イベントを計画するには？これを読めばすべてがわかるでしょう！

イベントの企画は、実はとても面倒で細かい作業です。イベント運営者からは、「上司が予算を承認してくれず、料理が上手でも米がないと料理ができません！」「実施中に、ずっと前から準備していた資料に問題があり、プロモーションのベストタイミングを逃してしまった」「イベント自体に批判的なことは何もないのに、効果がなく、時間の無駄」など、多くの不満を聞きました。

最終的に、次の場所で問題が発生する可能性があります（高確率分析によると）-

• 上司は予算を承認しません。
• 創造性が不十分/活動のアイデアが一貫性に欠ける/予算が高すぎるため、人々は活動の可能性のある効果を想像できず、あなたをバグだと思っています。この活動を他の人に任せると、おそらく失敗するでしょう。
• 物質の漏洩:
• 事前確認作業は完璧ではなく、担当担当者は細部を厳密に管理できなかっただけでなく、代替案も用意していませんでした。
• 活動のリズムは混沌としています。
• 人員間の分業は実施されておらず、明確な時間ノードは存在しません。
• アクティビティは効果がありません:
• 事前調査の不足、ユーザーと市場の理解不足、間違った活動戦略、適切な場所に適切な努力を払っていないこと

では、どうすれば高得点の企画提案を作成し、上記の問題を効果的に回避できるのでしょうか?共有する前に、まずは優秀なイベント プランナーに必要な能力や特性について説明させてください。

• さまざまな形式のコピーライティングが書ける:
• これは基本的なスキルです。ブランドスタイル、ストーリースタイル、コンバージョンスタイル、長い記事や短い記事を書くことができなければなりません。
• 基本的なデータ分析:
• 指標を分解したり、予算を評価したり、概要を確認したりするために使用できます。
• 洞察力を持ってください:
• 市場環境とターゲットユーザーを徹底的に分析し、合理的な活動戦略を策定する
• アイデアと創造性を持ちましょう:
• 良いアイデアは大きな効果をもたらす可能性があり、計画者は賢くなければなりません。
• 優れたコミュニケーションスキルを有する:
• イベント企画は、さまざまな部署との調整や協力を得ることが必要であり、自分の要望をきちんと伝えられるかが、企画を進める鍵となります。
• 優れた組織力と調整力を備えている:
• 簡単に説明すると、プロジェクト管理とは、活動がスムーズに進むように組織が必要とする人的資源と物的資源を割り当てることです。

次は、誰もが最も懸念する問題です。初心者でも簡単に始められる、再利用可能なイベント計画の手順に直接進みましょう。

1. 活動内容の決定

正しい方向に進むことは、ただ一生懸命働くことよりはるかに重要です。誰もが真実を理解しているので、間違った方向に進んだという話を繰り返す必要はありません。したがって、計画を作成する前に、 5W+2H分析法を使用して全体的なアイデアを明確にします。

内容:イベントでは何を推進しますか?

誰:ターゲット ユーザーは誰ですか?潜在的な視聴者は誰ですか?

理由:なぜこれを行うのか、そしてその主なポイントは何ですか?

いつ:イベントプロモーションを実行するための時間リズムはどのようなものですか?

場所:イベントの影響を拡大するためにどのようなチャネルを使用できますか?

方法:どのような方法で、または創造性で?

いくら:全体でいくらの費用がかかり、各ステップにいくらの予算が割り当てられますか?

簡単に言えば、目標、ユーザー、理由、サイクル、チャネル、方法、予算を意味します。予備的なアイデアができたら、各ステップまたはプロセスを改良することができます。

1. 市場分析

ここで、皆さんがよくご存知のSWOT モデルというモデルをお勧めしたいと思います。

S=強み、利点分析、W=弱み、欠点分析、O=機会、機会分析、T=脅威、脅威分析。

では、分析とは具体的に何でしょうか?ここに参考事項をいくつか挙げます：ブランドの位置付け、製品セグメンテーション、ブランドイメージやストーリーにおける他のブランドとの違い、ターゲットオーディエンスのポートレート、規模、市場シェアなど。

このモデルは、自社製品と競合製品を理解し、お互いの価値を認識し、マーケティングのブレークスルーを見つけるのに役立つ分析ツールです。もちろん、このように分析する必要があることはわかっているかもしれませんが、実際の分析結果は大まかすぎて基本的に意味がなく、粒度と深みが欠けています。

最も可能性の高い理由は、分析をサポートするデータや情報が不足していることです。そこで、市場需要と市場シェアの分析に役立つ Web サイトをいくつか紹介します。

• 百度インデックス
• 新しいリスト
• タコ
• iResearchデータ
• 分析データ

2. 活動要素

市場分析が完了したら、予備計画を作成します。完全な計画には通常、イベントの目的、テーマ、時間、場所、形式、プロモーション チャネル、規模、参加者、コスト予算が含まれます。

