は『弁論家』の中で、知識と技能の関係をうまく説明した例を挙げています。彼はこう言っています。「水は零度で凍ります。これは知識であり、外部の客観的法則の帰納と結論です。」将来、いつ、どのようにして、ある味の水をある味のアイスキャンディーに変えて、誰に売るのでしょうか。これは知恵と能力と呼ばれ、知識の処理と応用を指します。

知識をスキルに変換するには、それを内面化する必要があります。つまり、知識は実用的な問題の解決に役立ちます。

通常、計画提案をどのように検討しますか?多くの人は、物語を最初から最後まで観て、終わったら別の事件を観に行くと思います。このアプローチによってもたらされる誤解は、私たちが多くの知識を習得したと思っていることです。

たとえば、多くの事例を見ていると、あるテクノロジー業界のサミットのプロセスがわかるし、社内招待会議の特徴もわかります。しかし、これは上記の場合の記憶に関する知識に過ぎず、実際の問題を解決することはできません。

知識を活用して問題を解決する方法は 2 つしかありません。

①質問ベースの知識検索

疑問を念頭に置いてケースを検討してください。この計画にインタラクティブ セッションが不足している場合は、他の会議のインタラクティブ セッションを参照する必要があります。したがって、このケースを観察する際には、インタラクティブな部分に重点を置く必要があります。インタラクティブセッションに関する事例を探してスクリーニングします。

②知識の出会いの問題

プロジェクトの計画を始める前に、あるケースで偶然興味深いインタラクティブな部分を見つけました。それを時間内に記録しましたか? なぜ興味深かったのでしょうか?何が面白いのでしょうか？どの会議で使用できますか?そのため、問題が発生したときには、私たちはすでに頭の中に解決策を持っており、それを思い出すだけでよいのです。これが知識の応用です。

問題を通じて知識を探す場合でも、問題に遭遇して知識を得る場合でも、重要な要素は思考プロセスにあります。私たちの脳は記憶するためではなく、考えるために設計されています。

3 番目のタイプ: ケースで手順を適用したにもかかわらず、リーダーがまだ満足していないのはなぜですか?

この質問に答えるには、氷山モデルを使用できます。ケースは私たちの目の前にある氷山のようなものです。ほとんどの人は氷山の内容の 30% しか見ておらず、残りの 70% は見ていません。

質の高い事例を見るとき、どのような点に注目するのでしょうか?たとえば、大規模な技術研修会議には数万人のユーザーが参加しました。おそらく、ゲストが誰であるかだけに注目したのでしょうか?どのようなプロモーション方法を使用しましたか?チェックインのプロセスはどのようなものですか? 現場でのやり取りにはどのような方法を使用していますか?

しかし、これらの明白なプロセス以外に何が見えるでしょうか?ゲストの活動目的や業界での実績を分析しましたか?プロモーション チャネルとカンファレンスの関係は何ですか?これらのプロモーション チャネルを選択する理由は何ですか?彼らのモデルはこの会議に適用できるでしょうか?

直接使用すると、「外見が似ている」ことは達成できますが、「精神的に似ている」ことは達成できません。

したがって、私たちが研究しているケースでは、イベントの目的 - ターゲットグループ - イベントのテーマ - 利益誘導 - プロモーションチャネル - コミュニケーション - 資料の詳細 - 現地での活動という主な流れを整理する必要があります。

既存のアクティビティを計画するためにケースを効率的に使用するにはどうすればよいでしょうか?

