先輩オペレーターが教える、イベント運営の2つのポイントと7つの提案！

運用業務においては、オンライン活動が大量のトラフィックを呼び込む非常に優れた手段であることがわかりました。イベントを運営するには？イベントを運営するのは誰ですか?プロダクト運用・運営・イベント運営の職種であれば、必ず関連するオンライン活動を企画することになります。筆者はインターネットの仕事に2年ちょっと従事し、大小さまざまなイベントをこなしてきましたが、やはり一番のイベントは次だと思っています！

イベントの規模に関わらず、共通して従うべきプロセスがいくつかあると感じています。ここでは、イベント運営の基本的なプロセスと、プロセスのあらゆる場所やタイミングで陥りやすい落とし穴を整理します。

第一の焦点：大規模イベント運営

大規模イベント運営で最も重要なことは、時間を優先し、早めに計画し、早めに準備することです

運用スタッフは、各アクティビティをプロジェクトとして扱い、プロジェクトマネージャーとしてアクティビティプロセス全体を推進し、アクティビティ後の段階でデータ分析と経験の要約を実施する必要があります。

イベント運営の基本的なプロセスは、大まかに言うと、年間イベント企画→四半期ごとのイベント企画の精緻化→イベントの実施と開始→オンライン開始の準備→オンラインイベントのモニタリング→オフラインイベントの運営→イベントのレビューとアーカイブです。

以下、時点、目的、行う活動運用の観点からプロセスを共有します。

最初のステップは年間活動計画です

イベントのテーマや進行を大まかに計画し、必要なリソースについて各関係者の責任者と事前に調整するために、提案書は前年度末に提出する必要があります。

ToDo リストには、少なくとも、年間活動予算、前年度の活動データを明確にし、上記 2 点に基づいて、四半期ごと、主要な休日/主要イベントなどによる毎日の小さな活動の割り当てを確保し、全体的な活動テーマ計画、予算、時間ポイントなどを考案することを含める必要があります。

例:

（写真は4月の活動予定）

2番目のステップは四半期活動計画の改良です

主な目的は、次の四半期の活動テーマと計画を精緻化し、事前にドッキングと準備を手配することです。タイムノードは、活動開始の約2か月前です。一般的な内容には、年間活動計画の詳細な時間、予算、テーマ、会場などに基づいて、この四半期の大規模な活動の会場、時間、テーマ、活動形式、予算、および小さな日常的なホット活動の会場と予算など、活動計画をさらに精緻化する必要があります。

3番目のステップは活動を開始することです

ここでは、アクティビティのレベルに応じて若干の調整が行われます。

一般的に、大規模なイベントは 1 か月前に開始する必要があります。もちろん、これは会社の特定の人員、開発、設計リソースにも依存します。私の個人的な提案としては、部署のスケジュールを太字の大文字で事前に伝えることです。これは、活動が実施され開始される前に、人員の確認を含むすべての作業手配を確認できるようにするためです。このイベントの KPI を再度確認する必要があります。アクティビティや新規顧客の増加、製品のプロモーション、アクティビティやダウンロードの増加、または複数の KPI を並行して実行するのかを確認する必要があります。履歴データと現在の製品データに基づいておおよそのアクティビティ トラフィックを推定すると、後でアクティビティ KPI をさらに改良しやすくなります。

さらに、製品、年間計画、四半期計画、KPI に基づいて、1 ～ 2 つの簡単な活動計画プランを提案する必要があります。この計画には、イベントの名前、イベントのルールとゲームプレイ、イベントの賞品、開発、ビジネス、デザイン、マーケティング、製品、テストなどのリソースを含むがこれらに限定されない他のすべての部門からのサポートと協力を含める必要があります。

ステップ4 部門間のコミュニケーションと調整

イベントに関係するすべての部門と事前にコミュニケーションを取る必要があります。具体的な活動計画、人員配置、リスク評価と解決策、各種作業スケジュールなどを決定するために、2 回以内の小規模な会議を開催するのが最適です。最後に、このイベントに適したプロジェクト管理ツールも事前に開発する必要があります。一般的には、シンプルでわかりやすく使いやすい Excel を使用できます。これは必須の要件ではありません。プロジェクト管理表には、アクティビティの全体的な進捗管理と関係者全員の進捗管理、リスクの説明、リスクが発生する可能性のある段階、解決策、担当者などを含むアクティビティリスク記録、アクティビティリソース記録、アクティビティに関係する報酬リソースのソース、進捗状況、数量、および配分、アクティビティプロジェクト計画、アクティビティの実施段階に応じて比較的単純なタイムノード表を計画する必要があります。その主な目的は、タスク、分担（意思決定者、参加者、担当者）、期間、タイムノード、遅延日、遅延理由など、関係者全員の進捗状況を監視することです。それから、労働者（ティアン）を監督するために小さな鞭を取る必要があります！自分が何に対して責任を持っているかを忘れないでください!

