大規模イベントのプロモーションガイド!

大規模イベントのプロモーションガイド!

長期的な視点を持ち、あらゆるイベントで観客、ゲスト、パートナーの体験を最大限に高めるよう努めてください。

継続的な活動の過程で口コミが蓄積され、業界全体に一定の認知が形成されます。そして、活動の継続的なアウトプットを通じて、活動を通じてこのグループの人々との継続的なつながりが確立され、潜在的なエネルギーがゆっくりと蓄積されます。潜在的なエネルギーが蓄積されると、口コミとブランドが徐々に上昇します。長期主義 + 価値出力 + 時間の複利により、興奮と喜びが解き放たれます。

活動プロセスは主に6つのステップに分かれています!市場調査イベントプロジェクトの設立イベントの準備プロモーション採用イベントの実行イベントのレビュー。

1. 活動の枠組み

1. 活動の目的

イベントを行う前に最も重要な質問は、「なぜこのイベントを行いたいのか?」です。

  • 影響力を高め、ブランドを強化します。
  • 今日頭条の活力会議や快手の光合成会議などの政策発表。
  • 営業会議や営業会議を開催する企業は、頻繁に開催されるため、会議のプロセスを標準化し、参加者を選別することが一般的です。会議の情報密度に厳しい要件はありませんが、雰囲気を盛り上げること、フォローアップの仕組みがあること、結果の変換を重視すること、KPI指標があること、製品やサービスのプロモーションに重点を置くことに重点が置かれています。

2. 市場調査

この部分は比較的簡単です。この業界で活動しているのであれば、この業界の何人かの人々に確実にリーチできるでしょう。そのため、対面チャット、オンラインチャット、アンケート、業界のベテランへの相談、または同じ業界の競合他社の活動を見ることを通じて、混乱を解消することができます。大まかに結論を出し、それを検証することができます。この時点で、全体的な活動の方向性が明確になり、計画に従って進めることができます。

3. 境界を決める

この活動をしたい理由がわかれば、基本的に頭の中に大まかなアイデアが浮かぶはずです。

今から逆算すると、このアクティビティの準備にはどのくらいの時間がかかりますか? たとえば、30 日かかる場合は、現在の状況から 30 日逆算して、平日に行うべきか週末に行うべきか、半日で行うべきか丸一日で行うべきか、どのようなタイプのアクティビティで、誰がそれについて話すのかを検討します。誰が聞くでしょうか?この活動の目的は何ですか?基本的に、現時点では個人に正確に結び付けられていない、一般的で漠然とした肖像画がありますが、それがどのようなラベルを持っているか、どのようなチャネルを通じて到達できるかはわかっています。

同時に、境界線も重要です!いくつかの方向を描き、何が使えるか、何が使えないかを知ります。

①予算が異なり、全体の境界が全く異なります。おそらく予算が限られているため、一部の会場は考慮されず、一部の建設計画は考慮されず、一部の教師は考慮されないでしょう。

②人数と予算も密接に関係しています。500人規模のイベントを開催するのと、1,000人規模のイベントを開催するのと、100人規模のイベントを開催するのとでは、概念が全く異なります。

③期間によって基本的にゲストの人数が決まります。午後のアクティビティは比較的簡単なので、みんな熱心に取り組んでいます。午後2時に始まり、午後5時に終わり、3時間で合計180分です。各ゲストが25分ずつ持つと、合計は150分になります。残りの30分は円卓フォーラムに設定できます。基本的には6+1セッションの設定です。中間のコントロールはそれほど厳密にする必要はありません。ゲストの数、期間、その他の要素に応じて柔軟に調整できます。

④ 会場。2019年は特別な年です。7月から10月にかけての多くの大規模イベントは開催できません。さらに、今年の旧正月は比較的早く、1月25日の新年初日です。多くの大規模イベントは年末に延期されます。また、多くの年次総会もこの時期に開催されるため、ホテル全体のコストが増加します。例年であれば、2か月前にホテルを探さなければならないかもしれませんが、今年は2か月、3か月、さらにはもっと前に探さなければなりません。北京には、何千人もの人を収容でき、交通の便が良い場所は実際には多くありません。西側は安く、南側は安く、北と東側は高いかもしれません。

