イベントをうまく計画するにはどうすればいいでしょうか?

活動の本質はコミュニケーションです。これまで、業界では IPOイベント計画プロセスについて、アイデア、計画、運用を表す説明がありました。

しかし、最近では、注意力は希少な資源です。純粋にオンラインのイベント マーケティングでは、もはや消費者の注目を集めることはできません。地上活動のステータスが拡大され、イベント現場体験マーケティングに基づく統合コミュニケーションがイベントの最大の価値となっています。

したがって、「良いイベント企画」の鍵となるのは、現場での体験と声の広がりという2 つの要素です。

グディアン氏は著書『飛躍』の中で、現代社会の学習ロジックは20年前と比べて根本的に変化しており、オンライン脳の概念がより重要になっていると述べています。簡単に言えば、世界は今やフラット化しており、優れたイベント計画はもはや内部の力だけに頼ることはできず、よりオープンなリソースと連携する必要があります。

したがって、アイデア + 計画 + 運用の三段論法では、現段階ではイベント計画の重要なリンクと本質を完全にカバーすることはできません。 IPOプロセスに基づいて、業界間の協力とイベント発酵という2つのリンクを導入し、イベントの「声の広がり」の重みを高め、この5Iイベント計画の思考モデルを洗練しました。お楽しみください：

01.インスピレーションをテーマにしたクリエイティブステージ

テーマ創造段階では、主にアクティビティの形式とテーマのゲームプレイを考案します。現時点では、概要には 2 つの状況が考えられます。

1) トピックに基づいたライティング活動。イベントの形式は上司や上位クライアント（代理店やブランドオーナー）が直接指定します。このとき、あなた（マーケティング担当者やイベント会社）はイベントの形式に合わせて企画・実施するだけです。

2) トピックライティング活動。上司やクライアントが広報やマーケティングの要求をランダムに提案しますが、活動の具体的な形式はまだ決まっておらず、あなたが開発する余地が残っています。

実際の実践に基づいて、活動の形式は主にイベントマーケティング、フォーラム記者会見、展示市場、ブランドフェスティバル、パフォーマンス祝賀会、競技会、パーティーチームビルディングの7 つのタイプに分けられます。

私の意見では、イベント業界のサプライヤー向けの統合プラットフォームがますます増えるにつれて、イベント会社がリソースと材料の価格差を主な収益源とする段階は過ぎ去りました。

今後は、クリエイティブな体験型マーケティングが競争力の核となるでしょう。

したがって、クリエイティブな実践者は、できるだけ多くの同業者の事例を閲覧する必要があります。世界は広いので、他のブランドがどのように広報活動を行っているか、もっと噂話をすることができます。

このプロセスは、デザイナーがデザインのインスピレーションを探すために Huaban.com にアクセスする必要があるのと、広告主がマーケティング作品を探すために Shuying.com にアクセスする必要があるのと少し似ています。

例えば：

1) イベントの告知またはチケット販売のウェブサイトにアクセスして、イベントのプレビューを読みます。

2) 広告およびマーケティング Web サイトにアクセスして、オフライン活動のケース分類を確認します。

3) また、Zhubajie.comや58.comなどの分類情報ウェブサイトでも、いくつかのサービスプロバイダーの事例を見つけることができます。

4) 最悪の場合、ブックマークを保存して、インスピレーションが必要なときにさまざまなイベント会社の公式 Web サイトで事例を閲覧することができます。

5) 現在、Yiwen.com や Event Creative Warehouse など、効率的で高品質なイベント マーケティング作品ライブラリの作成に重点を置いて、この種のインスピレーションのニーズを満たすように特別に設計された Web サイトがいくつかあります。

優れた広報イベントの企画は、最初のアイデアから始まり、その後、継続的な事例の閲覧を通じて洗練され、イベントのロジックが推論され、最終的に大きな創造的なアイデアになります。

02.知的戦略立案段階

イベントの企画は、純粋な創造性の問題だけではなく、構造化された方法論も必要です。

イベントの計画は、「注目度、関心度、閾値、参加」の原則に従う必要があります。目を引くセールスポイント（注目）、興味深いアクティビティ（関心）、フレンドリーな参加方法（閾値）、そして最後に参加中の現場でのパフォーマンス（参加）まで、すべてのリンクに注意を払う必要があります。

