オンラインとオフラインのイベントを計画するためのガイド！

イベント企画は誰もがよく知っていることですが、イベントの効果は人によって異なります。

検索チャネルでアクティビティやアクティビティ運用を検索すると、何千万種類ものアクティビティ計画が表示されます。私の意見では、すべての計画の根底にあるロジックは似ており、目的、目標、創造性、計画、実行という 5 つの側面を中心に展開しています。

優秀なイベント プランナーは、計画を立てるのが得意なだけでなく、データを分析し、ユーザー調査を実施し、市場に関する洞察力も備えている必要があります。

イベント プランニングが退屈で細かい作業であることは、プランナー自身の世界でのみ知ることができ、成功したイベント プランナーはほぼ全能であると言えます。

01 イベント企画について

電子商取引企業を参考にすると、活動はオンラインとオフラインの2つの部分に分かれます。

オンラインアクティビティには以下が含まれます:

ユーザー運営活動、ユーザー獲得活動、ユーザー活性化活動、GMV活動、大プロモーション活動、テーマデー活動、ポイントマーケティング活動、ギフトマーケティング活動、ソーシャル活動、コミュニティ活動、統合マーケティングコミュニケーション活動、Weibo活動、越境アライアンス活動など。

オフライン活動には、業界会議の広報活動、展示会活動、年次総会活動、謝恩活動、交流会、フラッシュモブイベント、特別イベント、自主活動、PK コンテストなどが含まれます。

オフラインとオンラインのわずかな違いは、オンライン活動の内容が「創造性」「コンテンツ」「マーケティング」「インタラクティブ性」に重点を置いていることです。

オフライン活動は「露出」「参加感」「現場効果」を重視します。

複雑さの点では、オフラインの方が少し複雑です。結局のところ、協力交渉、ホテル、会場、素材制作、リハーサル、ゲスト招待、ユーザー招待、ゲーム準備、メディア招待、有名人のパフォーマンス、広報と宣伝、事前ウォームアップ、現場での実行などが関係します。

02 なぜオンライン活動が必要なのか

なぜイベントを開催するのか、そしてその目標は何かを理解することが、イベントを成功させるための最も重要な要素です。

電子商取引のオンライン活動を例に挙げてみましょう。

活動の目的は、短期的に特定の運用指標を改善することです。たとえば、簡単な説明は次のとおりです。

1. 潜在的ユーザーを引き付ける

2. アクティブユーザーを増やす

3. 製品の売上を伸ばす

4. ブランドイメージの向上または形成

例えば、運営者としては、目的を決定した後、活動の具体的な演出について考え始めなければなりません。活動の目的と目標は、活動の実際の運用においてはまだ両者の間に違いがあるため、ここでは別々に記載しています。

目的と目標の違い:

目標とは、短期間で追求する最終的な結果です。ある段階でのミッションの具体的な実行です。例えば、3日間のキャンペーンで10万人の新規ユーザーを獲得したい場合、その10万人が目標であれば、目的はその目標を達成した後に何をしたいかです。例えば、10万人の新規ユーザーを獲得し、10万人のユーザーを使った後、何をすべきか？目標がなければ目的はありません。

通常、イベントを行う際には、ある目的に沿ってイベントや一連のイベントを企画します。このアイデアが浮かんだ後、イベントの目的、時期、形式、プロモーションチャネルなどについて深く考える必要があります。活動目標は、目的をデータ化したものです。

実際の例は以下になります。

今月、APPのユーザー運営は「成長と新規ユーザーの獲得」を達成するための活動を設計する必要があります。リーダーは「新規ユーザーの獲得」の目的を明確にした後、この活動の目標は8万人の「新規ユーザー」であると提案し、この8万人の新規ユーザーが目的とKPIになります。

電子商取引を軸に、目標を明確にした上で、どのような活動形態があるのでしょうか？

1. 投票（Weiboでアイドルを応援するためによく使われる）

2. 既存顧客が新規顧客を獲得する（Cエンドの成長、プラットフォームの普遍性）

3. 補助金（Pinduoduo、Ele.me、Meituanの定期ユーザー）

4. 抽選（リチャージ抽選、購入抽選）

5. コミュニティの交流（トピック、コンテンツやクーポンの共有）

6. ゲーム（Tmall でよく行われる「Cat Catch」など）

完全なオンライン アクティビティ プロセスの手順と操作の中核は何ですか?

