成功するイベントプロモーションを作成するにはどうすればよいでしょうか?

大規模なイベントが開催されるたびに、多くの運営スタッフは上司に企画が承認されることを願いながら、徹夜で残業して企画書を作成します。

しかし、何度も何度もやり直し、修正しても、上司の要求を満たすことができない人も多いでしょう。

これはなぜでしょうか?

イベントを計画するための精神的な枠組みがないからです。

この記事では、イベントの基本的な分析フレームワークとして5W2H分析手法を使用し、成功するイベントがどのように作られるかを体系的にお伝えします。オンラインでの活動も参考になります。

なぜ5W2H分析手法を習得する必要があるのでしょうか?

5W2H 分析法は、7 つの質問分析法としても知られ、第二次世界大戦中に米国陸軍兵器修理部によって初めて開発されました。

シンプルで便利、感動的で、理解しやすく使いやすいため、さまざまなシーンで幅広く活用できます。

5W2H により、物事の表面だけにとどまらず、現象を通じて物事の本質を探りながらイベントを企画することができます。

それは、新製品発売の目的は新製品の売上を伸ばすことだと思っているが、会社の本当の目的は古い製品の過剰な在庫をなくすことであるかもしれないようなものです。

したがって、5W2H 分析法の価値は、物事の背後にある本当の動機や目的を理解するのに役立つことにあります。

第二に、5W2H分析法は、問題を検討する際の欠落を補うのにも役立ちます。

たとえば、野菜や食材を買うためにスーパーマーケットに行く人がいますが、買う量が少なすぎたり、間違ったものを買ってしまうことがよくあります。

この問題に直面したとき、最も簡単で効果的な方法は、購入したいもののリストを作成し、そのリストに従って購入することで間違いを起こさないことです。

買いすぎたり、間違ったアイテムを購入したり、何も見逃したりしないようにするための欠けているリンクは、多くの場合、チェックリストです。

実際、計画を立てることは食料品の買い物と同じです。計画は一方的で忘れやすいものですが、計画は包括的で思慮深いものです。そして、この 2 つの間に欠けていることが多いのがリストです。

5W2H は分析チェックリストと考えることができます。これにより、問題を分析するためのフレームワークをすばやく確立し、問題をより包括的に考え、フレームワークに従って物事を進めることができます。たとえそれが素晴らしいものでなくても、少なくとも間違いはないでしょう。

以上が5W2Hがもたらす価値です。次に、5W2Hを使ってイベントを分析する方法を紹介します。

5W2Hを分析に活用するには？

1. 活動の目的と重要性を決定するために「なぜ」を使用する

Why は主に活動の目的と意義を表します。イベントの目的を正確に判断するにはどうすればよいでしょうか?

ここで 2 つの提案があります。グローバルに考え、視点を変えてください。

（１）グローバル思考

私たちは皆、盲人と象の物語を聞いたことがあるでしょう。それは、私たちが自分自身の立場や視点からのみ見ているなら、私たちが見ている象は本当の象の一部に過ぎないということを私たちに教えてくれます。

つまり、物事の全体像を見なければ、偏った認識になってしまうのです！

活動に対する理解は人によって異なります。場合によっては、イベント マネージャー、上司、協力的な同僚、営業部門、ビジネス部門などが、すべてイベントの重要な部分になることがあります。イベントを成功させるには、他の部門と協力する必要がある場合もあります。

では、地球規模の視点からこの問題をどのように考えればよいのでしょうか?

①相手とのコミュニケーションを強化する

仕事の依頼を受けて、急いで夜更かしして企画書を書こうとしたら！最終結果は必ずしも理想的ではなく、複数回の修正が必要になる可能性があります。

正しいアプローチは、タスクを受け取った後、できるだけ早く上司または連絡を取っている部門のリーダーとコミュニケーションを取り、意見や提案を求め、活動の目的と目標について尋ね、自分のアイデアを提示し、その後、活動計画の作成を開始することです。

②相手の考え方を理解する

活動計画が拒否された場合、まず考えるべきことは、「なぜリーダーは私の計画を拒否したのか？」ということです。彼は普段、問題についてどのように考えていますか？リーダーの通常の思考構造と問題に対する考え方に従うと、どのような計画書を書くことになるでしょうか？

賢いオペレーターは、相手の日常の習慣から、相手の考え方を必ず理解できるはずです。

（２）視点の変化

「山のふもとに立っていたら、山頂の景色を見ることはできない」ということわざがあります。

なぜ？

理由は、視点が違うからです。

あなたがイベント プランナーで、会社が年末にローンチ パーティーを計画しているとします。あなたがあなたの立場だったら、「このイベントを成功させなければならないから、あれこれやらなければならない」と考え、自分の考えに沿って計画書を作成し、上司に提出するでしょう。