実装中に一連の問題が発生する可能性があります。まず、すべての関係者のスケジュールを調整するのは難しいことに気づくでしょう。ですから、年間計画を事前に立てたり、四半期計画を練ったり、開発と設計の時間を事前に予約したりする必要はありません。余裕を持った時間を確保してください。そうしないと、夜明けまで残業しなければならなくなります (どうして私が知っているのかは聞かないでください!)。

ステップ5：アクティビティのテーマとルールは製品自体と組み合わせる必要があります

まず、すべての関係者とコミュニケーションを取る前に、対象者を考慮し、慎重に検討するか、製品部門に確認する必要があります。結局のところ、誰もが自分のやるべき仕事を持っています。ゲームプレイが最初に確認または承認されていない場合、イベント全体のコミュニケーションが難しくなります。確認会議は長くなりすぎず、担当者、時点、期間などの重要なポイントを確認するだけで十分です。

第二に、途中でゲームプレイを修正したり、前作を覆して最初からやり直したりするなどの開発要件を提案する場合は、必ず事前に他の製品と綿密にフォローアップし、開発や設計などの同僚に配慮してください。

もう一度、アクティビティのバグやサプライズをまとめる習慣を身につける必要があります。前回のアクティビティで発生したリスクは、次のアクティビティで回避する必要があります。イベント運営も改善が必要なプロセスです。アクティビティの試行錯誤はすべて、次のイベントをより良くするためのものです。また、アクティビティのセキュリティ パフォーマンスを向上させる必要もあります。簡単に言えば、不正行為防止メカニズムを改善し、サーバーの収容能力を予測することを意味します。事前に、関連する責任ある同僚とコミュニケーションを取る必要があります。

代替案

最後に、2 種類以上のアクティビティを含むイベントなど、より複雑なイベントを行う場合は、プラン B を設定する必要があります。たとえば、モバイルデバイス上の表示スペースは限られており、一部のメインアクティビティページの表示方法はアクティビティの効果に影響を与える可能性があるため、この部分に厳格な規制を設けないようにし、具体的な実際のデータ状況に応じて調整してください。

（写真は過去の休日テーマ活動の様子です）

2番目の焦点：小規模イベント

日常の活動をモジュール化し、ホットな活動を迅速に開始します。

小規模なアクティビティとしては、毎日決まった列を形成するアクティビティや、リアルタイムのホットスポットに基づいてオンラインで開始されるアクティビティなどがあります。

イベント開始前にすべての作業手配と人員手配を確認するなど、関連するリソースを約 1 週間前までに準備する必要があります。熱いイベントであれば、運営チームの反応速度と関係者全員の協力速度が最大の試練となります。したがって、最善のアプローチは、毎日のアクティビティをテンプレート化して、ホットなトピックをフォローするときに、代わりの写真とともにアクティビティをすぐにオンラインにアップロードできるようにすることです。

まず、運営グループ内でイベントテーマを確認し、イベントテーマを配信し、UI に必要な資料を提供し、ビジネス部門に賞品要件を提供する必要があります。次に、イベントの開始日、関係者全員の配信時間、その他の具体的な詳細を確認します。リアルタイムのホットスポット活動の特徴は、高速でなければならないことです。既存の活動ツール/テンプレートを使用して、開始日を確保するようにしてください。保証できない場合は、オンラインにしない方がよいでしょう。ホットスポットをフォローするためだけにホットスポットをフォローしないでください。

第二に、これは設計スケジュールへの一時的な追加であるため、設計リソースが非常に限られている可能性があります。そのため、ニーズは可能な限り明確かつ具体的にする必要があります。

