オフラインイベント企画プロセスの完全まとめ！

広告主にとって、オフラインでのイベント企画は珍しいことではありません。

オフライン活動はコミュニケーション戦略全体の重要な部分だからです。したがって、広告主は、AE/AM、プランナー、アーティストのいずれであっても、オフラインイベントプランニングに関する一定の基本知識を習得する必要があります。

ここで、皆さんに視点を提供したいと思います。どのような立場であっても、オフラインイベントの企画に関する知識を学ぶことができます。

なぜなら、専門知識に加えて、オフラインイベント計画のトレーニングをさらに受けると、職場での中核競争力を強化するのに役立つからです。

1. プロジェクト管理能力：プロジェクト全体の責任者として、時間管理、コスト管理など、プロジェクト全体を調整する必要があります。これは、プロジェクト管理および調整能力を養うのに非常に役立ちます。

2. 危機対応能力:どのプロジェクトでも危機は発生します。危機が発生したときに、いかに冷静さを保ち、容易に解決できるかは、危機管理スキルの向上にかかっています。

3. 上向き/下向きのコミュニケーション能力:プロジェクトプロセス中、最も重要なのはコミュニケーションであり、プロジェクトチームメンバー、リーダー、サプライヤー、顧客などとのコミュニケーションが含まれます。コミュニケーション対象によってコミュニケーションスキルは異なるため、十分な数のプロジェクトを実行すると、多くのコミュニケーションスキルも蓄積されます。

以下では、0から1までのアクティビティの基本的なプロセスと、考えられる問題と解決策を整理します。集めて何度も読むことをお勧めします。

01プロジェクト前の準備

プロジェクトが始まる前に何をすべきでしょうか?

まずは顧客のニーズを明確にし、プロジェクトの背景や顧客がこのイベントを通じて伝えたいメッセージを理解し、顧客の隠れたニーズをさらに掘り起こす必要があります。

その後の作業の品質を保証するために十分な情報を入手する必要があります。

ここでは、ユーザーに要件のリストを提供し、知りたい情報を記載したフォームを作成して顧客に渡し、顧客自身に入力してもらうことができます。

どのような重要な情報を入手すべきかについて、いくつかのアイデアをご紹介します。

1. クライアントの背景情報

2. クライアントのオフラインコミュニケーションの中心的な目的は何ですか?ブランドイメージを向上させますか?広報コミュニケーションを爆発させる？売上を伸ばしますか?

3. クライアントのブランドの利点: 主な利点は何ですか?

4. 顧客のイベントの目的: 新製品の発売?アイデアを生み出しますか?

5. イベントに対する顧客の感想: 顧客の最初の感想は、イベントの全体的な方向性に影響を与えます。

6. 顧客の好き嫌い: 活動の方向性は顧客の個人的な意志によって決まり、私たちがすべきことは顧客を満足させることです。

7. お客様のVIデザインの電子版（ロゴソースファイル、標準色、禁止色、メインKVなど）

8. 商品広告フィルムおよび広告画像

9. 顧客活動以外の活動の写真

10. クライアント企業の正式名称

11. 顧客担当者およびその上司の氏名、階級、電話番号、電子メールなどの基本情報。

プロジェクトが正式に実施される前に、上記の準備に加えて、プロジェクトの早期実施、サプライヤー管理、顧客とのコミュニケーションなどを議論するために多数の会議を開催する必要があります。

これらの会議については注目すべき点が多数ありますが、今後の参考のためにここにまとめておきます。

1. プロジェクトコールドスタートミーティング:

この会議は主に、プロジェクト情報を取得するために初期段階で顧客を訪問するときに必要になります。

この会議では、以下の点に注意する必要があります。

1) フォーマルな服装を着る: 自分自身だけでなく、会社のイメージも代表します。

2) 十分な装備を持参する:

ノートパソコン：会社情報や過去の事例を表示するのに便利

レーザーポインター: PPTプレゼンテーション中に使用する必要があります

レコーダー: 情報伝達プロセス中に意見の相違が生じないように、会議の会話全体を記録します。

ノートブックとペン: 顧客の提案、注意が必要な重要なポイントなどを記録します。

2. ブレインストーミングセッション:

