イベント企画・実行プラン！

イベントの計画から完了までには多くのステップがありますが、最も重要なのは実行です。計画が完璧であっても、実際の実行時にはさまざまな予期しない事態が発生します。このとき、オペレーターは柔軟に対応し、タイムリーな調整を行う必要があります。この記事の筆者は、自身の経験をもとに、イベント運営をどのように進めていくべきかを分析し、皆様のお役に立てれば幸いです。

アクティビティは通常、需要の組織化、計画、アクティビティの実行、要約、レビューなどのプロセスを経ます。

アクティビティの実行は、プロセス全体の中で最も重要な部分です。計画から実行まで、それは理想から現実へのプロセスです。それぞれの活動を実行するプロセスによって、あなたの気性が磨かれ、能力が鍛えられ、期待が打ち砕かれ、ゆっくりと経験を積んでいくことになります。

最近、私は突然、過去 3 年間のイベント実行における私の経験と洞察の一部を共有したいと思いました。

これが、関心のある方々が落とし穴を避け、ヒットイベントを迅速に作成するのに役立つことを願っています。

運用業務で達成感を味わえます。

1. 活動実行プロセス

アクティビティを計画したら、次のステップは計画に従ってアクティビティを実行することです。アクティビティ実行プロセスの一般的なプロセスは次のとおりです。

• 設計、開発、プロモーションに携わる同僚とコミュニケーションを取り、ニーズを満たします。
• 資料の準備（活動コピー、宣伝写真、ビデオなど）
• アクティビティ開発（開発に関与していない場合はスキップして次のステップに進みます）
• アクティビティテストの承認
• アクティビティデータの監視（問題は時間内に調整する必要がある）
• 表彰活動等各社の実行プロセスは基本的に同じなので、特に議論することはありません。本日は、実行プロセスで求められる仕事の姿勢、実践的な管理ツール、コミュニケーションスキル、活動適応力に焦点を当てます。

2. 仕事に対する姿勢

1. 細部に至るまで完璧を目指す

私が初めて業務に携わったとき、よくこんなことを感じました。計画が承認されるたびに、私はよく自分にこう言います。「このような完璧な計画は、将来必ず素晴らしい結果をもたらすだろう。」

このような考え方は、具体的な詳細を実行する際に無関心な態度につながることがよくあります。

例えば、イベントのコピーは丁寧に練られておらず、ユーザーを引き付けられるかどうかというユーザー視点での真剣な検討がありませんでした。プロモーション写真に多少の欠陥があったとしても、それは問題ではなく無害だと考え、オンラインでイベントを宣伝することに焦っていました。

まさにこの間違った考え方のせいで、イベントの質は大きく低下し、イベントの最終的な影響は想像に難くありません。

その後、活動の効果は、足し算ではなく掛け算など、多くの要素によって左右されることに気づきました。イベント効果 = コピーライティングのレベル * 素材の品質 * 賞品の魅力 * 宣伝リソース * 時間のリズム * n 個の制御できない要因。

したがって、イベントの実行中にさまざまな小さな問題に直面したときは、細部にまで注意を払い、完璧を目指す必要があります。やるべきことはたくさんありますが、一つ一つを考慮し、100%の熱意を持って取り組む必要があります。活動の結果が期待を上回ることが多いことに徐々に気づくでしょう。

2. コミュニケーション支援、礼儀正しさ、共感

イベント運営は、コミュニケーション能力と調整能力が試されるポジションです。時間に追われる環境の中で、デザイン、開発、カスタマー サービス、チャネル運営、テストなどの同僚とコミュニケーションを取り、イベントに関する関連作業の完了を手伝ってもらう必要があるからです。同時に、進捗状況を上司にリアルタイムでフィードバックする必要もあります。

礼儀正しさは最も基本的な資質です。他の人に仕事を手伝ってもらうのはあなたの義務ですが、他の人が喜んであなたの仕事を手伝ってくれるようにすることができれば、それは芸術です。

プレッシャーと緊張感の高い雰囲気の中では、人と人とのコミュニケーションはしばしば摩擦や誤解を生みます。最初から相手の立場に立って考えることができれば、多くの摩擦を事前に回避することができます。

たとえば、「このデザインを明日までに必要です」と「今、緊急に必要なものがあり、明日までに提供する必要があります。完了できるかどうかを評価してください。完了できない場合は、解決策を考えます。」これらの文は同じ意味ですが、デザイナーが聞いたときに異なる感情を与えます。最初の命令口調は、しばしば他人に不快感を与えます。 2 番目の口調は交渉の口調であり、相手側の仕事の専門性を尊重します。そうすれば、人々は安心するでしょうし、彼女はあなたのためにそれを出すために残業する気になるかもしれません。

3. ツールを上手に使うことを学ぶ

1. イベントカレンダー

表を使用して、アクティビティに関連する事項をリストして注釈を付け、完了時間ノード、対応する担当者などを指定します。アクティビティ中は、毎日進捗状況を確認して更新します。

2. ガントチャート

活動が大規模で、多くのパートナーが関与し、作業が複雑な場合は、ガントチャートを使用して各タスクの進捗状況と関連する担当者を明確にリストするのが最適です。

3. マインドマップ

マインドマップは、ビジネスロジック、イベント計画、運用計画、その他のタスクを整理するために使用できます。マインドマップは、アイデアを明確に整理するのに役立ち、サポートしてくれる同僚やリーダーに明確に提示することもできます。

