イベント計画および実行フォームテンプレート

1つ

長年にわたる仕事を通じて、私は多くのオフライン活動に参加してきました。

自ら主催するものもあれば、参加するもの、ビデオで観察するものもあります。フロントデスクでは、多くのアクティビティがスムーズかつ穏やかに行われているように見えます。

実は、実装の裏側では多くの問題があります。

そこで多くの観察を行った結果、

また、オフラインでの活動における私自身の経験を徐々に整理していきました。

今日はこれらの経験を整理して皆さんと議論したいと思います。

オフライン アクティビティの計画は、オンライン アクティビティの計画と似ています。

計画段階では、6W1Hを考慮する必要があります。

なぜ、何を、誰が、どこで、いつ、どれを、どのように

翻訳すると次のようになります。

なぜ - 何をするか - 誰が - どこで - いつ - どのチャネルで - どのように行うか

私の考えでは、オフラインイベントを行う場合、それは大きく 2 つの部分に分けることができます。

活動の計画と実行。

世の中には何千種類ものアクティビティがあることを考えると、この記事で取り上げるオフラインアクティビティのほとんどは、インターネット企業が行っているオフラインアクティビティです。

二

イベントを計画するときは、自分自身を納得させることによってのみ、他の人に感染させることができます。

まず、なぜイベントを開催したいのかをしっかりと考えましょう。活動の目的は何ですか?この活動を通じてどのような目標を達成したいとお考えですか?

プランナーとして、これが非常に重要な理由です。

多くの初心者プランナーは、上司や上司からの指示を習慣的に受け入れます。

私は思いつきで活動を企画することにしました。

しかし、なぜ私たちは活動をしなければならないのでしょうか?

この活動はどのような効果をもたらすのでしょうか?

上司の言う通りの役割を果たすことができるのでしょうか？

実際のところ、さらに調査する必要がある。

活動の目的を明確に定義したら、

その後の計画を立てる際に主体的な自発性を刺激しやすくなります。

そうしないと、アクティビティを整理してしまい、毎回プログラムされたプロセスになってしまう可能性が高くなります。

最終的な効果が良いか悪いかを判断するのは難しい。

ほとんどの企業は、次のような観点から活動を検討します。

ブランド企業：新規ユーザーを拡大し、既存ユーザーの活動を促進し、ブランド認知度を高めます。

プラットフォームベースの企業： BエンドとCエンドでのプラットフォームブランドの認知度と市場シェアを拡大​​し、BエンドとCエンドのリソースのマッチングを支援します。

B社：フォーラム、共有セッション、交流、宴会などを通じてA社の潜在的な顧客とさらに連絡を取り、同社の新たな研究成果と専門性を強調します。コラボレーションの機会を創出します。

これらの異なる目的に基づいて、さまざまな企業がさまざまな活動を通じて目標を達成しようとします。

大まかに言うと、次のような形式になります。

個人：結婚式、パーティー

社内：年次会議、チームビルディング

社外：メディアコミュニケーション会議、サロン、投資促進会議・受注会議、新製品発表会、サミット、フォーラム、ポップアップストア、展示会

目的と形式について大まかな理解が得られたとき。

次に導入する必要がある概念は標準です。

各アクティビティの後、レビュー中に一連の基準を通じて評価する必要があります。

イベントが適切に組織されているかどうか。

良いものは良いところでは良いものであり、悪いものは悪いところでは悪いものである。

上記の文章は、私が尊敬するリーダーがよく言う言葉であり、非常に実践的な価値があります。

たとえば、ほとんどのオフライン活動が適格であるかどうかを 3 つの側面から判断できます。

最初の側面は売上です。イベントに売上のつながりがある場合、売上規模、販売量、平均注文額、利益などの側面が非常に重要になります。

2 番目の側面はコミュニケーションの側面であり、さまざまなチャネルとメディアに基づいて投資コストを計算し、それをプラットフォームの平均レベルと比較してコミュニケーションの量を取得します。

3 つ目の側面は、オフライン アクティビティの体験が十分かどうかです。活動が秩序正しく、プロセスがスムーズで、参加者の評価が満足のいくもので、問題や困惑する点がないかどうか。

