この3つのポイントを押さえれば、イベント運営の80％は完了です！

オペレーション担当者は企画書の作成能力だけでなく、コピーライティング能力も必要だと言われています。イベントを行う際に最も多く出力されるのがイベントの宣伝コピーです。でも正直に言うと、イベント企画とかは得意なんですが、原稿を書くのは決して楽しいことじゃないんです。なぜなら、私たちには乙女座の上司がいて、かつて私は記事の誤字を訂正するために狭い暗い部屋にいるところを彼に見られ、それ以来ずっとトラウマになっているからです。

ほら、今彼らは私に運用作業のための原稿を書くように頼んでいるんです...

私も最初は、どんなトピックのコンテンツをアウトプットすればいいのか悩みました。後で考えて、自分が最もよく行う活動から始めることにしました。結局、イベントを企画する私の優れた能力は上司に高く評価されました。もちろん、今日は自慢するためにここにいるわけではなく、主に私が多少役立つと思うコンテンツを共有するためにここにいます〜

2016年から活動を開始しました。当時は、一般アカウントの巻末イベントをどうやって企画すればいいのかすらわからず、とても慌てたのを覚えています…イベントの目的や形式など、イベント企画の基本要素すらわかっていませんでした。

2017年に部署のプロジェクトを独立して完了して初めて、イベントの企画や実行について明確な理解と自分なりの理解を持つことができました。

2018年に私が一人で2つのイベントを開催できるのも、このおかげです...

つまり、どんな活動でも、次の 3 つのポイントを把握していれば、80% は完了しており、残りの 20% は計画立案です。

1. 人々: 共同活動に携わる関係者

職場の先輩たちはいつも真剣にこう言っています。「物事が人を動かすのです。」しかし、私の意見では、すべては人によって動かされています。そのため、イベントの担当者は、効率的で質の高いプロジェクトを推進するために、他の人とコミュニケーションを取り、イベントに関係する関係者と調整する方法を知っておく必要があります。たとえば、部門レベルのプロジェクトでは、部門間のコラボレーションが必要になります。

製品部門 - 特別なページをデザインしたいが、プロトタイプの描き方がわからない場合は、製品マネージャーにニーズを伝え、目標達成を支援してもらう必要があります。
デザイン部門 - プロモーション資料をデザインする場合（大規模および小規模のイベントに必要なステップ）、ニーズを明確にし、美的感覚を向上させる必要があります。結局のところ、これはイベントのコンバージョン率に影響を与える重要なステップになります。
開発部門 - コーディングは理解していませんが、プロジェクトの関連担当者を理解する必要があります。これにより、結果のプレゼンテーションが改善されます。
メディア部門——チャンネルのトラフィック部門を管理し、あなたが考えた作品を配信するのを手伝います

おそらくあなたは、「私は自分の部署の人しか知らないし、他の人のことは知らないし、どうやってコミュニケーションをとればいいのかわからない」と言うかもしれません。あるいは、関係者とのコミュニケーションを重視せず、タスクの割り当て方法だけを知っていると、プロジェクトは完了するかもしれませんが、結果は常に不満足なものになります。

他の人とどのようにコミュニケーションをとればよいかわからない場合は、いくつかのヒントを共有します。ただし、このモジュールに興味がない場合は、この部分をスキップしてください。

実は、私はトラブルが怖い性格なので、最初は他の人とどのようにコミュニケーションをとればいいのか分かりませんでした。多くの場合、自分で達成できることで他の人に迷惑をかけたくありません。完了するのはいずれにしても時間の問題だからです。

しかしその後、プロジェクトが大きくなり複雑になり、私自身の仕事もどんどん複雑になってきたため、積極的に助けを求める、つまり力を借りざるを得なくなりました。それ以来、私は「プロはプロとしてやるべきことをやらなければならない」という教訓を学びました。それは効率の問題であるだけでなく、品質の問題でもあります。

たとえば、写真を使った履歴書の作業の場合、私はデザイナーとコミュニケーションを取り、時間をかけて手伝ってもらうように頼みます。自分でやるつもりはありませんが、デザイナーの効率性とプロ意識を求めています。たとえ彼らがコピーライターであっても、常に私に決定を任せてくれます。最初はそのギャップに気づかないかもしれませんが、徐々に、それぞれが自分の分野で効率的に仕事をしていることに気づくでしょう。