目標の確認、イベント計画、イベント開発、予算配分、A/B テスト、宣伝の準備、オンライン プロモーション、データ監視、結果発表、レビューと要約。

上記は活動の包括的なプロセスです。もちろん、途中には多くの詳細なリンクが含まれており、各リンクは多くの詳細に分割される可能性があり、これも活動の規模に基づいて計算する必要があります。

イベントを計画する際には、次の点を考慮する必要があります。

「活動テーマ」、「活動計画」、「活動コピー」、各リンク内のプッシュコンテンツ、ソーシャルネットワーク、PUSH、SMS、ポップアップウィンドウ、H5など。

アクティビティの開発には以下が含まれます。

製品「ランディングページ制作」モデル図。ランディング ページのサポート機能、ポップアップ、PUSH、1 時間ごとのリマインダー、プッシュ チャネルなど。

オンラインプロモーションにサインインする必要がある場合は、次のことが必要になる場合があります。

登録の仕組み、ルール、イベントの参加者数、賞品抽選日、転送、蓄積などのタスクリンクの有無など。

スタートアップ段階での活動には以下を含める必要があります。

事前のウォームアップ、宣伝、ユーザーとのやり取り、イベントの PUSH リマインダー、リマインダーの形式がテキスト メッセージ、電子メール、サイト内 PUSH、ソーシャル メディアへの招待などであるかどうか。個人的には、PUSH と招待を組み合わせた今日の e コマース イベントの方が魅力的であり、ユーザーの自慢に役立たない「コンテンツ」はフーリガン行為であると考えています。

ユーザーの心理を把握するために、ユーザーがWeChat Momentsで共有する意思があれば、露出率は高くなるのではないかと想像してみてください。

上記のまとめから、イベントに影響を与える重要な要素は数多くありますが、イベント運営全体の中核となるのは以下の 4 点です。

1. 活動の目的と目標の決定

2. 活動データの検出と分析

3. 活動リスクの予測と緊急時対応計画

4. アクティビティのプロセスとレビューの概要。

完全なオンラインイベントは、大規模なマーケティングフェスティバルと組み合わせることもできます。心理学では、「心理的覚醒」効果があります。イベントの企画者は、現在のホットなニュースとホットな人物をつかみ、自分のイベントのテーマと組み合わせ、流れに乗ってコミュニケーションの目的を達成する必要があります。

通常、お祭りを楽しむ際には、次の点に注意する必要があります。

1. イベントのウォームアップと開始に向けて、通常は 3 日、大規模なイベントの場合は少なくとも 1 週間、事前に準備します。

2. アクティビティとフェスティバルの最適な適合点を深く探究し、両者を組み合わせる。

3. フェスティバルを利用してターゲット層をターゲットにするのが上手であること。

4. オペレーターは休日やケースなどを含めた休日リストを事前に作成できます。

ホットスポット計画に関する注意事項:

これらの偶然に加えて、一部のホットな出来事は通常緊急かつ予測不可能ですが、予測可能なものもあります（主要プラットフォームでの携帯電話のリリース）。予測可能なものは事前に予熱できますが、予測不可能なものは比較的緊急です。ホットスポットの属性とスキルに注意を払うのが得意であるべきです。それは大まかに3つの側面にあります：

1. ホットスポットに注意し、タイムリーに対応を計画する

2. アクティビティは操作が簡単で、面白くて楽しく、関連性が高い

3. 解釈には注意し、否定的な表現は避けてください。

リプレイについて:

オンライン活動の完全なレビューは非常に重要です。レビューと要約がなければ、活動はますます悪化します。レビューには、データ分析、プロセスの分類、人員の分業が含まれます。レビューの要約は、活動の目標が達成されたかどうか、完了状況はどうなっているかなど、この活動の欠点を見つけるのに役立ちます。アクティビティ（ランディングページ H5）でのユーザーインタラクションがスムーズかどうか、どこを最適化できるかなど。

イベント中にどのような予期せぬ状況が発生しましたか?また、これらの緊急事態に対する解決策は何ですか?活動データが最も変動する期間はどの期間でしょうか。変動の原因を主要因と副要因、内部要因と外部要因などに分けて詳細に分析します。

レビューと要約は、イベントが競合他社に模倣されているかどうかを理解するのに役立ちます。模倣されている場合は、次回はいくつかの側面を革新したり、難易度を上げたりすることができます。イベントレビューの要約は、携帯電話ユーザーの興味や趣味を理解し（イベント中のユーザーからのフィードバックからの提案）、高品質のチャネルを選別して、次のイベントのプロモーションを促進するのにも役立ちます。