会場を選ぶ際に考慮すべき要素としては、価格、広さ、収容人数、床の高さ(照明下)、交通の利便性、移動経路、照明、柱の有無、補助設備(宿泊施設、食事など)などが挙げられます。

上記の分析を通じて、どのような活動を行うかについての大まかな枠組みができます。まず、全体の境界を定義し、それをさらに精緻化する必要があります。内部のコミュニケーションと調整のプロセスもあります。これらを最初から非常に正確にすることは不可能です。

2. 活動

1. トピックを確認する

  • まず、曖昧さを避け、情報が正確に伝わるようにします。
  • 2 つ目は、アクティビティの価値、つまりアクティビティがユーザーにもたらす価値を強調し、アクティビティの魅力を高めることです。
  • 3番目に、現在ホットなトピックと組み合わせて露出を増やすようにします。

業界内での活動の場合、ゲストの肩書のみ記載されることが多いです。業界内では誰もが知っている人物なので、イベント欄にゲストがどんな人か、何をしてきたかを書く必要はありません。ただし、異業種交流イベントの場合は、参加者がさまざまな業界から来場し、さまざまな場所から集まる可能性があるため、ゲストの紹介を書く必要があることに注意してください。ゲストの紹介から、ゲストが何を話すかを判断し、イベントが適切かどうかを確認することができます。

2. 日時と会場

一般的に、大会場と小会場があります。ここで、大会場はどの都市のことを指し、小会場は特定の場所を指します。例えば、12月末に北京でイベントを開催することが決まった場合、北京は大会場です。大会場は何時まで開催できますか?他の地域からの参加ゲストが多い場合は、事前にフライトを予約し、半月または20日前に会場を確認します。イベント自体が北京の人々が参加するものである場合、イベント開始の1週間前にグループメッセージが全員に送信されます。

一般的に言えば、週末は平日よりも良く、土曜日は日曜日よりも良いです。しかし、イベントの規模や影響度も考慮し、月曜日には多くの会議があり、休みを取るのが難しい場合もあるため、月曜日の開催は避けなければなりません。

午後は午前よりも良いです。午前中にアクティビティを開催しないようにしてください。午後のアクティビティの場合、開始時間を少し早め、終了時間を少し遅めにすることができます。たとえば、午後 1 時 30 分に開始し、午後 6 時に終了すると、より多くのゲストを収容でき、より多くの情報を提供できます。これはより効率的で、比較的コスト効率に優れています。

また、大規模イベントでは会場の動線も非常に重要です。当たり前と思わずに、「初心者」のユーザー目線で考えなければなりません。人の流れの方向、ルート、混雑の結節点、ブース間の距離や方向などを考慮し、「閑散ブース」(人が流れないブース)にならないようにしなければなりません。

会場は、スクリーンと入口が同じ側にない「裏口」にするのが望ましいです。観客が横切って視界を遮ることのないように、正面玄関からは入らないようにしてください。気を散らさないように、事前に遮断壁を設置してください。通常、より多くの活動を行った後、基本的に会場を見て、全体的な建設計画を作成できます。サインインデスクをどこに置くか、入り口をどこに置くか、スクリーンをどこに置くか、ステージをどこに置くか、コントロールコンソールをどこに置くかがわかります。基本的にはかなり明確です。

3. 主要な通信ノードを特定する

1 月に 500 人規模のイベントを開催する場合、無料イベントと有料イベントの参加率が異なるため、逆算してイベントが無料か有料かを確認する必要があります。参加率に基づいて、何人の人が登録する必要があり、何人の人が参加するかを計算する必要があります。現在手元にあるリソースに基づいて、逆算して作業を進めることができます。たとえば、1 回のプッシュで 60 人のユーザーを引き付けることができるアクティビティの場合は、5 回プッシュする必要があります。5 回のプッシュ中は、週 2 回プッシュすることも、週 1 回プッシュすることもできます。週に 2 回、異なるチャネルを使用して、1 回は公式アカウント、もう 1 回はポスターを通じて宣伝すると、基本的にコミュニケーション ノードが出現します。ダブル 11 やその他のイベントなど、業界全体のいくつかの主要なイベントに基づいて、一部のノードを予測し、トラフィックをめぐる競合を回避し、これらのノードをずらすことができます。