また、デザイナーとイメージ要件についてコミュニケーションを取ることも喜んで行います。コミュニケーションをとるときは積極的に自分の考えを伝えますが、そのあとは「これは私の提案ですが、それができるかどうかはデザインの観点によります」と必ず言います。最初は、デザイナーに自分の本当のアイデアをどう伝えたらいいのかわからず、デザイナーも私が何を望んでいるのか分からなかったので、最終的な製品は満足のいくものではなく、高いコンバージョン率をもたらすことができませんでした。デザイナーと親しくなり、彼らとのコミュニケーションの取り方を学ぶようになって初めて、完成した製品はどんどん良くなっていきました。上司は私の美的センスを常に否定してきましたが、私は進歩しており、私が作ったものはますます認知され始めており、それは私が成功したことを意味しているとわかっています。

したがって、コミュニケーションの方法を知ることは、すべてのことを行うための前提条件であり、コミュニケーションの対象は人です。まだ勉強中です、がんばってください！

2. 物事：運営のリズムを把握し、活動の進捗を追跡する

イベントを行う際に最もやってはいけないことはパニックに陥ることです。慌ててしまうと、活動が遅れてしまいます。

パニックになったのは、結局のところ、運営スタッフが計画を立てていなかったからなのです。最初は計画性がなく、思いついたことをそのままやっていました。例えば、イベントの結果が思わしくなかったら、一時的に協力をお願いしたりもしました。

さあ、兄弟。困ったときだけ他人のことを考え、他人も喜んで熱心に助けてくれる。天国に行ってみたらどうですか？

他者からの支援を得るには、初期段階での継続的なコミュニケーションが重要です。両者が合意に達した場合にのみ、良い結果が得られます。

そうは言っても、いつもパニックになってしまいます。解決策はあるのでしょうか?

問題に遭遇するとパニックになる人間として、私は何度も失敗を繰り返した後、最終的に、活動計画を出力し、運用のリズムの部分、つまり、どの時間に何をすべきか、どの時間にどのチャネルを使用してより効果的なプロモーションを行うべきかを把握するという結論に至りました。明確な運営リズムを保ち、イベントの進捗状況を継続的にフォローアップしていれば、イベントが延期されることを心配する必要はありません。いずれにせよ、私が担当した活動はどれも期限切れになっていなかったと自信を持って言えます。

私の要点を理解して突破口を開けば、より良い活動成果を追求することができます。

3. 資材：賞品の購入と配送の手配

活動がこの段階に達すると、人々はそれが成功したと考え、それにあまり注意を払わなくなる傾向があります。しかし、実際には、これはアクティビティ全体のクローズドループ部分であり、うまく実行すればポイントを追加できます。

たとえば、賞品を購入する場合、活動には予算があることは誰もが知っています。予算内で最高の結果を達成するには、購入時に交渉する方法を知っており、賞品が時間どおりに配達されるように時間をうまく計画する必要があります。最近の私の経験では、賞品の応募を半月前に提出したにもかかわらず、結局在庫が足りないことがわかりました。実際には双方に責任があります。彼には記録を取る習慣がなく、要求者である私は土壇場で問題を発見するのではなく、事前に商品を確認するべきでした。

さらに、多くの人は、賞品を梱包して宅配便で送るだけでよいと考えています。いいえ、この件はまだ終わっていません。賞品が配達されたら、必ず宅配業者に配達番号を尋ね、ユーザーに通知してください。ここで、自分の能力の範囲内であれば、1対1の形式でお互いに情報を伝えるのがベストです。

なぜこんなことをするのですか？

試してみると、SMS 通知との違いがわかります。

上記は私が3年近くやってきたことです。数え切れないほどの落とし穴に足を踏み入れ、何度も苦情を言われてきました...。まだまだ道半ばですが、イベントをやった後に押さえておくべき3つのポイントを皆さんにお伝えしたいと思います。皆さんのお役に立てれば幸いです。

出典: デイジー