03なぜオフライン活動が必要なのか

オフライン活動は高頻度の交流に役立ち、ブランド構築において重要な役割を果たします。

過去2年間で、より多くのブランドがオフラインビジネスに進出しました。例えば、Coffe Box Lian CoffeeがPuchiトークショーをスポンサーし、Didiが2018年にオフラインTucaoカンファレンスを開催し、2019年末に周紅一氏が360金メダルスピーチイベントを開催しました。オフラインビジネスは、一方ではブランドとユーザーのインタラクション感覚を高め、他方ではブランドの形成にも貢献しました。

オフラインもユーザー体験にとって非常に重要です。スポンサーシップという形であれば、あまり感じられないかもしれません。ホスティングという形であれば、チェックイン、写真撮影、テーブル、ゲスト、スピーチ、ホスト、照明、ステージデザイン、インタラクション、抽選など、口コミプロモーションの最も重要な側面をユーザーが感じ取ることになります。

ブランドポップアップストアの特徴：

三里屯ではポップアップストアが最も一般的です。ブランドにとって、ポップアップストアは強力な顧客誘致効果を持つ可能性があり、これは業界のコンセンサスです。ポップアップストアは、オンラインに浮かぶブランドをユーザーの前に着陸させることができます。1つの高品質のポップアップストアは、IP展示会、2つの映画館、さらには6つのチェーンレストランと比較して、新しいトラフィックをもたらすことができます。

ブランドカンファレンスの特徴:

ブランドは、「ブランドアップグレード」、「年次カンファレンス」、ユーザー表彰式、さらにはチャーターされた展示会などでカンファレンス機能を頻繁に利用します。

Weiboは毎年独自のカンファレンスを開催しており、主に特定の垂直分野のフォーラムを中心に大規模なVを招待しています。一方ではIPを形成し、他方では宣伝効果を達成することができます。 Yunjiは2018年に全体的なブランドイメージをアップグレードし、宣伝と露出を高めるために杭州展示ホールを予約しました。

オフラインサロン活動プロセスを例に挙げます。

私は通常、活動を活動前、活動中、活動後の 3 つの主要なセクションに分け、さらに主要なセクションに従ってさらに細分化します。良い活動を行うには、まず計画とタイムラインが必要です。完成した計画には次の内容が含まれます。

1. イベント前：準備と実行

準備期間には、プロジェクト提案の計画、タイムスケジュール、投資促進のためのPPT、会場やゲストの確認などが含まれます。実施期間には、イベントのコピーライティング、イベント関連資料、イベント登録およびユーザーチェックイン維持システム、イベントの宣伝とプロモーション、およびさまざまなチャネルのドッキングが含まれます。

2. タイムライン

イベントの大まかな計画とプロセスが承認されたと仮定すると、資料、招待状、その他の作業など、直接作業を開始しないことをお勧めします。最初に行うことは、タイムラインを計画することです。タイムラインを計画する目的は、イベントに明確なリズムを与えることです。結局のところ、完全なイベントを1人で完全に担当することはできず、いくつかの詳細が処理されない可能性があります。

3. 投資計画

この会議に投資促進が含まれる場合は、すべての会議に間違いなく費用がかかるため、投資促進プランを作成することをお勧めします。いくつかのスポンサーを誘致し、各スポンサーが資金の一部を受け取ると、イベントのコストを削減することもできます。

完全な投資促進 PPT では、当面は他のトピックについて議論することなく、イベントの目的、イベントの規模、イベントのゲスト、投資促進基準、投資促進の権利と利益のフィードバックなど、次の側面を確実に強調する必要があります。私が提供できるもの、そしてブランドの解決に役立つものを強調することが重要です。

PPT を使用すると、商談中に双方がリソースを交換することもできます。たとえば、プロモーションを無料で手伝ったり、会場のサポートなどを提供したりできます。

4. 住所、ゲスト、会場の確認

何千人もの人を対象にしたサロンや会議を開催する場合、場所とゲストは非常に重要であると Zhiyuan は考えています。準備期間中に会場を見に行くのが最善です。遠すぎる場所を選択しない方がよいでしょう。そうしないと、マーケティング イベントの効果と全体のリズムに影響します。