1. 適切なイベント計画システムを確立する

初心者にとって、イベント企画は怖いものではありません。怖いのは、正しいリンクを知らずに盲目的に進めてしまうことです。しかし、こうした盲目的な調査や検査では根本的な変化はもたらされず、効果のない取り組みに終わることが多いのです。

問題を解決するのと同じように、最初のステップは問題が何であるかを知ることです。問題が何であるかを知ることが、それを解決する方法です。イベント企画とは何か分からない？何を含めるべきですか?具体的な操作はどのようなものですか?海を漂う帆船と同じように、コンパスの導きがなければ、決して方向を見つけることはできません。

正しい計画システムは、イベント計画にどのようなリンクを含めるべきか、またリンク間の相関関係は何かを体系的に教えてくれます。適切なイベント企画システムを確立し、事例を通じて新たな情報や知識ポイントを学んだら、それらを既存の知識システムと結び付けることができます。

2. 会議の目的を明確に定義する

会議の目的が異なれば、まったく異なるプロセスと方法が必要になります。

目標を設定することは、何をするにも必須条件ですが、会議やイベントを開催する場合も特に重要です。会議やイベントを開催するには、具体的な時間、実行するタスク、最終的な結果を明確にする必要があります。

例えば、カンファレンスの目的が顧客獲得である場合、プロモーション チャネルやカンファレンスのセッション設定は、ブランド プロモーションを目的としたカンファレンスとは大きく異なります。社内リソースを活用してターゲットグループへの1対1の招待を行うなど、ターゲットグループへのプロモーションに注力します。現場のコレクターを使用して、関心のあるグループなどから情報を収集します。

会議の目的が明確になれば、私たちはそこから学び、批判的な目でそれを参照します。事例で言及されている高品質な方法は、会議の目的と矛盾しますか? 矛盾する場合は、その方法は放棄する必要があります。

3. 何を学ぶべきか?そこから何を学ぶのでしょうか?

ケースがたくさんあるので、一つ一つ見る必要があるのでしょうか？自分にとって役立つ事例を素早く見つけるにはどうすればいいでしょうか?

①同じ分野のイベント企画事例を探す

同じ分野の企画提案を検索することで、業界全体の状況や業界の人が何に熱中しているかを一目で知ることができます。

たとえば、当社はテクノロジー分野に属しており、技術研修会を開催したいと考えています。したがって、まずはテクノロジー分野に関連する会議を調べる必要があります。近年、どのような会議が開催されましたか?どのような技術専門家が招待されましたか?主な問題は何ですか?

研究プロセスを次の表に示します。

②高品質ケースの操作モードと操作方法を参照する

私たちはテクノロジー分野で研修会を開催する予定なので、私たちの業界内での研修会を探すだけでなく、他の業界での研修会がどのように行われているのかを調べる必要があります。統合分析を通じてユーザーの注目を集める方法にはどのようなものがありますか?ユーザーエンゲージメントを向上させる方法は何ですか?

③セグメンテーションで得られる貴重な経験とは？

上記2つの方法に基づいて、広範囲にわたる調査を実施しました。研究内容を水平方向と垂直方向に並べ替えます。

水平コーミング：会議の核となる要素を整理する

（１）ユーザーに人気のあるトピックは何ですか？

（２）業界内の魅力的な専門家を見つける

垂直コーミング：会議を成功させる外部要因をコーミングする

（１）プロモーション方法

• チケットタイプの設定: チケットを通じてユーザーの参加を促す方法
• プロモーション方法：核分裂促進、広告
• KOLによるプロモーション

（２）対話型手法

• ライブエンターテイメント体験
• 「スタンプを集めてプレゼントをゲット」イベントが現地で開始されました
• ライブインタラクティブロボット
• 現地チェックイン体験

④マイクロイノベーションは可能か？

上記のコンテンツを整理すると、技術カンファレンスで一般的にどのようなコンテンツがユーザーの注目を集めることができるのか、また、どのようなインタラクションが現場でユーザーの熱意を喚起できるのかが、実際に大まかにわかります。この時、活用できると思われる上記要素を、自社の会議の目的や実現可能性に応じて分け、活用できるかどうかを総合的に判断する必要があります。

呉伯凡先生はかつてこう言いました。「『知る』という言葉は、一度知ったら真実を理解するという意味ではない。」彼の左には矢があり、右には標的があります。「知る」ということは、標的に到達することを意味します。目標を達成し、それを個人的に体験して初めて、それを本当に「知る」ことができるのです。哲学者王陽明の言葉：知行合一。

著者: チェン・ブバオ

出典：程不宝