4. コミュニケーション能力

1. 毎日、活動の進捗状況を関係する同僚と同期する

活動に関係する同僚やリーダーとグループを作成し、グループ内で活動の進捗や状況を毎日同期することができます。

まず、リーダーにプロジェクトの進捗状況を知らせ、信頼感を与えます。

2つ目: 全員が協力して活動を推進するという現象を作り出すことができ、他の同僚があなたの仕事にもっと協力してくれるようになります。

2. 進歩を合理的に加速させる方法

イベントのあらゆる時点を把握し、頻繁に一緒に仕事をする同僚（デザイン、テクノロジー、広報チャネルなどの同僚）の作業サイクルと作業方法に精通している必要があります。また、適切なタイミングで相手方の進捗状況に注意を払い、双方が合意した時間に要求したタスクを確実に納品できるようにします。

3. 他の人を幸せにして仕事の完成を手伝ってもらう方法

イベント運営は、特に中小企業においては、個人のコミュニケーション能力の試練となります。仕事で頻繁にコミュニケーションを取る同僚とは良好な関係を築く必要があります。とても仲の良い友人とは言えませんが、少なくとも彼らと対立することは避けるべきです。そうしないと、活動を促進するプロセスにおいて障害となってしまいます。

5. 回復力

1. すべての時間ノードが停止している

活動実行において非常に重要な認識能力は、各重要な時間ノードの把握です。アクティビティ実行には多くのノードがあり、アクティビティの種類や会社の作業プロセスなどに基づいて定義する必要があります。経験に基づいてすべての重要な時間ノードをリストし、各イベントをフォローアップして、この時間ノードで完了するように促す必要があります。これは、すべての遅延がその後の作業に予測できない影響を及ぼす可能性があるためです。

例えば：

• デザインの制作にはどれくらい時間がかかりますか?
• プロモーションチャンネルの申請と準備にはどれくらい時間がかかりますか？
• イベントがオンラインになる前に、どのような販促資料を準備する必要がありますか?
• ユーザーに良い体験を提供するために、イベントの重要な資料や賞品がイベント後にユーザーに届けられるまでにはどれくらいの時間がかかりますか?

イベントを計画したりスケジュールしたりする際には、上記のすべての問題を慎重に考慮し、対応するイベント担当者に明確なタスクと配信時間ノードを与える必要があります。

物語、個人的な経験を語ります。

以前、参加しなければならないホットなイベントがあり、急いで計画しました。その結果、リーダーは「やってみてもいいけど、急いでやらなきゃ」と言いました。これはホットな話題であり、誰もがそれが時間的に敏感であることを理解しているため、準備に 3 日間を確保しました。当初準備に約5日間必要だったアクティビティが、3日間で開催されました。その後、設計要件を伝えた際に、設計の第一案を明日までに完成させる必要があると言いました。それを渡すことはできますか？この活動は緊急です。それから彼が引き継ぎました。

しかし、最初のドラフトが完成したのは翌日のかなり遅い時間でした。社内レビューではビジュアルが十分ではないと判断され、2 回の修正のために差し戻されました。その日の夜 10 時を過ぎていたため、デザインに関するフィードバックは少し遅れました。それから私は不安になり、グループ内でこう言い始めました。「この要件では、この時間までに納品しなければならないと書いてあるのに、できないのならなぜ引き受けるのですか? すでに10時で、アクティビティは明日テストしてリリースしなければなりません。あなたのアクティビティはリリースできないからです...」するとデザイナーはその日の夜3時まで残業して、私のためにデザインを修正してくれました。翌日それを見たとき、とても感動しました。ただただ「ご苦労様でした！」としか言いようがありません。

その後、活動は予定通りに開始され、その効果は私たちの期待を超えていました。もし私があのとき迷って設計にもう1日を与え、活動が1日遅れていたら、効果は大きく影響を受けていたでしょうか？実際のところ、誰も知りません。

2. 事前に計画を立て、プロセス中に変更を加え、後でレビューする

私が担当するイベント運営の仕事は、特に成熟した大規模システムのもと、基本的に月に4～6件というペースで進行します。企画、実行、宣伝、コピーライティング、資料作成、賞品授与、データ分析、イベントレビュー、その他雑多なことがたくさん含まれています。事前に物事を処理するという仕事の習慣がなければ、間違いなく崩壊します。

たとえば、基本的に、毎月第 3 週に翌月の活動計画を開始し、その計画は月の第 4 週に最終決定する必要があります。プロモーション チャネルとデザイン要件は事前に提出して準備する必要があります。デザインや開発が必要な場合は、少なくとも1か月前に行い、イベントの規模に応じて事前にプロダクトマネージャーとスケジュールを話し合ってください。

各操作では、独自の作業操作カレンダーを確立する必要があります。毎日、明日、今週、今月やるべきことを明確にリストアップすることによってのみ、常に変化する状況に直面しても変わらない人になることができます。活動の実行中には、予測できない特別なイベントが多すぎます。最初に固定されたタスクを計画して完了することによってのみ、さまざまな予測できない困難に直面することを避けることができます。そして、各イベントの後に経験を振り返り、まとめます。すぐに上達し、簡単にヒットイベントを作成できるようになると思います。

著者：活動運営日記

出典: 製品オペレーション (PM-20200201)