会場を選ぶ際、Zhiyuan は通常、イベントを開催する際に次の点を考慮します。

1. 料金（食事ありの会場料金、食事なしの会場料金）

2. 交通手段（参加者にとって便利かどうかが主な基準ですが、地下鉄が第一候補です）

3. 備品（照明、音響、LEDスクリーン、テーブル、椅子等はパッケージに含まれません）

4. ホールの高さが高い（会場によってはホールが低いところもあり、暗い印象を与え、レイアウトに適さない）

5. 写真撮影とビデオ撮影（自分で手配する必要がありますか、それともホテルに含まれていますか）

会場を選ぶときは、上記の要素を考慮して、価格とパフォーマンスの比率が最も良い会場を選ぶ必要があります。2 番目の要素はゲストです。ゲスト スピーカーによって、カンファレンスに申し込む人数が決まります。ゲストの選択はカンファレンスによって異なります。私は通常、次のゲストを選択します。

1. 活動テーマに基づいて業界内の個人または企業をフィルタリングする

2. 「2度目のつながり」の考え方を使ってその人を見つける

3. ゲストとコミュニケーションを取り、ビジネス経験、IP 効果、履歴書に基づいて、ゲストが特別ゲストの役割に適格かどうかを判断します。

適切なゲストを見つけるには、主に「個人的なつながり」、次に「パートナー」に依存します。あなたが強くなれば、あなたを助けてくれる人が増え、日常生活の中で業界のリソースを蓄積することもできます。

これらの詳細が決まれば、正式に準備段階に入ります。この段階で必要なのは宣伝です。

また、準備、プロモーションには、（H5、招待状）などの資料が必要になる場合があります。準備には、（フローチャート、表カード、背景の壁のビジュアル、PPTなど）が含まれます。

5. 活動内容の準備

コンテンツにはコピーライティングの部分も含まれます。H5形式や各種登録ソフトを使うこともできますが、ランディングページのデザインとコンテンツの準備は非常に重要です。ランディングページのコピーライティングには、イベントのテーマを強調する、講演者を強調する、スピーチの内容を強調する、イベントのプロセスを強調する、参加者へのガイドを強調する、会議時間を強調する、という6つの特徴があります。

シンプルに気軽に書くと、閲覧数もあまり伸びず、ユーザーの認知度も低くなる可能性があります。

通常、カンファレンスの登録方法は「アクティビティライン」と「インタラクティブバー」です。サードパーティのプラットフォームを使用して統一登録する場合は、事前に公開するのが最善であり、最初の写真などを作成する必要があります。

6. 活動資料の準備

数千人規模のサロンやカンファレンスの場合、準備するものは比較的少ないです。豪華さを求めるなら、会場のレイアウトにもっと力を入れましょう。通常、イベントで使用する資材には、イベントポスター、ゲストポスター、ロールアップバナー、招待状、バナー、チラシ、ハンドバッグ、記念品、パンフレット、看板、サインボードなどがあります。

通常、イベント全体の予算と規模に基づいて、素材の削除と追加を行います。必須アイテムには、イベントのポスター、会場のロールアップバナー、サインイン背景の壁などがあります。

7. イベント登録とユーザー管理

数千人規模の会議であれば、制御可能な範囲で、1か月前に登録を開始し、チケットの予約が必要かどうか、遠方から会議に参加するかどうかなど、登録者に一定の時間を与えることをお勧めします。イベントの登録が開始され、ユーザー登録が受け付けられると、ユーザーメンテナンスが行われます。

ユーザーメンテナンスの目的は、登録後にイベントを忘れないようにすることですが、一方では、参加者を明確に把握することもでき、3つ目に、現場での出席率を高めることができます。現在一般的に使用されている方法は、「WeChat グループ」で、ユーザーをグループに引き込むことです。

登録プラットフォームをご利用の場合は、「登録後に公式WeChatを追加してください」などの連絡先情報を登録フォームに残すことができます。これにより、電話をかけたり、テキストメッセージを送信したりするのに費やす時間の大部分を節約できます。

8. プロモーションと宣伝

イベント全体の中で最も重要な 2 つの部分は、現場での実行と宣伝とプロモーションです。宣伝の目的は、露出を増やしてより多くの人にサインアップしてもらうことであり、もう 1 つは業界の人々にイベントを見てもらい、自分たちの知名度を高めることです。

一般的な配送方法は 3 つあります。

1. 外部メディアとの共同宣伝：イベントマネージャーは、ビジネスを拡大するために BD に連絡し、自らのリソースで共同露出するメディアを積極的に探し、リソース交換の効果を達成する必要があります。コミュニティ広告や地下鉄広告などを掲載するオプションも選択できます。数万人規模の会議であれば、こちらを選択できます。