資料は、ポスターやメインビジュアル、ゲストの背景など、イベントの外部宣伝資料であり、コミュニケーション資料に類似しています。これらの資料は採用や対外宣伝に役立ちます。

4. 情報入力の問題

イベントの責任者として、まずはテーマや枠組み、トーン、境界などを決めなければなりません。外部の方と連携する際に、複数の人が同時に調整しなければならない事態に遭遇することが最も怖いです。通常、イベントを開催する場合、まずグループ内でルールを確立します。会社では、社内情報の集約ノードと社外情報の出口の両方となる総責任者を指名し、すべての情報が社内の 1 人の担当者によって入出力され、グループやコラボレーション ツールと同期されて情報の非対称性が回避されるようにします。イベントにはチームワークが必要です。各人の具体的な責任を文書化し、すべてのパートナーと同期させる必要があります。つまり、部隊はいくつかのグループに分かれており、それぞれが独自の任務を持っていたのです。

5. 情報の調整と伝達

これは、複数の当事者が主催し、政府の指導と参加を得て行われるような協力的な活動の場合に特に重要です。このような活動は非常に困難です。イベントの共同主催者は3人以下にすることをお勧めします。3人以上になると、イベントに対する認識やニーズがそれぞれ異なるため、非常に面倒になります。また、多くの詳細を複数の当事者と確認する必要があり、コミュニケーションプロセスに多くのエネルギーが費やされます。

協力活動については、できるだけ簡素化するようにしてください。活動の開始時に、双方の責任を明確に定義する必要があります。いくつかのことについては、あなたに決定権があり、いくつかのことについては、私はあなたに通知するだけで、他のすべての事項を処理します。そうしないと、後で必ず意見の相違が生じ、この問題に対処するのに多くの時間とエネルギーがかかります。これは外部です。社内でも同じロジックが適用されます。たとえば、ゲストの場合、特に会議では、ゲストは合計で 30 人以上になります。ゲストのドッキングを担当する人は 5 ~ 6 人いる場合があります。ゲストはセクションに分かれており、1 人あたり数人のゲストとドッキングします。また、ゲストとのドッキングのプロセスでは、「最初から最後まで」という原則に従い、最初から最後まで、最初の招待から最終的な現地での受付までの全プロセスを 1 人の担当者がドッキングします。

ゲストによっては直接来訪して接続することが不可能な場合もあり、通常はブランド マネージャーまたはアシスタントが接続し、情報の伝達と調整を行います。送信プロセス中に情報が減衰するのを防ぐために、Graphite Docs、Youdao Cloud Notes などのツールを使用する必要があります。使用する具体的なツールは、会社の内部状況に基づいて選択できます。

3. ゲスト情報

1. 招待者リスト

イベントのテーマが決まったら、全員でブレインストーミング会議を開き、ゲストは誰になると思うかを話し合います。全員が黒板に書き込みます。書き終わったら、まず足して、次に引くという消去法を使って、不適切なゲストをすべて排除します。たとえば、私はこのゲストを推薦しますが、なぜこのゲストを推薦するのでしょうか。このゲストの良いところは何ですか?今年何をしましたか、そしてどの部分を特によく話すべきでしょうか。

ゲスト モードには 2 つの側面があります。1 つは上手に行うこと、もう 1 つは上手に話すことです。

うまくやるには実践的な経験が必要です。実際のプロセスでは、やったこととやらなかったことの間には違いがあるからです。それをやったことがあれば、いくつかの重要な詳細について話すことができますが、他の人はそれを見落とす可能性があります。このようにして、業界の人々は利益を感じます、いわゆる乾物です。