活動のアイデアを生み出した後、計画段階では主に、活動の目標とテーマ、活動名、時間、会場、プロセス、議題、プログラム設定、デザインスタイル、現地制作レンダリング、コミュニケーションチャネル、メディア価格設定、舞台芸術リソースの決定、登録チャネル、部品表、人員手配、予算編成、実行ノードテーブルなどを決定します。

以下は、社内で使用している 4 種類のアクティビティ プラン テンプレート フレームワークです。

パフォーマンス活動（公演/年次総会/パーティー/コンサート/祝賀会）のマーケティング計画フレームワーク

インタラクティブイベントマーケティング企画フレームワークマップ（プロモーション/インタラクション/地上プロモーション）

選抜活動（コンテスト・タレントショー・選抜）のマーケティング計画フレームワーク

同業者の提案リソースを見ることに加えて、Docin、Doc88、Baidu Document Library、360doc などのオンライン ドキュメント ライブラリ Web サイトで計画提案テンプレートを閲覧することもできます (品質が比較的不均一で、比較的古い可能性があります)。

もちろん、このような活動計画テンプレートは通常、社内に保管されます。同僚に聞いてみれば、おそらく同じ答えが返ってくるでしょう。

上記の実践と同僚との話し合いを組み合わせることで、基本的にイベント計画プロセスの盲点をカバーできます。

03.実行管理段階の実装

主な実装リンクは計画段階で暫定的に確定されていますが、以前に策定された計画に限定せず、柔軟に調整することを忘れないでください。

資材や設備の製作・レンタル、会場予約、旅行・宿泊、人材アウトソーシング、メディア配置、メディアコンタクト、登録プラットフォーム、交通機関の予約など。協力サプライヤーの利用に加え、包括的かつ細分化された需要ソリューションを提供するためのインターネット製品も多数あります。

例えば、イベントに必要なデザイン資材を社内スタッフが対応できない場合、まずクラウドソーシングプラットフォーム（B2Bモデル、Zhubajie.comなど）でサービスプロバイダーを探すか、または自らオンライングラフィックデザイン（SaaSモデル、Chuangketie.comなど）を使用し、標準化された資材印刷プラットフォーム（F2Bモデル、Yunyin.comなど）で資材を作成し、イベント会場に直接配送することができます。必要な資材の準備はオンラインで完了できます。もちろん、時間に余裕があれば、資材の詳細を直接確認する必要があります。

ここで私がよく使っているイベント実行ツール、eventtool.ccのURLを共有したいと思います。比較的ニッチですが、上記リンク先それぞれの効率化ツールが含まれています。大きく分けて準備と促進の2つがあり、ステップ数は約10ステップです。

イベント準備段階では、共同作業のためにプロジェクト管理ツールを導入することもできます。例: Ming Dao、teambitionなど。

プロジェクトツールをすべて使いたくない場合は、実行チェックリストとプロジェクト管理マニュアルをファイルコラボレーションツールと同期することができます。私は個人的にSalesforceのQuipを使用しており、これによりチームは進捗状況と情報を一目で確認できます。その他にも、Youdao Cloud Notes、Graphite Docsなどもあります。

また、前金、支払い時期、請求書を発行するかどうか、どのような請求書を発行するかについても事前に明確にしておく必要があります。

つまり、産業用インターネットが発展し続けると、インターネットの力で解決できる実行上の問題はオンラインで解決できると考えられます。ある程度、便利さに悲鳴を上げてしまうでしょう。私もこれらのツールに注目していますので、コメントを残していただければ幸いです。

04.交流促進・投資促進ステージ

実行段階と広報・投資促進段階は必ずしも明確な順序があるわけではなく、同時に行われることも多い。

まず第一に、適切な投資計画を立てる必要があります。投資・協力の段階では、活動を商品化し、活動の資源価値を開発し、さまざまな株式商品パッケージを確立する必要があります。 （投資促進計画書の作成については、後ほど詳しくご説明します）