この会議の主な目的は、プロジェクト全体の計画を整理し、大まかなプログラムフレームワークを作成し、プロジェクト全体の責任者と関連する人員配置を明確にすることです。

1) 主な参加者: アカウントマネージャー、イベントプランナー、プロジェクトエグゼクティブ、ビジネスサポートスタッフ

2) 主な成果: プロジェクトの位置付け、プロジェクト戦略、各機能モジュールのインターフェース担当者、プロジェクト推進プロセス

3. 企画会議：

この計画会議の主な目的は、プロジェクト全体の主要な問題を明確にし、全体的な計画スキームを最終的に形成することです。

1) 会議に出席する必要がある: プロジェクトチームメンバー全員、ビジネスサポート担当者

2) 招待参加者: 部門マネージャー、プロジェクトマネージャー、部門リーダー、サプライヤー代表者

3) 会議プロセスの概要:

クライアントプロジェクトの紹介。

プロジェクトの必要な側面を説明し、実施内容を確認します。

コスト予算と運用サイクルを説明する（会議で話し合った内容が予算内に収まり、運用サイクル内で完了できることを確認するため）

PS: これは非常に重要です。顧客が要求するクリエイティブな形式は予算内に収まらなければならないからです。予算を超えているにもかかわらず、顧客がそれを要求する場合は、顧客とコミュニケーションを取る必要があります。

テーマディスカッション - 活動全体を通しての主なアイデアとパフォーマンス要素

クリエイティブハイライトの議論：ハイライトは実現可能でなければならない

4) 主な出力: ソリューションのスタイル、ソリューションモジュールの構成とモジュール作成責任者、ソリューションの内容とプロセス、ソリューションの完了時間、見積書とブロック予算。

4. プロジェクト会議:

プロジェクト会議は、プロジェクトチーム自身の取り決めに応じて、プロジェクトチーム内で、またはプロジェクトチームとクライアントの間で開催できます。

会議の開催は必要な措置ですが、会議の質を確保し、成果の出ない会議の開催は避けなければなりません。

私たちは、日々の取り組みをお客様に知っていただき、安心していただくために、プロジェクトの進捗状況を毎日お客様に送信しています。

私たちが行うことはすべて理性に基づいていなければならず、顧客に仕事を指示させるべきではありません。

口頭によるコミュニケーションは書面によるコミュニケーションよりも強力であり、対面によるコミュニケーションは電話によるコミュニケーションよりも強力です。

イベント全体の計画を確定し、正式に協力を開始した後、次のステップはイベント全体の事前準備モジュールを開始することです。活動の種類によって焦点は異なる場合がありますが、大まかに次の側面に分けることができます。

1. 会場

2. 人事管理

3. サプライヤー管理

4. 資材管理

5. プロジェクト進捗管理

1. 会場

プロジェクトの規模や顧客の要件に応じて、さまざまな会場を選択します。たとえば、会社の年次総会の場合は、ホテルまたはスタジアムを選択できます。ポップアップストアの場合は、ショッピングモール内の人通りの多い場所を選ぶことができます。業界カンファレンスの場合は、ホテルのロビーなどで開催することも可能です。これには顧客との合意が必要です。

会場選定後、3D設計が必要な場合は、3Dデザイナーや運営担当者が事前に会場を訪問する必要があります。具体的には、以下の点に注意する必要があります。

1) 動線：ゲスト入場動線、VIP通路動線、駐車場からメイン会場動線、会場から宴会場動線、楽屋からステージ動線など

2) 素材の配置とサイズ: サインボード、フォトウォール、ロールアップバナーなどのサイズと配置。

3) メイン会場、サブ会場、宴会場：ステージの位置、適用仕様と高さ、フィールド照明制御システム、AVコンソールの位置、AV照明ラック、電源出力位置ライト。

PS: ホテルによっては、大型 LED スクリーン、照明、音響システムなどの設備を提供しているところもありますが、品質があまり良くない場合があります。通常は関連業者がいます。ホテルが提供しているものは選ばないようにしてください。

