オフラインイベント運営計画プロセスをまとめました！

ブランドの露出を増やし、新規ユーザーを獲得し、既存ユーザーの活動を刺激したい場合、製品のオフライン アクティビティは良い選択です。イベント運営の実施方法がわからない、または明確でない場合は、この記事が方向性を示します。何を待っているのですか? 読み進めてください。

活動はオンライン活動とオフライン活動に分かれており、各活動運営には何らかの特典や賞品が付いており、運営チームの企画と切り離せないものです。オンライン活動と比較して、オフライン活動は製品親和性やユーザーの粘着性が高く、効果もより顕著です。次に、エディターはオフライン イベント運営計画の完全なプロセス セットを提供します。

ステップ1: オフライン活動の目標を決定し、実行可能な活動計画を作成する

何千回も計画を変更し、イベントを運営するためにファーストラブのような当事者Aを必要とする場合でも、販売、マーケティング、運営を一緒に担当する当事者Aが必要な場合でも、最終的に決定するイベント計画は実際にはそれほど変わりません。

1. 活動のテーマ

イベントのテーマはイベントの目的と密接に関係しているので、事前に考え、上司やA側と調整する必要があります。これは基本的なことで、全体に影響します。

2. 活動時間

アクティビティ時間は、製品時間ノード、ユーザー時間、顧客時間を考慮する必要があります。最も重要なタスクは、ユーザー時間が適切かどうかを判断するために当事者 A と交渉することです。

3. 活動場所

効果から始めて、景色を通してユーザーに感情を感じてもらうために、商品と組み合わせることができる会場を探します。

4. 活動目標

あなたの既存または潜在的なユーザーは、当事者Aの潜在的なユーザーでもあります（これが協力の基盤の1つです）

活動内容の説明: 何をするのか、どのような活動を行うのか、スポンサーシップを提供する上で印象に残るハイライトは何かを示します。

プロモーション チャネル: 配送時間、配送チャネル、配送リソースの場所など。

期待される効果: 2 つの部分を用意します。1 つは A 側が確認するためのもので、活動が A 側にどのようなメリットをもたらすかを明確に示します。もう 1 つは内部で確認するためのもので、活動がプラットフォームのデータやユーザーにどのように役立つかなどを示し、大まかなデータが必要です。

費用見積：A 社がある場合、各種プロモーション チャネルの費用、オフライン実行費用、各リンク内のギフトや賞品の費用などを含めた見積書を A 社に渡す必要があります。

ステップ2：イベントのスケジュールを作成し、事前準備を行う

この時点で、あなたの計画は当事者 A によって承認されるか、協力契約が締結され、正式に実施段階に入ります。通常、活動に関与する人々のために準備会議を招集する必要があります。確定した活動時間から逆算して活動ノードを整理し、各種準備作業を割り当て、各作業の担当者を決定します。活動全体の担当者は、随時完了状況を追跡します。

小規模イベント、大規模イベントを問わず、イベントの準備期間は概ね上表の各項目を含みますが、時間配分や参加人数は各社の実情により異なります。

以下に、注意すべき重要な点をいくつか示します。

1. アクティビティページの作成

プロセスと要件を明確にリストし、設計方法、実装方法、オンラインにするタイミングなどの主要な問題を説明した要件ドキュメントを準備し、常にテクノロジーに触れて、ページが時間どおりに完成し、問題なくテストに合格した後に正式に公開されるようにする必要があります。

2. 材料設計と製造

また、スタイル、パターン、サイズなどのデザイン要件を明記し、使用材料、色の偏差など、生産会社の生産状況を追跡して、品質と数量が保証されるようにします。

3. 活動募集に関する注意事項

活動内容：今度のXX時に、XXX（甲）と協力して、Xについての活動を行います。どんな楽しいこと、面白いことがあるのか​​、参加するとどんな特典や賞品が得られるのか、など。

活動テーマ：A社との交渉

活動時間：当事者Aと交渉

活動場所：詳しい場所を記入してください。見つけにくい場合は、ルートを忘れずに記入してください。

活動対象: 既存ユーザーまたは潜在的ユーザー

参加方法: 登録したユーザーは、登録が成功した場合に通知を受け取れるよう、少なくとも名前と連絡先情報を残しておく必要があります。その他の情報は、イベントのニーズに応じて異なります。

活動ルール：参加者の選考基準（性別、年齢、身長、職業など）、服装規定、登録期限、登録成功の通知時間、活動に関する問題の相談方法など、さまざまな要件と注意事項を事前に明確にする必要があります。有料の場合は、お支払い方法と口座番号、返金可能な状況と返金方法などを明記してください。イベントについて質問できる手段を必ず残しておいてください。ルールがどれだけシンプルで明確であっても、特に有料アクティビティの場合は、想像もできないような質問を持つユーザーが必ず存在します。覚えて！