活動が再度確認されたら、開始の準備を行いますが、これも活動の規模に基づいて決定する必要があります。

（写真は定期的な活動の一部です）

実際の例

大規模イベント

イベント構築の具体的なプロセスを示す例を挙げてみましょう。

年間計画と四半期計画が完了したら、関係者全員を集めて小会議を開き、人員配置、活動テーマなどの予備的な内容を確認し、小さな鞭で仕事（天）を監督（gui）し始めます。一般的に、需要が確認された後、アクティビティは次の 4 つの行に分割されます。

まず、製品: アクティビティ ページ、ロジック要件 (各企業で微調整が行われており、場合によっては運用部門もこれに責任を負います)。

2つ目はデザインです。まずイベントページ全体を公開し、フロントエンドとサーバーに配信して開発を行い、その後、その他の販促資料のデザインと制作を開始します。5日間以上続く大規模なイベントの場合は、ユーザーに新鮮さを感じてもらうために、さまざまな販促資料を2セットデザインすることをお勧めします。

3 番目は開発です。アクティビティ ページのフロント エンドとアクティビティ ロジックのバックエンドです。ここでは、アクティビティを開始する前にアクティビティ管理バックエンドをセットアップする必要があります。開発が完了したら、テストに入ります。ノードオペレータはテストデータの入力に協力する必要があります。

4つ目はプロモーションです。ビジネス部門を見つけてイベントの賞品リソースを確認し、マーケティング部門とイベント前、イベント中、イベント後のプロモーション計画を確認する必要があります。操作自体はイベントのPMに相当します。自分のイベントで特定の作業を行い、チーム内の他のメンバーの作業に協力するだけでなく、コンテンツの充填、プロモーションのスケジュール設定、データの監視なども行う必要があります。この作業は、イベントが正式に開始される約 1 ～ 2 日前に行われます。

したがって、これらの 4 行によると、オンラインになる前に配信されるコンテンツは次のようになります。

• 開発機能が要件を満たしているかを製品に確認し、オンライン開始の確認書を送付する
• 各会場のイベントページや販促資料をデザイナーと確認
• 開発・テスト部門に機能開発が完了したことを確認する
• テストにより、オンライン環境のアクティビティが正常に機能していることが確認されました。
• オンライン確認。

もちろん、ビジネスプロモーションを担当する同僚と賞品、イベントパートナー、市場プロモーションの予熱、オンラインプロモーションの計画についても確認する必要があります。運営側としては、賞品構成、イベントルール、社内イベントコピーライティング、イベント宣伝ポイントなどのオンライン時間を確認し、プロモーションエントリー資料を手配し、内容を記入し、データをモニタリングし、社内外の製品プロモーションをスケジュールする必要があります。上記のすべての担当者の進捗状況に注意を払い、プロジェクト全体の進捗を促進する必要があります。

例:

（写真は桃の季節をテーマにしたイベントの様子）

この大きなプロセスにおいて、私は皆さんに個人的にいくつか提案をしたいと思います。

1. 初心者にとって、大規模なイベントの準備は複雑です。全体の責任者として、イベントのあらゆる側面を考慮する必要があります。開始時に自分自身のプロジェクト管理フォームを改善することが非常に重要です。
2. 各リンクを時点に応じてフォローアップします。遅延がある場合は、理由と時点を記録し、全体のアクティビティに影響するかどうかを評価します。時間的な理由により、開発と UI の要件が削減される場合があります。KP に応じて、従うべきことを守り、最適な妥協点を見つけてください。
3. アクティビティデータのバックエンドがない場合は、開発中に製品で気になるデータを確認し、開発者にデータ追跡を任せて、アクティビティデータの観察を容易にしてください。
4. 運営側は、イベントの入場やプロモーション活動を手配するために、利用可能なすべてのリソースを活用する必要があります。
5. 商品の選択は非常に重要です。イベントの計画と同じくらい真剣に取り組んでください。商品の位置付け、ユーザー層、人気などの次元に基づいて、イベントに合わせて調整するのが最善です。大賞と小賞のグラデーションデザインに加えて、純粋な現金直接チャージアクティビティがスワイプされない可能性は、宋中基があなたの夫である可能性と同じです。

小規模イベントの実践事例

イベントがオンラインになる前：小規模なイベントが正式に開始される前日または数時間前に、イベントの入場口の手配、コンテンツの記入、賞品の発売などを行う必要があります。また、イベントの規模に応じて、製品内プロモーションまたは新しいメディアを選択して、市場プロモーションに協力する必要があります。イベントがオンラインになると、運用の焦点はイベントのオンライン監視に移ります。