イベントの場所、イベントの規模、予算などはわかりやすいので詳しくは述べませんが、その他は触れておく価値があります。

• 目的：
• 一般的には、新規ユーザー（携帯電話番号の取得など、承認されたユーザー）の誘致、アクティベーションの促進（ユーザーの製品使用頻度の向上など）、ユーザーの維持（コア機能によるユーザーロイヤルティの向上など）、ユーザーのコンバージョン（プロモーションによるユーザー購入数の増加など）が含まれます。
• 活動テーマ:
• 活動の目的を明確にした後、ユーザーが活動の目的を直接理解し、参加したくなるように、コピーライティングは簡潔にする必要があります。
• イベント時間:
• これには、初期の宣伝とその後の普及という二重のリズムが含まれます。
• 活動形態：
• 活動はオンラインとオフラインの両方で、さまざまな形式で行うことができます。簡単な例を挙げると、オンラインゲームプレイには、紅包、共同購入、チェックイン、サポート、ポイント、いいね、配布、抽選、ミニゲーム、テスト、コレクション、推測などがあります。オフラインゲームプレイには、フォーラムサロン、講義、体験ホール、音楽フェスティバル、展示会、カーニバル、記者会見、スポーツゲームなどがあります。
• プロモーションチャネル:
• オンラインでは、Weibo、WeChat、小紅書、知乎、Douyin、Toutiaoなどのコンテンツ配信プラットフォームを使用できます。オフラインでは、バス停、バス、ラジオ局、地下鉄などのキャリアでの屋外広告を選択できます（プロモーションチャネルは、ターゲットオーディエンスのアクティブな場所を参照する必要があります）。
• 参加者：
• オフラインの場合、人員には現場レイアウト担当者、イベント主催者、招待客、一般観客などが含まれます。オンラインの場合、人員には講師、インターネットユーザー、メディアコミュニケーション担当者、一般ユーザーなどが含まれます。

2.フレームワークを整えてアクティビティガントチャートを作成する

ガントチャートを作成する目的は、各リンクの時間ノードをより直感的に確認し、アクティビティ全体を秩序正しく進め、混乱を回避することです。

たとえば、上司から部署のチームビルディングツアーを企画するように依頼されたとします。いつ出発するか、駅に到着するまでの最長移動時間とチケットチェックの準備時間を考慮する必要がありますか？旅行ルートを計画するときは、天候要因を考慮し、両方の状況に備え、時間内に計画を変更し、チームビルディングアトラクションの配置と組み合わせを考慮し、同時に南と北に行くことを避け、各停留所のバス/地下鉄ルートを確認して、次の停留所を遅らせないようにする必要がありますか？宿泊の問題をどのように解決するか、予約に適したホテルを選択する必要がありますか？

2つのイベント計画スケジュールを共有します。学習して収集することをお勧めします（画像ソース：ネットユーザーが共有）：

3. イベントのリハーサル/オンラインテストでパスがスムーズであることを確認する

オンラインでもオフラインでも、正式に実施する際に間違いがないように事前にリハーサルを行いますが、名称が異なります。オフラインのものはリハーサル、オンラインのものはテストと呼ばれます。

例えば、オフラインシェアサロンのリハーサルでは、展示の準備のために出席すべき人が必ず来場し、シェアゲストが試しに講義を行い、現場の音響伝送システム、照明、座席配置、装飾指示、プレゼンテーションのPPTコンテンツやその他の資料、シェア時間などがすべて計画どおりで正しいことを確認する必要があります。

例えば、オンラインサポート活動のチャネルをテストする場合、システムがユーザーの承認を取得できるか、ユーザーがサポート招待を正常に開始できるか、招待リンク/ポスターを正常に入力できるか、ユーザーがサポートに同意した後のページ表示は正常か、サポート完了後に特典が正常に得られるか、といったことを順に確認する必要があります。

4. 活動を実施し、時間のリズムを把握する

次は実行フェーズです。前述のように、チャネルは計画どおりに立ち上げる必要があり、資材や人員はずっと前に準備しておく必要があります。オフライン活動を例にとると、活動の実行中に対処する可能性のある事項は次のとおりです。

• 現地受付：現地でのルート案内、お茶やお菓子の予定配達、ホストの雰囲気作りなど。
• 職員のサインイン:招待カード/バッジ/電子コードおよびその他の資格情報を使用して、指定された場所でサインインし、整然と会場に入場します。
• ゲストの共有:ゲストの出演順を決め、共有中の発言時間を通知/管理し、残業を避ける
• 撮影とプロモーション：会場のレイアウトや素晴らしい瞬間を写真やビデオで記録し、ライブ放送したり、後でプロモーションに役立てたりできます。

5. 重要なデータを監視し、タイムリーに結果を最適化する

イベントをより良く運営するにはどうすればいいでしょうか?観察のための主要な指標を特定し、タイムリーにフィードバックを最適化することが重要です。もちろん、一部のアクティビティが継続的な最適化をサポートしていない場合は、レビューとフォローアップを忘れずに行い、次のアクティビティでより良い成果を上げるよう努める必要があります。

例を使って簡単に説明しましょう。ソーシャル ネットワークの分裂活動を計画したとします。キャンペーン中に、チャネル A がチャネル B よりも多くの新規ユーザーを獲得したことがわかりました。その場合、チャネル A の展開を増やす必要があります。または、ポスターのバージョン C の開封率がバージョン D よりもはるかに高いことがわかりました。その場合、ポスター C を選択する必要があります。さらに、人々がプロモーション言語のバージョン E と F に直面したとき、バージョン E に対する受容度が高く、対話する意欲が高かったことがわかりました。その場合、バージョン E を断固として選択する必要があります。

社内の年次総会を計画していて、その効果がデータにすぐに反映されない場合は、まず参加者全員の参加意欲を観察し、表情、行動、言葉遣いを観察することです。つまらない場であれば、「サッカーファン」に雰囲気を盛り上げてもらう必要があります。どの会社にもそのような熱心な人がいると思います。次に、年次総会の後に、イベント体験、満足度、改善のための提案があるかどうかなど、全員から広範な情報を収集します。毎回前回よりも良いものになることを願っています。

最後に、もう 1 つ付け加えておきたいことがあります。成功か失敗かは細部に左右されます。慎重な人だけが、長く安全に船を航海できるのです。

著者: Wei Si Dun モバイルマーケティング

出典: ウェイシドゥン モバイル マーケティング