イベント企画の部分に戻りましょう。

イベントを企画する際には、

目的と形式が明確になると、

次に解決しなければならないのは、多くの細かい問題です。

本日の記事では、イベント企画の詳細には触れず、イベント実行に必要な準備についてお伝えしたいと思います。

簡単な統計によると、アクティビティを実行するときによく使用するテーブルはいくつかあると思われます。

1. イベント会場レイアウト資材リスト

2. スタッフ連絡先リスト

3. 当日のスケジュール

4. 招待客リスト

5. 活動コミュニケーションリズムチャート

6. 活動効果統計表

上記の表は、私が参加した活動をもとに体系的に整理したものです。普遍的で完成度の高い活動テンプレートと言えます。

それぞれ個別に見てみましょう。

1.イベント会場レイアウト資材リスト

ほとんどのオフライン活動の中で最も面倒なことの一つは

サイトのレイアウトや関連資料の準備などです。

多くの会場は内野と外野に分かれています。

記者会見には数百人が出席した。

準備が不十分だと、全体のプロセスに遅れが生じる可能性があります。

マーベリック・キャピタルはかつて751 Big Canで記者会見を開いたことがある。

当初、イベントは午後2時半に開始する予定でしたが、午後1時半に突然、ゲスト用の座席表が用意されていないことが判明しました。

座席にはゲストの名前は書かれていません。

そこで、上司は午後 2 時に誰かに座席表の作成を開始するように指示しました。午後 2 時半までに、印刷した座席表を掲示するのに実際にはさらに 1 時間かかることがわかりました。

全員を指定された席に案内するためのエチケットが事前に取り決められていませんでした。

そこで、舞台裏の責任者として、座席に名前をつけないことを暫定的に決めました。

入場後はグループを作り、自由に着席できます。

その結果、イベントはそれ以上の遅延なく通常通り進行しました。

結局、ゲストやメディア関係者は基本的に挨拶をしただけで、その後大勢の人が近くの席に着きました。

我々の希望通りに全員が自分の名前を見つけて席に着いたとしても、イベントが通常通り開始されるかどうかは保証できません。

2.スタッフ連絡先リスト

イベントには多くのスタッフが関わります。

全員がお互いの連絡方法を知っていることを確認してください。

こうすることで、現場で余分な時間が無駄になりません。

ここで特に注目すべき点は、写真家が独断で行動して重要なシーンを見逃すことがないように、事前に計画を立て、メディアやチャンネルのニーズに応じて撮影前のコミュニケーションを行う必要があるということです。

イベントがライブの場合は、事前にリハーサルしておくのが最適です。現場にネットワークがあるかどうか、またネットワークが基準を満たしているかどうかを判断します。

監督のコントロール能力の高さはもちろん、複数のカメラ位置でコンソールからスムーズな映像切り替えが行えるか、音声がクリアかどうかも重要です。ライブ視聴者と交流するためにホストが事前に手配されているかどうか。

以前、イベントの生放送で司会者がいなくて、視聴者が退屈だと思ってそのまま帰ってしまうという状況がありました。また、会場側が事前にリハーサルができない状況に遭遇し、会場内のコンソールが使いにくくなり、生放送で音が出ないというアクシデントも発生しました。

また、全体の管理を担い、管理対象者の細かな分業を行う担当者が 2 ～ 3 人いることも重要です。

3.活動フローチャート

活動プロセスを明確に把握することで、スタッフはさまざまなタスクを事前に準備できるようになります。

スピーチやパフォーマンスに参加するゲストも、慌てることなく事前に準備することができます。

特に大規模なイベントの場合、事前のプレビューやリハーサルを経て初めて、正式な活動において可能な限りミスを回避することができます。

例えば、仮設小道具が十分に準備されていなかったり、スピーチの途中でスピーチの内容を調整する必要があることに気付いたりします。

例えば、授賞式では、ステージに上がって賞を受け取る人とプレゼンターの間の調整を事前に考えていなかったため、プレゼンターが誰が賞を受け取るのか見つけられなかったことが分かりました。

オフラインでの活動の準備が不十分だと、常に終わりのないトラブルが発生します。マーフィーの法則にあるように、何かについて心配すればするほど、それが起こる可能性が高くなります。

4.招待客リスト

招待客にとって、最も重要なことは、イベントがスムーズに進んでいると感じてもらうことです。

一部のイベントでは、ゲストが最初から到着する必要はなく、いくつかの特別なリンクと時間ポイントを準備するだけで済みます。そうしないと、最も重要なゲストが最も長く待たされることになります。そうなると、その経験はひどいものになるはずです。

招待のプロセスでは、交通手段や駐車場の計画などの詳細にも配慮する必要があります。

イベントが遅れないようにするために、万が一に備えて数名のゲストの緊急連絡先を伺っておくのが最善です。

5.活動コミュニケーションリズム表

イベント前、イベント中、イベント後の 3 つの段階で適切なコミュニケーション計画を立てる必要があります。

早期

中期

後で

6.活動効果統計表

上で述べたように、私たちが最も重視しているのはアクティビティ効果です。

特定の期間内に、さまざまなチャネルがどれだけの閲覧数、トラフィック、コンバージョン リードをもたらすでしょうか?

同じ次元に沿って複数の観察を行った後、

データを使用することで、活動の開始直後からその効果を追跡できます。

もちろん、最終的な目標は、より効率的で価値のあるチャネルを見つけ、それを深く掘り下げ続けることです。

著者: 王維塵

出典：夏狐マーケティング分解教室

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