オンライン活動期間中：毎日、活動の正常な運営を監視する必要があります。問題があれば、すぐに記録し、関係者を見つけて解決することができます。活動のUV / PV、各入口のトラフィック、製品に関連するその他のコアKPIの傾向、その他のデータに注意を払う必要がある場合があります。異常なデータがあるかどうかに焦点を当て、原因を分析し、関係者と迅速にコミュニケーションを取り、問題を解決します。また、フォロワー数と勝率をリアルタイムで監視し、データに基づいて適切な調整を行う必要があります。この期間中、製品のプロモーションやその他のプロモーションチャネルの有効性とプロモーションの継続性も確保する必要があります。

小規模な活動に関しては、実証済みで効果的なコンテンツもいくつかあります。

1. ユーザーに新鮮さを感じてもらうために、5 日以上続く活動の場合は 2 セット以上の資料を用意することをお勧めします。
2. 人々がオンラインであれば、バグは避けられず、リスク評価を超える問題が発生する。問題が解決された後、説明責任の記録が追及される。
3. データに細心の注意を払い、賞金詐欺などの異常が発生した場合は、すぐに開発者と解決策について話し合ってください。

3つ目の焦点：オフラインでの活動の運営

アクティビティがオフラインになった後の操作とは、アクティビティが終了したときに実行する必要がある作業を指します。最初のステップは、製品のオフラインを確認し、イベントへのすべての入り口を閉鎖することです。次に、イベントのルールに従って、受賞者リストを作成し、賞品の配布を準備します。また、電話で大賞受賞者にインタビューして、その後の宣伝ポイントを探ることもできます。

最後にお話ししたいのは、アクティビティのレビューとアーカイブについてです。

各イベント後のデータ分析に加えて、イベントの完全なレビューを行い、将来のイベントや製品運用の参考として使用できるドキュメントを作成することをお勧めします。

活動レビューには、活動のテーマ、形式、時間について簡単に説明し、活動の各ポート ページを記録する活動概要、この活動の有効性、KPI 達成度評価などを行う活動データ分析、過去の活動と比較した前年比および前月比のデータ分析、各入口トラフィックからコンバージョン率へのデータ評価、各チャネル トラフィックからコンバージョン率へのデータ評価、宣伝効果評価、活動と宣伝効果がどのような経験と教訓をもたらしたか、次回どのように調整して改善するかなどの反省とまとめなど、いくつかの部分が含まれる場合があります。

例:

（写真はエイプリルフールをテーマにしたイベントの様子）

さらにいくつかのヒントをご紹介します:

1. アクティビティ データをさまざまな次元から分析できますが、データ分析の目的を明確にする必要があります。
2. レビューアーカイブをイベント関係者全員に送信してください。大規模なイベントでは、関係者全員の同期をとり、参加者からの意見や提案を集め、イベントプロセスをさらに改善するための会議が必要です。

イベント運営において、個人的に最も重要だと思うのは、初心を忘れないこと、事前に計画を立てること、話題を適切かつ興味深いものにすること、プロジェクト管理、妥協して貫くこと、そしてイベントを振り返ることです。具体的な意味は次のとおりです。

• 当初の意図を忘れないでください。イベント計画などのその後のすべての作業は、イベントの KPI とポジショニングに焦点を当てる必要があります。
• 事前に計画を立てる: すべてが間に合うように、操縦のための時間を確保してください
• トピックは興味深いものでなければなりません。ユーザーを引き付けるためには、トピックと製品の選択が製品の位置付けと製品ユーザーグループと一致している必要があります。
• プロジェクト管理：アクティビティオペレーターはプロジェクトリーダーです。あなたが決められないこともありますが、すべてに責任があります。ツールを使って作業を管理し、時間ポイントを制御し、全体の状況と詳細に細心の注意を払ってください。
• 妥協してそれに固執する：協力者のニーズを満たすことに問題がある場合、優先順位は明確です。最終的な結論に固執し、妥協するための最善の方法を見つけてください。
• 活動レビュー：データ分析、効果評価、アーカイブ化は次の活動に役立ち、この活動は完了したとみなされます

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