4) 俳優楽屋：テーブル、椅子、ハンガー、化粧鏡、更衣スペース、電源など

会場に関しては、一般的なアイデアをいくつか提供しました。具体的な選択は、会場、規模、その他の要素に基づいて行う必要があります。

2. 人事管理

人員としては、マナー、モデル、現場のアルバイトスタッフ、タレント、カメラマンなどに分かれます。

人員選定にあたっては、クライアントに確認をとり、会議前に統一した研修を実施して、外部人員の専門性を確保します。

特にパートタイムスタッフやエチケットについては、代替案を提供するか、直接現地の人事担当代理店を探す必要があります。一つ一つ探すと不確実性が非常に高く、管理が難しいため、専門的な人事サービスチームを選択するようにしてください。

3. サプライヤー管理

ここでのサプライヤーは、建設サプライヤー、AV機器サプライヤー、資材サプライヤーの3つに分類でき、具体的な詳細はプロジェクトに応じて策定する必要があります。

ビルダー向け:

現場調査プロセスに参加し、各実装場所を測定して写真を撮影します。

3D デザイナーが 3 次元レンダリングと施工図を設計した後、実装の重要なポイントと問題点の評価と伝達のために、それらを同時にビルダーに送信する必要があります。

受注者は、主要資材の製造について、実施方法、材料、職人技を説明し、職人技を説明しながらすべての製品のサンプルを提供しなければなりません。

施工時には、グランドフィルム、カーペット、テープ、防水布、照明などの補助資材を十分に持参する必要があります。

AV機器サプライヤー向け:

実装レンダリングは、実装を評価し、実装の重要なポイントと問題点を説明できるように、できるだけ早く AV 照明サプライヤーに送信する必要があります。

レンダリングに応じて、設備実装計画、電源接続図、回路図、総消費電力、特別要件、見積などを提案します。

需要に応じてルーティングラインの防水ソリューションを開発する

施設が提供する電力供給の安全性評価を実施する必要がある

舞台特殊効果についてはリスク評価を実施する必要があります。

4. 資材管理

資材管理とは、デザイナーがイベントに必要な資材をデザインし、関係する資材制作会社に引き渡して制作してもらう一連のプロセスです。単純なようでいて、細かいところまで気を配る必要があります。

1) デザイナーが資料をデザインする場合、印刷物のカラーモードは RGB ではなく CMYK にする必要があります。

2) デザイナーが生産工場と連携して作業する場合、事前にサンプルを作成し、色の違いを比較する必要があります。正しいことを確認した後でのみ、量産を開始できます。

3) 量産前に、QR コードが正しいか、ゲスト情報、会社のロゴやその他の重要なシンボルが正しいかなど、内容を校正して間違いがないことを確認する必要があります。

4) 材料生産工程では、数量を明確に確認する必要があります。材料は少ないより多い方が生産しやすいです。

5) 設計・製作の際には、色の違いなどのトラブルを防ぐために、必ず材料生産工場まで行って完成品を確認する必要があります。現場に行けない場合は、製作会社に写真やビデオの撮影を依頼することもできます。

5. プロジェクト進捗管理

大規模なイベントは完全なプロジェクトです。

プロジェクトにとって最も重要なのは、プロジェクトの進捗管理だと考えています。

オフライン活動の場合、不確実性が多く、プロジェクトチーム全体のメンバーでもある外部の人員が関与するため、プロジェクトの進捗を管理することがより困難になります。たとえば、サプライヤーの進捗を完全に制御することはできないため、サプライヤーの進捗を常に管理する必要があります。

詳細については、こちらの記事をご覧ください https://www.socialmarketings.com/articldetails/10921

02アクティビティの実行

アクティビティ実行は、計画提案の最終的な実施です。アクティビティ実行は、プロジェクト全体の中で最も多くの問題が発生する可能性があり、多くの不確実性や予期しない危機に遭遇する可能性のあるステップでもあります。

それでは、アクティビティ実行の全体的なプロセスと注意事項を整理してみましょう。

入場前に

会場に入る前の主な作業は資材の確認であり、さまざまな業務サポート部門、サプライヤー、出演者を配置する必要があります。

1. 材料

部品表に従って、材料の量と種類に焦点を当てて材料をチェックし、現場の材料が部品表の材料と一致していることを確認します。見落としやすい小さな材料が多く、見落とすとプロジェクトにとって致命的になる可能性があるため、どの材料も明確にチェックする必要があることに注意してください。