活動会場と賞品展示：写真や動画を載せる

4. 登録統計と通知

登録者数は適時にカウントする必要があります。登録者数が少なすぎる、または予想数との差が大きすぎることが判明した場合は、参加者数を確保するために配布チャネルと強度を増やすかどうかを話し合うために、タイムリーに責任者にフィードバックする必要があります。イベント前に、登録時に提供された連絡先情報を使用して、電話またはテキストメッセージで、イベントに時間どおりに参加できる具体的な人数を確認するための通知が登録完了時に送信されます。

5. 専任の担当者が甲と連絡を取り合い、甲のニーズの変化を速やかに把握し、ゼネラルマネージャーに通知して対応する調整を行います。

6. イベントの主催者が時間を調整し、イベントのスクリプトに慣れることができるように、事前にイベントの主催者を決定します。

7. 最も重要な点: 参加者は常に連絡を取り合い、情報を共有する必要があります。 1 つのリンクでの間違いが最終的に全体の準備作業に影響を与えるのを避けるために、全員が作業の進捗状況やアクティビティの手配の変更をタイムリーに互いに知らせることができるように、アクティビティ グループを作成するのが最適です。

ステップ3: アクティビティ実行計画を立て、実行タスクを細分化する

すべての準備作業が順調に進んでいる間、イベント マネージャーは現場での実行計画も作成する必要があります。設定されたイベント プロセスに基づいて、サインイン、ホスティング、写真撮影、小道具、会場管理、ライブ ブロードキャストなどのさまざまな現場での実行タスクを特定の担当者に割り当てる必要があります。実行計画は通常、分単位で正確です。オフライン実行の 1 ～ 2 日前に、実行担当者全員を集めて動員会議を開き、実行計画を発行して、タスクを項目ごとに個人に細分化し、全員が現場で行うべき作業を把握していることを確認します。

現地実装計画には以下が含まれます。

活動の目的: 活動について簡単に説明し、その活動の目的を説明します。 （経営者とプロジェクト推進者は必ずしも同一人物ではないので、再度記載する必要がある。）

イベントの時間と場所: スタッフは通常、イベントの公式開始時間の 1 ～ 2 時間前に到着し、会場に慣れ、担当する資料や賞品を準備する必要があります。特に、サインインを担当する学生は、イベントのユーザーを集めるために早めに到着し、ユーザーが早く到着しても誰も迎えてくれないと感じないようにする必要があります。ユーザーを集めると、後から参加するユーザーがサインインやアクティビティの準備を担当する人を見つけやすくなります。

アクティビティ フロー: アクティビティ フロー チャートはアクティビティ スケジュールに基づいており、各タスクは開始から終了まで個人に割り当てられます。大規模イベントのプロセスは複雑で、多くのリソースが必要であり、多くの人が関わり、より細心の注意が必要です。ただし、通常は制作を手伝う専任の幹部がおり、多くの人はそれを必要としないかもしれません。そこで、ここでは 50 人規模の小規模なブラインド デート イベントを例に挙げます。参加者全員が基本的な手順に精通しており、自分の活動に応じて手順を追加したり削除したりできます。

アクティビティリンクのデザインは、アクティビティプランが決まった時点で基本的に決まりますが、ここで必要なのは、各リンクのルールを明確にすることです。アクティビティリンクを設計する際には、イベント運営者はユーザーエクスペリエンスを重視し、対象ユーザーに適したアクティビティコンテンツを設計する必要があることに留意する必要があります。高齢者のグループにジェットコースターに乗らせたり、独身の男女のグループにキスを求めたりするのは明らかに不適切であり、ユーザーエクスペリエンスを著しく侵害します。ブランドは消滅するはずではなかったが、創設後に消滅した。

材料と贈り物のリスト: アクティビティに必要なすべての材料と贈り物の種類と数量を 1 つずつ示し、各アイテムがアクティビティのどの段階と場所に登場するかを書き留めます。そして、それぞれの担当者に指示を出します。必要な資材や贈答品の種類が多い場合は、フォームを作成し、それぞれの担当者に渡すのがベストです。

イベント緊急計画: オフライン活動はプラットフォームのブランドとサービス品質を反映し、ユーザーと直接接触します。現場で解決を待っている緊急事態がいくつあるかはわかりません。適切に対処できない場合、ユーザーを直接失い、ブランドイメージに影響を与える可能性があります。イベント運営のために、いくら計画を立てても多すぎることはありません。少なくとも、イベントが始まる前に、最も起こりそうな問題を予測し、それに応じた解決策を考えておく必要があります。準備会議では、問題が発生する可能性のあるリンクの担当者に通知します。イベント中に問題が発見された場合は、緊急計画を迅速に発動します。

ステップ4：現場での実行、すべての取り組みはここで発表されます

現場実行は、前ステップのアクティビティフローチャートを一つずつ実行していきます。もちろん、運営側がきちんと職務を遂行し、ユーザーが満足し、イベントがスムーズに進むことが一番です。しかし、常に「しかし」があります。完璧なイベントは、ほとんどの場合、単なる贅沢です。担当者は冷静さを保ち、さまざまな状況に迅速に対応し、対策を講じ、関係する担当者に通知する必要があります。