ゲストの中には、業界で働いたことがないのに、業界を深く観察し、表現力、オーラ、リズム感に優れ、舞台上での話し方がとても上手な人もいますが、そんな人は少ないです。

また、とても上手に演じているのに、舞台に立つと緊張してしまう人もいます。うまく話せず、まったく自分の気持ちを表現できません。このようなゲストは招待しないことをお勧めします。なぜなら、どんなに上手に演じていても、舞台で話せなければ、下の観客には何の役にも立たず、舞台の雰囲気も気まずくなるからです。

ゲストは、有益な情報を提供するゲストと注目を集めるゲストに簡単に分けることができます。その両方であるゲストもいます。このとき、あなたはたくさんのお金を稼ぐでしょう。後のリンクの設定では、一方的にならないように組み合わせとマッチングに注意する必要があります。

2. ゲスト招待

これらのことを明確にするために:

  • イベントはどこで、どのような規模で開催され、どのくらいの期間続くのでしょうか?
  • どのゲストが参加しますか?
  • ステージ上のゲストは誰ですか?
  • ゲストの視点から見ると、このイベントはゲストやその会社にとってどのような価値があるのでしょうか?

招待のプロセスでは、これらのことを PPT またはテキストの形式で明確に表現し、相手に伝える必要があります。

一部のイベントでは、ゲストリストの初期段階で多くのビッグネームのゲストをリストしますが、最終的には来られない場合があります。これは、特にチケット販売イベントの場合、観客にとって非常に悪い経験です。観客は1人または2人のゲストを聴くためにチケットを購入しに来るかもしれませんが、最終的には聴きたい2人がまったく来なかったことに気付くでしょう。そのシーンは非常に気まずく、後でチケットの払い戻しやその他の不要なトラブルにつながる可能性があるため、目立つ場所に意図したゲストを必ず示してください。

3. ゲスト情報の収集

ゲストを招待するときは通常、プロフィール、肩書き、写真、成功事例、デモなどを尋ねます。

ゲストデモについて。多くのゲストはデモを提供できないかもしれませんが、特に他の場所からのゲスト向けに実用的な情報を提供する有料アクティビティの場合は、通常、デモを提供したり、事前にトピックについて話し合ったり、10 分間のビデオを録画したりすることが求められます。動画を通じて、ゲストのイメージ、オーラ、表現の癖、論理的枠組み、言語のリズムなどを確認することができ、全体的な理解が得られ、その後の判断に役立ちます。

4. ゲストスライド

① 時間:ゲストのPPTの締め切りを設定する必要があります。締め切りは必ず前倒ししてください。業界の経験上、PPT が遅れるゲストが必ず 1 ~ 2 人いるので、その後の調整のための余地を残しておく必要があります。

②バージョン: 番号を付けることを忘れないでください。また、間違ったバージョンを作成しないように良い習慣を身に付けてください。一部のコントロールコンソールでは、古いバージョンが上に表示されるため、移行バージョンを削除する必要があります。通常、この時点でゲストはあまり変化しませんが、一部のゲストは心理的な品質が悪いため、PPTが間違っていることに気付くと、ステージ上で混乱したり、問題を公表したりします。「PPTが間違ったページに配置されています。主催者は変更できますか?」この時点で非常に恥ずかしい思いをするでしょう。

③ 音量:PPT がフリーズしないように、できるだけ小さくしてください。ビデオが含まれている場合は、ビデオを抽出して別のコピーを保存することを忘れないでください。イベント中は、事前にゲストと合図について合意してください。操作エラーが発生した場合は、ステージ上で「ビデオの再生を手伝ってください」という合図を送信するだけです。これは会議のプロセス全体にまったく影響を与えず、視聴者にとってロスのない体験になります。

④内容:内容と方法論、特に再利用や転用が可能な内容、例えば、データ、業界の最先端に関する分析と展望、個人の固有の成功体験の要約と昇華、過去の回り道や落とし穴など、非常に重要だが、他の人が見落としがちな詳細が含まれている必要があります。