たとえば、あるイベントを開催していたとき、PPT ページめくりペンを忘れてしまい、イベント全体の体験に影響が出てしまいました。PPT ページめくりペンは小さく見えますが、実際には非常に重要な資料なので、慎重にチェックする必要があります。

2. 人事管理

会場に入る前に、関係者に入場時間や注意事項をお知らせしておりますが、最後に電話でお知らせ・確認をさせていただく必要があります。

サイトの所在地: 当初の計画が変更されたかどうか、サイトへのアクセスが妨げられていないかどうか、すべてのインターフェース/責任者が配置されているかどうか

請負業者および AV サプライヤー: 当初の計画は変更されましたか? 車両は積み込まれましたか? 時間通りに到着できますか?

パフォーマンスアーティストのサプライヤー: 関係者が集合場所に到着しているかどうか、また、制服の着用要件を満たしているかどうか。

上記に加えて、従業員の服装規定要件も管理する必要があります。

顧客が現場での服装規定を明確に定めていない場合は、チームメンバーとパートタイムスタッフの服装を標準化するよう最善を尽くすべきです。

一般的に、現場で顧客が服装規定を要求しない場合は、暗い色を一律に伝えます。特に、誇張された色、代替スタイル、不安定な服装、会社のイメージに合わない服装は禁止であることを事前に通知する必要があります。

顧客の要求が厳しく、統一された供給がない場合は、顧客の要求に応じて衣類を提供する必要があります。

たとえば、クライアントがLi Ningの場合、チームメンバーはLi Ningの服を着るのが最善です。これらはすべて細かいことです。

お客様または弊社が衣類を提供する際には、以下の点に留意する必要があります。

衣料品の配送とリサイクルを一元的に管理・保管します。

一時的な人員の追加や衣服の損傷に備えて、衣服のバックアップを用意しておく必要があります。

すべての衣類は使用前にアイロンをかけてください。

携帯電話を胸に掛けないでください

許可なくスカーフ、メガネ、その他のアクセサリーを着用することはできません。

イベント会場で作業バッジを配布する場合は、バッジの配置を統一する必要があります。

3. サイト管理

現場管理とは、サプライヤーが建設プロセスを完璧に完了し、不必要なトラブルや危険を回避することを確実にすることを意味します。

工事関係者が敷地内に入る前には、事前に工事許可を取得する必要があります。これは一般的に大規模な会場で必要であり、そうでない場合は、工事許可なしで会場に入ることは困難です。

製品の搬入、搬出、施工の過程では、現場のハードウェア設備が施工によって損傷を受けないようにする必要があります。工事中は周囲の設備、人員、電気等の安全を十分に考慮し、工事中に生じた設備や人員への損害については責任を免れません。

工事側が現場の電源の使用を要請した場合、工事側が使用できるように現場から電源を持ち込む必要があります。電力や電圧などの基本的な情報を尋ねる必要があります。

請負業者は、建設の最終的な効果に影響を与えたり、現地のハードウェア設備に損傷を与えたりしないように、一定量の建設資材を持ち込む必要があります。

たとえば、ステージの組み立て後は、スタッフが踏んでプラットフォームが汚れたり損傷したりしないように、できるだけ早くグランドフィルムを敷く必要があります。また、重い作品は、会場の床、カーペット、タイルなどに傷がつかないように、組み立て前にカーペットで覆う必要があります。

03イベント終了と振り返り

イベントが終わったら、まとめとレビューを行う必要があります。

イベント中に資材を追加または削除する場合は、プロジェクトの金額に関係するため、イベント後に顧客とコミュニケーションを取ることが非常に重要です。これはとても重要です。

さらに、追加項目を追加する場合は、契約の追加項目に関して後で問題が発生する可能性があるため、クライアントに通知する必要があり、クライアントに代わって決定を行うことはできません。