ここで重要なのは、形式と内容の両面でパートナーにとって魅力的なスポンサー特典の製品パッケージをまとめることです。他のブランドとビジネスを行う際には、自社のイベントリソースも把握し、どのような重要なメリットを提供できるかをお伝えできるよう準備しています。

共催者、共同主催者、指導機関、支援機関などの協力ユニットは、広報プロセスを通じて継続的に充実させることができます。リソース統合を通じてイベントの影響力を高めます。

さらに、リソースのマッチングとビジネス協力は常に最も厄介な問題です。現時点では、WeChat グループは依然として最も有用なコミュニティ製品であり、即時のリーチ、高頻度、強力なインタラクティブ性を備え、リソースをより効率的に流すことができます。

自分のファングループを公式アカウントに追加し、同僚や友人に参加を勧めてもらうことで、ビジネス協力のためのWeChatグループ（またはQQグループ）をたくさん集めることができます。これらのグループメンバーは共通のニーズを持っていることが多く、すぐに意気投合できます。私の個人的なビジネスコラボレーションの多くは、今でも WeChat グループを通じて仲介されています。

コミュニティに加えて、マーケティング部門のウェブサイトやBD Walkerの業界間協力チャネルも効率的なチャネルです。国境を越えたリソース協力を簡単に実現します。

オンラインだけでなく、同じような商店が集まるマーケットイベントや展示会に参加することでも、短期間で協力リソースを素早く獲得することができます。

とにかく、無料のリソースをすべて使用してください。

権利関係はEXCELで時間と数量を数値化し、関係責任者をメールで確認する必要があります。

私個人としては、ビジネス パートナーに対しては、単に財務的なスポンサーだからといって彼らの命令に従ったり、すべてに同意したりするのではなく、公平かつ現実的に接するべきだと考えています。お互いの合理的な権利と利益を明確にします。私たちは協力関係にあるだけであり、当事者 A と当事者 B の関係ではありません。主催者は自信を持っているべきです。

さらに、役割分担が明確で、関係する連絡先が具体的に指定されている必要があります。商人と同じドッキンググループにいる場合でも、同じ同僚が講演者になる必要があります。まずは社内で連絡を取り、その後返信させていただきます。

この段階では、投資の誘致や業界間の協力に加え、イベントマーケティングH5、カウントダウンポスター、Momentsの9マスポスター、ゲストへの専用招待状など、ビジュアル面の取り組みも必要です。

上記の 4 つの段階は、必ずしも厳密な順序に従うわけではなく、繰り返されたり、互いに重なり合ったりすることもあります。

05.導入とレビュー段階

イベントの終了はイベント マーケティングの終了を意味するものではありません。イベント後の詳細もさらに細かくなります。しかし、多くの人はこのリンクの重要性を無視する傾向があります。

やるべきことは主に3つあります。

1) 情報統計（メディア報道、プロジェクト決算、利益統計（交通、資金、ブランド利益））

2) ゲストトラッキング（お礼状、顧客満足度調査、さらなるコンバージョン協力/販売のフォローアップ）

3) イベント発酵（イベントレポート、ケースパッケージング、共同KOLマーケティングイベントパッケージングとプロモーション）。

3点目については、一方ではプレスリリースを発表する必要があり、他方では事例共有を通じて、関連する活動コミュニケーション業界のポータルや広告・マーケティング媒体に掲載されるべきである。 Shuying.com、Admen.com、Yiwen.com、および多くの広報およびマーケティングKOLセルフメディアはすべて、これらの事例を配信するためのチャネルです。

これは、観客のアイデンティティ感覚と忠誠心を構築するためです。もちろん、イベントの広報効果のためでもあり、次の投資促進のケースを準備するためでもあります。そして、さらに重要なのは、イベント後のレポートがイベントマーケティングの最大の価値であり、ネットワーク全体での存在感を十分に高めることです。

06.結論

イベントの計画と実行には通常、次の 5 つの I プロセスが含まれます。さまざまなイベント企画の経験を共有することも、体系的なイベント管理と構造化された出力を通じてイベント企画の効率を 2 倍にするという同じ目標につながります。

著者: UIデザインは良いです。共有元: Jianshu