イベント運営の基本5要素！

イベントの詳細によって、イベント プランナーがイベント全体を管理し、予測する能力が実際に試されます。考慮事項が詳細であればあるほど、実行者やカスタマー サービス スタッフにとって作業が容易になります。イベント企画は運営の基本スキルですが、多くのプランナーは創造性のみを重視し、イベントの詳細は些細なことだと考えています。その結果、イベント開始後には、ユーザーによってイベントに対する認識が異なったり、イベント実行とイベント企画に乖離があったり、ユーザーがイベントの抜け穴を利用して利益を得たりするなどの問題が頻繁に発生し、他の実行者、カスタマーサービススタッフ、さらには開発者までもが、そのギャップを埋めるために懸命に取り組まざるを得なくなります。このような状況は、主に、イベント プランナーがテーマが確定した後にイベントの詳細を完全に記述していないために発生します。

誰も読まないのに、そんなにたくさんの条項を書くのは意味があるのか​​と疑問に思う人もいるかもしれません。

確かに便利だと思います。

イベント規約は主催者と参加者の間の仮契約に相当します。社内役員や関心のあるユーザーを含む全員が詳細を理解するのに役立つだけでなく、イベント中に紛争が発生した場合の条件の保証としても機能します。

では、完全なアクティビティ ルールにはどのような要素を含める必要があるのでしょうか?一般的には以下の要素が含まれると思います。

1. イベント情報の完全再現

イベントの詳細は、通常、イベント テーマ ページの補足であり、ページの表現力とデザイン性を考慮して、優れたイベント テーマ ページには、記載できるテキスト コンテンツが制限されていることがよくあります。したがって、活動の詳細では、まず活動時間、活動対象、活動内容、活動参加条件など、活動の基本情報を完全に繰り返す必要があります。

2. アクティビティ語彙の定義

イベント プランナーは、自分がよく書くイベント用語の意味を誰もが理解していると思い込むという誤解に陥ることが多く、それがコミュニケーションの障壁につながることがよくあります。下のジョハリの窓に示すように、配信される活動情報はすべて公開領域にあるわけではありません。語彙定義の役割は、活動情報の中に隠れた部分や盲点を活動前にできるだけ掘り起こし、理解と実行を促すことです。

例えば、私たちのプラットフォームでアクティビティを企画する場合、ファンをターゲットにすることもあれば、会員をターゲットにすることがあります。おそらく、ファンと会員の概念は明確であるため、定義する必要はないとほとんどの企画者は考えるでしょう。しかし、現実には、ユーザーにとって必ずしも明確ではありません。そのため、ファンとはXX WeChat公式アカウントをフォローしているユーザーを指し、メンバーとはXX WeChat公式アカウントに携帯電話番号を紐付けて登録を完了したユーザーを指すことをアクティビティの詳細に追加する必要があります。その他の内部表現については、誰もが理解しやすくなり、効果的なコミュニケーションが促進されるように、定義と説明を追加することがさらに必要です。

3. 特別活動シーンの制限

イベントの計画が完了したら、実行者やカスタマー サービス スタッフとコミュニケーションを取り、意見や提案に耳を傾け、イベント実行中に発生する可能性のある特別なシーンについて限定的に説明することをお勧めします。イベントの一般的な特別なシーンは次のとおりです。

1. このアクティビティが他のアクティビティと共有されるかどうか。
2. 返金、返品、注文キャンセルが発生した場合、アクティビティ参加は有効かどうか。
3. 対象、地域、頻度など、活動に関するその他の制限はありますか？
4. 利用者の権利（ポイント、支払金額など）を消費してアクティビティに参加し、アクティビティ終了後に特典を受け取らなかった場合、該当する権利は返還されますか？
5. アクティビティに参加するには何かする必要がありますか？ユーザーの操作に問題があった場合、誰が責任を取るのでしょうか？指定された操作要件を超えてユーザーが参加できなかった場合、リマインダー通知が届くのでしょうか、それとも自動放棄とみなされるのでしょうか？
6. 賞品の返品や割引は可能ですか？ 発行された賞品に品質上の問題があった場合、誰が責任を負いますか？
7. 他のチャンネルまたはプラットフォーム上でアクティビティについて異なる解釈がある場合は、そのプラットフォームでのアクティビティの説明が優先されます。

上記は、いくつかの簡単な特殊シナリオにすぎません。実際には、あなたのアイデア通りに完璧に活動を展開できる活動はなく、さまざまな特殊状況が発生する可能性があります。幹部、カスタマー サービス スタッフ、その他の経験豊富なプランナー、運用保守担当者とコミュニケーションをとることによってのみ、活動で発生する可能性のある特殊シナリオを理解できます。アクティビティの詳細では、これらの特別なシナリオが事前に発生した場合のアクティビティの実行を制限する必要があります。

IV. 活動のリスク警告

イベント リスクは、イベントの特別なシナリオがさらに発展したものです。イベントの特別なシナリオとは、発生する可能性のある例外的な状況です。紛争を解決するために制限を設け、イベントのすべての詳細の整合性を確保しようとします。

イベントリスクとは、一般的にイベント開催中に最も発生してほしくない状況を指します。しかし、イベントリスクが発生した場合、イベント主催者は詳細なルールを通じてイベント主催者の決定をユーザーに通知し、イベントの効果的なリスク管理を実現する必要があります。

アクティビティ リスクには通常、次のような状況が含まれます。

1. アクティビティプラットフォームがハッカーに攻撃された場合、またはユーザーがシステム詐欺などを行った場合の対策。
2. 活動中にサーバー、設備、ネットワーク等のシステムバグが発生した場合の対策。
3. 他の主催者の不可抗力によりイベントの進行が影響を受ける場合の対処方法。

一般的に、リスク管理は内部と外部の 2 つのバージョンに分けるのが最適です。内部バージョンには、外部ステートメントを含むさまざまなリスクに対するソリューションが含まれ、外部バージョンには、リスクが発生した場合の明確な責任とユーザー指示が含まれます。

5. 本活動でカバーされていない事項については、依然として法律の対象となり、本活動の最終的な解釈権は法律で認められた範囲内で留保されます。

先に示したジョハリの窓にあるように、イベントの詳細には、可能な限り完全に記述できる公開領域、非表示領域、死角領域のほかに、未知の領域も存在します。結局のところ、完璧なイベント計画はなく、実行プロセスは非常に複雑なリンクであり、誰も予想していなかった事態が発生する可能性が非常に高いです。

したがって、活動の詳細の最後に、活動の未完了事項はすべてXXプラットフォームの通知の対象であることを追加することをお勧めします。通知プラットフォームで追加の説明が行われた場合、それは活動のすべての参加者が追加の状況を認識していることを意味します。

最終解釈権条項は、「最終解釈権」を消費者の正当な権利と利益を侵害する不当な条項として使用してはならないと明確に規定しているが、この条項が消費者の正当な権利と利益を侵害する場合には無効な条項となる。ただし、商人は曖昧な意味を持つ可能性のある用語を解釈する権利を持たなければなりません。したがって、アクティビティの詳細は保持しておくことをお勧めします。

上記のように、イベントの詳細によって、イベント全体を管理し、予測するイベント プランナーの能力が実際に試されます。詳細に検討すればするほど、実行者やカスタマー サービス スタッフの作業が容易になります。大規模なイベントの場合は、プランナーやカスタマーサービススタッフがルールに加えて、イベントの詳細を説明する詳細なQ&Aを追加することをお勧めします。準備をしっかりすれば、回り道や落とし穴も減ると信じています。

著者: ランニングビッグオレンジ

出典: ランニング・ビッグ・オレンジ

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