現場での実行に関する一般的な問題と解決策は次のとおりです。

1. 社内人事問題

現場に到着したら、実行担当者はすぐにそれぞれの作業場所に行き、サインインしてメンテナンスユーザーを案内し、ホストに台本を再度理解させ、各項目の担当者の人数をリストアップして事前に指定された場所に届ける準備をし、カメラマンと事前に連絡を取り、どのようなシーンや人物のクローズアップが必要かを説明し、カメラマンが複数いる場合は作業と責任も分担する必要があります...つまり、現場の準備はすべてできるだけ早く完了する必要があります。事前にイベント実行グループを立ち上げ、緊急事態があればタイムリーに報告します。例えば、役員が遅刻した場合、担当者はすぐに他の人に代わりを手配する必要があります。誰かが仕事の内容を忘れたり、気が散ったりした場合は、近くにいる同僚がすぐに思い出させて支援する必要があります。つまり、役員は協力してイベントの円滑な進行を確保する必要があります。

2. ユーザーの問題

ユーザーのチェックインプロセス中、チェックイン担当者は時間通りに到着していないユーザーに迅速に連絡して状況を尋ね、明確にマークし、最終的な出席者数を正確に見積もる必要があります。利用者数が不足した場合は、適時に総責任者に通知し、その後の活動に影響があるかどうかを判断します。影響がある場合、総責任者は決定後できるだけ早く主催者を探し、調整案を通知するとともに、影響を受けるリンクの実行者に通知します。参加ユーザー間で問題や対立が生じた場合、対応する担当者だけで解決できない場合は、イベント会場の総責任者にできるだけ早く通知し、調整して解決します。

3. 活動プロセスの変更

イベント中にプロセスの変更があった場合、休憩中に総合責任者が主催者に速やかに連絡し、主催者がその場で対応し、他の実行者に通知できるようにします。

最後に、予定されていたすべてのプロセスが完了し、ユーザーが退場し、実行者全員がリラックスできます。全員が写真を撮り、残りの材料と贈り物を数えて収集し、片付け作業を完了し、その後、心の平穏とともに自分自身にご褒美を与えるために祝宴に行くことができます。

ステップ5: 活動のレビューと活動効果の報告

通常、イベント終了後にはイベントレビューが行われ、公開時期は事前に甲と合意されます。緊急の場合やイベント終了後に公開する必要がある場合は、イベント担当者が事前にイベントレビュー担当者を任命し、イベント開催中に同時進行で執筆し、時間内に写真をコピーして、イベント終了後に迅速に原稿を作成できるようにする必要があります。原稿が完成したら、すぐに流通経路を担当する同僚に引き渡して手配します。アクティビティレビューのリクエストが緊急でない場合は、別の日まで待って、合意した時間より前に送信することもできます。

イベント終了後、通常はイベント概要、イベント効果統計、その他の結果とデータをケースにまとめたイベント結論書を甲に提出する必要があり、これにより協力は終了します。顧客を持つ側がイベントの締めくくりの声明文を書きます。営業担当者が取引を交渉する場合は、営業担当者がそれを行います。イベント運営者としてのあなたが顧客を連れてきたのであれば、おめでとうございます。あなたはこの締めくくりの文章を書くためにここにいるのです。

イベントの結論を自分で書く必要があるかどうかにかかわらず、イベント後にはイベントの結果をタイムリーに報告する必要があります。結論では成果だけでなく、経験と教訓もまとめる必要があります。次の 2 つの側面に焦点を当てて、アクティビティ全体を最初から最後まで確認する必要があります。

1. アクティビティプロセス、どのリンクがうまく接続されていないか、どのリンクに問題があるか、そして将来的にプロセスを最適化する方法を考えます。

2. 発生した問題と自分の対応をすべてまとめます。どの対応がうまくいったか、どの対応が不十分だったか、どのように改善するかを記録するのが最適です。

このように振り返ることで、アクティビティで何が成功し、何が失敗だったかを明確に理解できます。成功した部分は保存しておき、次回は失敗した部分に注意を払い、解決方法を見つけるように自分に言い聞かせてください。

イベントでは、常にさまざまな予期しない問題が発生します。イベント運営者は、イベントを繰り返しながら成長し、発展する必要があります。イベントが終わるたびに、成功と失敗を注意深くまとめます。同じ落とし穴に二度と陥らないように、経験を積み続けます。経験を積むにつれて、イベント運営システムはより完璧なものになります。これにより、イベント運営の落とし穴のほとんどを回避できるようになります。最終的には、イベントでの問題がますます少なくなり、ユーザーエクスペリエンスはますます向上します。

著者: オペレーター

出典：オペレーターがオペレーションについて語る

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