⑤ 黄金の文章:これらは黄金の文章や写真スポットと呼ばれています。これは、ある程度の人が何かについて話すとき、誰もが携帯電話を取り出して写真を撮らずにはいられない理由です。それは感情的な共鳴であるかもしれませんし、短期間で消化するのが難しい大量の情報であるかもしれませんし、WeChat Momentsに投稿するのに非常に適した非常に哲学的な人生のモットーであるかもしれませんし、思考モデルであるかもしれません。多くの人が写真を撮って保存し、二次拡散を形成します。

5. スピーチの長さ

ゲストの中には、会議に出席した経験がほとんどない人もいます。事前に20分のスピーチ時間が合意されており、スピーチのテーマと概要も確定していました。しかし、彼らは60ページのPPTを投げつけてきました。この時点で、相手とコミュニケーションを取り、問題がどこにあるのかを見つけ出し、PPTの論理的な枠組みを整理し、大幅に削減する必要があります。この段階で所要時間を制御します。また、現場での実行中に、カウントダウン画面、カウントダウンボード、バックグラウンドミュージックなどの信号もあり、ゲストに時間に注意を払い、イベントのリズムを制御するように促します。

6. ゲストの歓迎

ゲストの航空券やホテル、空港出迎え、宿泊、食事、テキストメッセージ通知、参加通知、歓迎と見送り、ゲストへの贈り物は、実は非常に細かいものです。詳細を一つずつ通知しないでください。「まとめる」ことを学ばなければなりません。私たちは通常、ゲストに2つの文書を渡します。最初の文書は主に早期ドッキングに使用されます。ゲストが提出する必要のある情報と期限、ゲストが行う必要があることなど、スピーチのトピック、アウトラインの確認、PPTの提出などについて説明します。 2 番目の文書には、主にゲストのフライトとホテル、空港送迎、ホテルのチェックイン、食事、リハーサル、座席の場所、公演順、PPT が一般に公開されるかどうかなどの詳細が記載されています。

7. ゲストリハーサル

リハーサルは非常に重要です。ゲストが到着した後、時間があまりない場合でも、5 分あれば非常に役立ちます。

① 会場をよく知る:会場は大体どこにあるか?ステージのどこに行けばいいのか、どこに立つのか、また、ポジショニングや写真撮影のポイントはどこなのか知っていますか?ハンドヘルドマイクですか、それともヘッドマウントマイクですか?

②プロンプターの位置とカウントダウン:プロンプターがあることをゲストに知らせ、スクリーンを見返さないようにし、プロンプターの位置を伝えます。明日はボランティアがカウントダウンを促す看板を持っているので、信号プロンプトに注目してください。

③ ステージ上の告知:ステージに上がるとすぐに告知するのが原則です。コンソールの近くにソファを配置してゲストが事前に待機できるようにしたり、ヘッドセットを事前に設定したり、注意事項を告知して盛り上げたりすることができます。

4. サイト構築

1. 建設業者の選定

プロフェッショナルで信頼できる。専門家と協力することで、多くのエネルギーと労力を節約できます。彼らがプロフェッショナルで信頼できるかどうかをどのように評価しますか? まず、過去の事例を調べます。次に、コミュニケーションプロセス中の相手の専門性と態度を確認します。両者の間には調整期間があります。会社があなたの要求と仕事のスタイルを理解するように、長期間協力することが最善です。

2. 施工計画

これには多くの要素が関係しますが、ここでは詳しく説明しません。主なものとしては、大型スクリーン、ステージ、照明、ブース、オフサイト サインイン、インタラクティブ スペース、インタビュー ルームなどがあります。

5. 活動投資促進

1. 投資原則

一言で言えば、網を広く投げて魚を捕まえることに集中するのです。一般的には、80% を約束し、後で 30% のサプライズを与えます。初期段階で少しずつ集めます。投資を誘致するために非現実的な約束をしないでください。そうしないと、後で紛争を引き起こしやすくなります。