しかし、上司はこう尋ねました。「なぜ、イベントの企画や装飾、メディアの招待方法、プロセスの設計方法だけを考えるのですか。このイベントがどのような役割を果たし、年間を通じてブランドマーケティング全体にどのような影響を与えるかについて考えたことがありますか？」

その後、何度も計画を修正し、ようやく上司の承認を得ました。承認を得るために上司または部長に計画を提出すると、再び挫折しました。計画は送り返され、上司または部長は計画に「計画は入力と出力の比率に焦点を当て、現段階での活動が会社に与える影響に注意を払う必要があります」と書きました。

さて、混乱していますか?

私たちは何をすべきでしょうか?

効果的な方法は、問題をより高い視点から見るように自分自身を訓練することです。

専門家であれば、管理者の視点で問題を考える必要があります。監督者であれば、部長や上司の視点で問題を考える必要があります。

視野を広げて、イベントの背後にある本当の理由と戦略的重要性を理解しましょう。

2. 参加者と協力者を決定するためにwhoを使用する

活動のターゲットは重要なリンクです。つまり、その活動が誰を対象とし、誰がそれを実行するのかを明確にする必要があります。

イベントには多くの関係者が関わるため、人員配置については事前に綿密に計画しておくことがベストです。

まず、アクティビティはユーザーの参加と切り離せないものなので、イベント中に重要なユーザーのニーズにどう対応するかも、主催者が真剣に考えなければならない課題です！

イベントに大物ゲストを招待する場合は、事前に手配が必要です。イベントの約2か月前、またはそれより早く連絡して調整することをお勧めします。

3. 会議の時間と場所を決定するには、「where and when」を使用します。

「どこ」の文字通りの意味は場所または位置です。しかし、実際には、イベントには、どこで行われるかということ以上の意味があります。

オンラインでの迂回のための準交通入口、オフラインの会場の場所、会場の規模、会場のレイアウト、主に会場の建設とレイアウト、イベント中の現場のメンテナンスなど、すべてが考慮されています。

以下は、私自身の理解と実践に基づいた活動プロセスの場所の収集です。

もちろん、上記の場所に関する内容を詳細に記述する必要はありませんが、イベント プランナーとしては、それについて明確な考えを持っている必要があります。

When は時間を表しますが、特定の部分に分割することもできます。アクティビティでは、when は次の意味になります。

たとえば、オフラインイベントの場合、ウォームアップフェーズは15日を超えてはならず、一般的に7〜10日が適切です。コミュニケーションフェーズは7日間で、イベントの公式時間は具体的な状況に応じて異なりますが、一般的には3時間以内に制御されます。時間が長すぎると、コア情報の伝達に悪影響を及ぼします。

4. 活動の分担内容や予防策の決定方法

どのように行うかは、通常、最も時間と労力がかかる部分です。まず、中核となる活動戦略、詳細な実施手順、具体的なプロモーション チャネル、明確な分業、正確な時間管理、正確な材料準備などを決定する必要があります。

具体的な方法に関しては、活動の実際の状況に基づいて決定する必要があります。例えば：

たとえば、オンライン アクティビティでは、開発プロセスでアクティビティのルールを明確にする必要があります。アクティビティは再利用可能なものでしょうか、それとも 1 回限りのものでしょうか。イベントの開始時間と終了時間はどのように決めればよいですか？終了後のオンラインプロモーションやオフラインページはどのように取り決めればよいですか？

関連するデータの表示がある場合は、ユーザー インターフェイス操作で情報を取得してユーザーに通知する方法、たとえば賞品を獲得した後にユーザーに賞品の受け取りを促す方法など、表示ルールと読み取り効果も明確にする必要があります。

調整者、実行者としては、どのような分業であっても、それを個人に明確に割り当て、各作業の進捗状況を適時フォローする必要があります。同時に、先を見据えて、事前に適切なリスク計画を立てることも必要です。

オフライン活動用の資材は、QR コード資材が印刷後にスキャンできるか、イベント賞品の変更後に資材が間に合わないことがないかなど、準備段階で確認する必要があります。

インタラクティブ セッションでは、ギフトの数を確認してください。ギフトがなくなってもアクティビティが継続している場合は、ユーザー エクスペリエンスにも影響します。

イベント当日にプロジェクターが故障した場合はどうすればよいですか？代替方法はありますか?誰かが記者会見を妨害した場合（百度のロビン・リーが観客から水をかけられたのと同じような場合）、どうすればよいでしょうか？