実行レベルですべてのアクティビティが完了したら、アクティビティ全体をレビューして要約し、終了レポートやデータアーカイブなどを作成する必要があります。

1 つ目は、主にクライアントに提供される最終レポートです。

終了報告書は、プロジェクト終了後 7 日以内に完成してクライアントに提出し、ビジネスマネージャーによって保管される必要があります。

決算報告書は、以下の記述ロジックに従って作成できます。

1. 資料概要

2. 設備概要

3. 運用概要

4. パフォーマンスの概要

5. データの概要

もう 1 つは、プロジェクト全体の内部レビューである内部レポートです。

次のようなロジックで記述できます

1. 準備の概要

2. 作戦概要

3. パフォーマンスの概要

4. サプライヤー評価

5. コストと利益の概要

6. 活動の利点と利点を促進するための提案

7. 活動の欠陥とその原因の分析

上記は、当初の企画から最終的なイベントレビューまでのイベント全体のタイムライン関連のプロセスをまとめたものです。

これは枠組みを提供するだけであり、具体的な計画はさまざまな種類の活動に基づいて策定する必要があります。

以上がオフラインイベント企画のプロセスを0から1までまとめたもので、細かい点や注意点もいくつか含まれています。参考になれば幸いです。

誰もが完璧なイベントを開催できる可能性を高めるために、私と友人は過去のイベントで発生したいくつかの問題をまとめ、合計 18 点の経験値にしました。

オフラインイベントを計画する際に避けるべき 18 のヒント:

1. オフラインのマテリアルデザインは非常に重要です。カラーモードが RGB ではなく CMYK であることを確認してください。

2. 材料生産は事前に行う必要があり、プロジェクトの進行に合わせて行うことはできません。

3. ティーブレイク管理の質を確保するには、自分で行う必要があります

4. イベント全体は、交通の流れ、セキュリティ、および伝染病予防対策を考慮して設計する必要があります。

5. 来場者の急増を防ぐために、イベント会場にプリンターを持ち込む

6. まず、シリアル番号、内容、時間、継続時間、説明、サウンドコントロール、スクリーン、照明コントロール、小道具、メモなどの項目を含むランダウン（実行スクリプト）を作成し、関係者に配布します。

7. すべてのイベントには「総括管理者」が必要です。これは通常、当事者 A のイベント担当者と当事者 B のイベント担当者の 2 人で構成されます。当事者 A であり、イベント会社を雇っていない場合は、あなたが総括管理者になります。

8. イベントテーマのVIビジュアルイメージを1〜2週間前に設計し、さまざまなキャリアのサイズに応じてデザイン案を準備します。これには、メイン背景ボード、サインイン背景ボード、看板、サインインブック、ディスプレイボード、ポスター、バナー、紙袋、座席サイン、抽選箱、抽選券、招待状などが含まれますが、これらに限定されません。

9. 食事やティーブレイクのサービスを提供する際は、少なくとも 1 人の給仕担当者を配置し、ダイニングテーブルを清潔に保ち、お客様が食べ物を受け取るのを手伝うようにしてください。

10. 設計材料は量産前にサンプルを採取し、確認後にのみ量産を行うことができます。

11. メディアとコミュニケーションをとる際には、プレスリリースをタイムリーに提出することを忘れないでください。

12. 会場内の PPT のサイズに注意し、会場に到着したら PPT のサイズを変更しないでください。

13. 時間をうまく管理しましょう。期限前に急いでタスクを完了しないでください。危機的な事態を防ぐために十分な時間を残してください。

14. 材料を作るときは、材料、工程、サイズを書き留める必要があります。

15. 状況が許せば、重要なプロジェクトリンクには 2 人目の担当者を置く必要があります。最初の担当者に連絡が取れない場合は、2 人目の担当者が引き継ぎます。

16. 通常は、自分が担当したケースに加えて、同僚が担当したプロジェクトも研究して、自分のケースライブラリを作成する必要があります。

17. プロジェクトではコミュニケーションが非常に重要なので、頻繁に会議を開催しますが、無意味な会議は避けてください。詳細については、プロジェクト管理の会議設定を参照してください。

18. 俳優やメディアへの出演料を事前に現金で用意し、封筒に入れて名前を書いて、イベントが始まる前に俳優に渡します。

イベントが始まってからは時間がなかったからです。もちろん、後からWeChat、Alipay、その他の支払い方法で支払うこともできます。ただし、前払いで支払いを受けると、行動が厳しくなります。

以上、企画立案からイベント終了までのオフラインイベント企画の振り返りと、18のリスクリストのまとめでしたが、皆様のお役に立てれば幸いです。