顧客の核心的な要求を満たす方法を見つけ、満たせない場合は事前に明確にする必要があります。顧客がそれを受け入れられる場合は、話し合いを続けます。顧客がそれを受け入れられない場合は、ここで止めるか、すべての関係者の利益のバランスをとって一歩後退します。

2. 顧客ソース

① ホットスポットと新たな機会をつかむ。たとえば、今年はショートビデオライブストリーミングのeコマースがかなり人気です。ショートビデオライブストリーミングに関するカンファレンスを開催すれば、これらの企業は間違いなく需要があり、業界での露出を増やしたいと考えています。この場合、このイベントが提供する価値と彼らのニーズが一致してリンクが形成され、彼らはあなたの顧客になる可能性があります。

② 毎年、一部の顧客を維持するための活動を実施しており、これらの顧客は実際にリピート購入する可能性が高くなります。これらの顧客は維持され、ケアされる必要があります。

③同業他社の場合、スポンサーはどのような企業ですか? 相手側も同じニーズを持っている可能性があり、ユーザー層全体が比較的一貫しているため、相手側があなたに道筋を示してくれていることを意味します。

3. リソースを統合する

リソースを統合するために、イベントスポンサーシップは 2 つの部分に分かれています。1 つは、オフライン ブース、オンサイト ビデオ カルーセル、ステージ スピーチ、円卓会議への参加、賞、主催者の発表、およびイベントに関連するその他の情報などのイベント リソース自体です。もうひとつは、会社のリソースです。多くの会社は、広告スペースや情報フローなどをパッケージ化して顧客に販売しています。つまり、顧客のニーズを探り、自社の能力の範囲内でそれを満たしているのです。

6. アクティビティコミュニケーション

1. ユーザーポートレート

引き付けたいユーザーは誰ですか?彼はどこにいますか?どのようなチャネルを通じて彼に連絡し、どのように彼を引き付けることができるでしょうか?

2. メディア協力

コミュニケーション計画は文書化する必要があります。パッケージ A、パッケージ B、パッケージ C のうち、どれが提供できるか教えてください。すると相手側はあなたのリソースに応じてマッチングします。自分のリソースと、連携できるリソースを特定します。他の人の助けを求める前に、他の人がなぜあなたを助けてくれるのか、また、あなたが他の人に提供できる権利と利益について考えます。最終的には、両者がウィンウィンの状況を実現する必要があります。そうでない場合、時折の助けは一時的なものとなり、長続きしません。

3. 他人の経験から学ぶ

登録した視聴者は、いくつかのツールを使用して、パーソナライズされたモーメントポスターを一括生成し、モーメントへの投稿を容易にすることができます。これにより、散在する個人的なモーメントトラフィックも収集できます。量は多くありませんが、コンバージョン率は比較的高いです。

4. WeChatグループ:赤い封筒、グループ名、アクティブなグループ所有者

この点は比較的単純なので、詳しく説明しません。重要な点は、注目を集めることです。そうでなければ役に立ちません。

5. アクティビティプラットフォーム - アクティビティライン

国内有数のイベントテクノロジーサービスプラットフォームとして、イベントの公開、イベントのプロモーション、チャネルの追跡、データ分析、ポスター(招待状)の一括生成などをすべてプラットフォーム上で完了できます。また、カンファレンスH5、ミニプログラム、APPもブランドのパーソナライズされたプロモーションニーズに合わせてカスタマイズできます。

7. チケットとチェックイン

1. チケットは無料ですか、それとも有料ですか?