オンラインでもオフラインでも、計画、プロセス、およびそれらの実装方法を検討する際には、イベントの前、最中、後に発生する可能性のあるすべての予期しないイベントを考慮に入れるようにしてください。予防は常に修復よりも優れています。

5. 「何を」を使って活動のテーマと結果を決定する

イベントでは、イベントのテーマや位置付けを表すことができ、イベントの結果や出力も表すことができます。

イベントの結果について話しましょう。新製品発表会の後で、主催者が会社が得たものだけを考慮すると、このイベントの効果は間違いなくあまり良くないでしょう。実際、ビジネス関係が一方的な利益だけを追求するものであれば、その関係は長続きしません。

複数の結果には、ある程度の重要性があるはずです。この重要性を理解するには、元の「なぜ」に立ち戻り、その「なぜ」に基づいて活動の結果を判断し、重要性順に並べる必要があります。

オンライン活動を例にとると、新規ユーザーの誘致、アクティベーションの促進、ユーザーの維持といったデータ指標に焦点を当てるだけで済みます。イベント運営においては、これら3つの指標に沿ってそれぞれ活動を設定していきます。

新規ユーザー向けのクーポン、新規ユーザー向けの無料トライアル、新規ユーザー登録に対するプレゼントなど、新規ユーザー向けの特別な優待活動を通じて、新規ユーザーを引き付けることができます。法人ユーザーの場合は、強力な法人サポートポリシーから始めることができます。

アクティベーションの目的は、プラットフォームユーザーのアクティビティを向上させることです。このとき、プラットフォームユーザーの定期的なログインサイクルを分析し、ユーザーのログイン頻度を高めるための対応するアクティビティを実施する必要があります。通常の運営手段は、ログインポイントの仕組み、抽選の仕組み、期間限定の特典、会員レベルポリシー、その他のインセンティブです。

保持には、製品がどの段階にあり、どのユーザーが失われているかを分析する必要があります。なぜ損失があるのですか?リコールの方法は何ですか?リコール後もユーザーを維持するにはどうすればよいでしょうか?ユーザーの離脱を予測し、事前にそれを防ぐ対策を講じることも必要です。

6. 活動の投入量と出力量を決定するには「どのくらい」を使う

どのような活動でも、アウトプットだけでなく、経費やコストも必然的に発生します。そのため、インプットとアウトプットをどのように測定するかが非常に重要になります。

イベントのコストとコンバージョンをどのように評価しますか?

一つの方法は、前年同期の活動や類似の活動と比較することです。比較には主に活動の強度、投入された資源、業界の変化、転換状況などが含まれ、活動の効果を推定します。

オンラインアクティビティの場合、アクティビティの効果を評価する指標としては、主にページ訪問数、新規ユーザー数、新規ユーザーコンバージョン率、取引を完了したユーザー数、取引コンバージョン率、CPC、CPA、ROI、ARPU値などが挙げられます。

イベント前には指標をあらかじめ設定し、イベント中はさまざまなデータをリアルタイムで監視する必要があります。イベントコーディネーターとして、各担当者の進捗状況を明確に把握し、タイムリーに検査と調整を行い、目標の達成と上回るよう努める必要があります。

もちろん、一部のアクティビティでは「戦略的損失」が選択される場合があります。たとえば、コストを第一に、成果を第二にするというアクティビティの概念、コストに関係なくイベントを完了するという姿勢などです。

この状況は、隠れた利益と長期的な利益のためである可能性があります。しかし、入力と出力をどのように測定しても、実際の量を決定するには、元の「なぜ」に戻る必要があります。

このイベントを開催する最終的な目的は何ですか?この目標を達成するために、何を諦め、何を残し、何を増やし、何を減らすことができるのか！

どのくらいのリンクが常に最終的な目的を果たします。

要約と関連する考察

5W2H分析手法は、イベントの背後にある真の目的を正確に理解できるだけでなく、全体をコントロールし、慎重に検討するのにも役立ちます。

もちろん、イベントのあらゆる側面を考慮すれば、必ず良いイベントを企画できるはずですよね？

答えはノーです。多くの戦いを戦い、多くの戦いに勝利した将軍であっても、次の戦いに勝利できるという保証はありません。なぜなら、敵は絶対に制御不能だからです。多くの問題を分析し、対策を講じたとしても、戦場は急速に変化し、考慮できないことが常に存在します。

5W2H を最も包括的に使用したとしても、実装プロセス中に制御できない問題が発生することがあります。

そのためには、自分自身の実践を通して知識と実践経験を積み、問題を予測する能力を鍛え、課題に正面から対応できるようにする必要があります。そうして初めて、私たちの5W2Hリストはますます完璧になり、安心して戦場に出ることができるようになります。

著者: 小喬秀作戦

出典: 小咄作戦