何千人もの人が参加する会議であれば、お金を無駄にする必要はありません。

2. 登録ユーザーへのプロモーション: 登録ユーザーにイベントの宣伝を依頼して、イベントに関心を持つ人を増やすことができます。また、特定のリンクから購入すると割引やキャッシュバックなどの優遇措置を取ることもできます。

3. 業界団体、KOL コミュニティ、大手セルフメディア アカウント: 同様のテーマを持つ、またはこの分野に重点を置く大手アカウントや KOL を見つけて適切な配置を行い、共同登録方式の推進や採用に協力するよう依頼します。

他の方法、例えば電子メールの送信、WeChatでの1対1のコミュニケーションなどを試すこともできますが、結果は平均的です。相対的に言えば、ユーザーエクスペリエンスはあまり良くなく、効率が無駄になります。

9. すべての関係者間のコミュニケーションとドッキング

このイベントを計画した後は、イベント開始の 3 日前からゲスト、会場、パートナーと連絡を取り始め、PPT を確認し、主催者に送り返して、主催者がそれを確認して最終的にイベント プロセスを確定させる必要があります。コミュニケーションのプロセスでは、経営者は通常、効率性を重視しますが、忙しいために先延ばしにする傾向がある人もいます。

私たちがイベントを企画する際には、講演者の管理と品質の保証を担当する専門の担当者がいました。

10.イベント前日に準備する

前日に最も重要なことは、主催者がプロセスを調整し、会場を手配し、記念品を配ることなどです。イベントが大規模な場合は、すべてがうまくいくようにリハーサルを行うことをお勧めします。

リハーサルの目的は、現場のスタッフ間の分担を整理し、音響機器のデバッグ、照明やステージデザインのテスト、音楽、マイクのデバッグ、ホテルとの調整を行い、イベントが何階で行われるのか、トイレはどこにあるのかなどの詳細を、明確に把握できるようにすることです。

300人規模のサロンであれば、司会者、ガイド、写真撮影、ビデオ撮影は自社で行うなど、シンプルな構成で十分です。数千人規模の大規模なイベントであれば、特別な撮影チーム、ジブ、スタビライザー、司会者の位置、ライブ放送が必要かどうかなど、すべてを改善できるはずです。

12. イベント会場運営

いくつかの重要な側面は次のとおりです。

1. イベント全体の秩序は非常に重要です。会議、サロン、カンファレンスなど、現場では騒音が発生することがよくあります。このとき、主催者は秩序の維持を管理する必要があります。

2. 200人程度の小規模なイベントであれば、会場の雰囲気も非常に重要で、交流も非常に重要になります。業界会議であれば、その必要はなく、順序にもっと注意を払うべきです。

13. メディア宣伝

イベントで重要なゲストが表明した意見や知見、イベントの素晴らしい瞬間をすべてまとめ、適切なメディア宣伝を実施してブランドの露出を高めることができます。

14. 活動概要

各イベントの最後には、何が起こったかをまとめる必要があります。例えば、会場側が「警備料」を請求するという事実、イベント会場で予期せぬ事態が発生していないか、材料が使い切られて回収が必要かどうかなど、多くの人はあまり気にしていません。また、できるだけユーザーアンケートを実施して、講演者に対する意見を聞いたり、イベントの目的が達成されたかどうかを聞いたりする必要があります。

上記はオフライン活動の14の完全な側面です。オンライン活動と比較すると、オフライン活動はより手間がかかります。たとえば、Tmallのフェスティバルやオフラインのフラッシュモブは、半年以上前に準備する必要があります。

オフライン活動は直接的に売上や成長をもたらすことはできませんが、ブランドの露出を高めることはできます。

執筆の励まし:

1. オフライン活動と比較すると、オンライン活動は成長と新規顧客の獲得に重点を置いているのに対し、オフライン活動は露出、勢いの創出、イメージの確立に重点を置いています。多くの場合、この 2 つを組み合わせると、より良い結果が得られます。

2. マーケティング担当者として、イベント企画職に就いたばかりの方にアドバイスをしたいと思います。企画を立てることに執着しすぎず、総合的な能力を発揮してください。特に予算編成、リソース開発、交渉スキルなど、もっと学ぶことが大切です。

著者:王志遠

出典：王志遠