チケットを有料にすると、収益が増加すると同時に登録基準も引き上げられます。観客の質はやや高いですが、主催者の影響力、ゲストの地位、現地の消費力、話題の人気度などを考慮すると、無料イベントは集客しやすいものの、出席率はコントロールできません。また、無料イベントは外部環境の影響を受けやすいため、一般的には50~70%程度です。500人規模のイベントを開催し、全員無料で出席率を50%で計算した場合、500人がイベントに参加することを保証するには、少なくとも1,000人の参加者が必要です。

2. チェックイン時間とチェックインツール

サインイン時間が朝、例えば 9:00 から始まる場合、8:30 より前にサインインする人は少なく、ピーク時間帯は 9:00 から 9:30 までになります。ピークの入場時間帯はイベント開始直前です。短時間に大量の人が集まると多くの問題が発生するため、事前に防止する必要があります。考慮すべき点:サインインスペースは広いか、サインインチャネルの設定とプロセスは合理的か、サインインはどれだけ効率的か、サインイン担当者はトレーニングを受けているか、サインインツールはどのようにテストされているか、サインイン資料は整っているか、など。これらの要素はサインインプロセスに影響を与えます。適切に処理しないと、後ろの人からの苦情につながり、イベントの開催とユーザーエクスペリエンスに影響を与えます。現場には、最終的な決断を下し、責任を取り、決断力を持って行動し、優柔不断にならず、問題を迅速に処理する勇気を持った人物がいなければなりません。

8. 実行キー

1. 大きなことに集中し、小さなことは忘れる

すべてのプロセスは3回以上リハーサルし、施工者、主催者、ステージコントローラー、パートタイム担当者、エチケット担当者、その他の参加者など、関係する担当者がイベントのプロセスを熟知している必要があります。これが達成できない場合は、相手側にも、担当するリンクのおおよその時間ノードと、問題が発生した場合の連絡先を通知する必要があります。

すべては普段の準備から生まれます。パフォーマンス中に即興で演奏しないでください。準備したものをイベント会場でこなすだけで十分です。会場ではさまざまな予測不可能な状況が発生します。私たちは大きなことに集中し、小さなことは気にせず、安定を優先し、主要な問題を解決し、エネルギーがあれば二次的な問題に対処し、そうでなければ脇に置きます。

2. リスク管理

最初の登録から会場、ゲスト、観客、機材に至るまで、実は予想外の出来事が沢山あります。先ほど皆さんがおっしゃったように、「リリース」のプロセスと「コレクション」のプロセスがあります。「リリース」と「コレクション」のプロセスには、複数のラインで様々なリスクがあります。例えば、ゲストが来ることに同意したが、直前に来られなくなったり、例えば1,000人収容の会場に登録人数が足りなかったらどうなるでしょうか?ではどうやって計算するのでしょうか?現場の設備に突然トラブルが発生した場合はどうすればいいですか?

これらの潜在的なリスクに対処するには、活動の初期段階で、各リンクを分解し、主要な要因を分析し、緊急時対応計画を立て、継続的に訓練を実施し、問題を再現し、シナリオを作成し、リスクを最小限に抑えるソリューションを設計する必要があります。リスクは排除できませんが、軽減することはできます。

IX. 活動レビュー

すべての活動は、その都度見直して、不足している点を見つけ出し、補わなければなりません。これは「良いものを選んでそれに従い、悪いものを選んでそれを変える」というプロセスでもあります。私たちはそこから学び、良いものを継続的に推進し、悪いものを捨てるべきです。これは、社内の人員間の相互奨励、相互学習、継続的な改善のプロセスでもあります。

ここでは「PDCA」と呼ばれる原則があり、「デミングサークル」としても知られ、品質管理プロセスです。Pは計画、Cは確認、Dは実行、Aはレビューを表します。実行する前に計画について考え、プロセス中に継続的に最適化と反復を行い、最終的に継続的に改善と反映を行い、次のサイクルに進みます。会議では誰かがすべてを記録し、白黒で記録する必要があります。これを継続的に保存して蓄積し、徐々に SOP マニュアルを形成し、社内のトレーニング資料としても使用できます。

これはおそらく、史上最も包括的な大規模イベント運営ガイドです。すべての成功したイベントの背後には、細部にまで細心の注意を払った配慮がありますが、「本から得た知識は浅く、本当に理解するには実践が必要です」。これらの経験は、実際に応用する必要があります。皆さんも大規模イベントを成功させることができることを願っています。

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