あなたの考えを整理するのに役立つオフラインイベントの企画・実行フォーム！

最近は事例収集や資料整理をしています。オフラインアクティビティを計画および実行する方法についての記事を書く準備をします。今月で勤続8年目に入ります。この8年間、私は多くのオフライン活動に参加してきました。自ら主催するものもあれば、参加するもの、ビデオで観察するものもあります。表舞台では順調で平和そうに見える活動も、実は裏では実行に多くの問題を抱えていることがあります。

そこでいろいろ観察して、オフラインでの活動の経験を少しずつ整理していきました。今日はこれらの経験を整理して皆さんと議論したいと思います。オフライン アクティビティの計画は、オンライン アクティビティの計画と似ています。計画段階では、ほとんどの場合、6W1H を考慮する必要があります。

なぜ——何を——誰が——どこで——いつ——どれ——どのように

翻訳すると次のようになります。

なぜ - 何をするか - 誰が - どこで - いつ - どのチャネルで - どのように行うか

まあ、北東部の方言はとてもわかりやすいですね。

さて、本題に戻り、オフライン活動の内容を見ていきましょう。私の考えでは、オフラインイベントを行う場合、それは大きく 2 つの部分に分けることができます。

最初の部分はイベントの企画です。
2 番目の部分はアクティビティの実行部分です。

世の中には何千種類ものアクティビティがあることを考えると、今日この記事で取り上げるオフラインアクティビティのほとんどは、インターネット企業が行っているオフラインアクティビティです。

イベント企画の提案をする際には、以下の点を納得していただく必要があります。なぜ自分自身を納得させるのですか?計画を立てて自分自身を納得させることによってのみ、他の人に感染させることができると感じているからです。

まず、なぜイベントを開催したいのかをしっかりと考えましょう。活動の目的は何ですか?この活動を通じてどのような目標を達成したいとお考えですか?プランナーとして、これが非常に重要な理由です。多くの初心者プランナーは、上司や先輩からの指示を習慣的に受け入れ、衝動的にイベントを企画することを決めます。しかし、なぜイベントを開催する必要があるのか​​、このイベントはどのような役割を果たせるのか、そして上司が言った通りの役割を果たすことができるのかについては、実際にはさらに検討する必要があります。

また、イベントの目的が明確であれば、その後の企画立案の際に自発性も刺激されやすくなります。そうでないと、イベントを行うたびに決まりきったプロセスになってしまい、最終的な効果の良し悪しを判断することが難しくなります。

ほとんどの企業は、次のような観点からイベントの実施を検討します。

ブランド企業：新規ユーザーを拡大し、既存ユーザーの活動を促進し、ブランド認知度を高めます。

プラットフォーム上の企業：BエンドとCエンドにおけるプラットフォームブランドの認知度と市場シェアを拡大​​し、BエンドとCエンドのリソースのマッチングを支援します。

B社：フォーラム、共有セッション、交流、宴会などを通じてA社の潜在的な顧客とさらに連絡を取り、同社の新たな研究成果と専門性を強調します。コラボレーションの機会を創出します。

これらの異なる目的に基づいて、さまざまな企業がさまざまな活動を通じて目標を達成しようとします。

大まかに次の形式になります。

個人：結婚式、パーティー

社内：年次会議、チームビルディング

社外：メディアコミュニケーション会議、サロン、投資促進会議・受注会議、新製品発表会、サミット、フォーラム、ポップアップストア、展示会

目的と形式について大まかな理解が得られたとき。次に導入する必要がある概念は標準です。各イベントの終了後、イベントをレビューする際には、一連の基準を使用して、「イベントが適切に組織されているかどうか。イベントの良い点は何だったのか。イベントの悪い点は何だったのか。」を評価する必要があります。

上記の文章は私が尊敬するリーダーがよく言う文章であり、実用価値が高いです。たとえば、ほとんどのオフライン活動が適格であるかどうかを 3 つの側面から判断できます。

最初の側面は売上です。イベントに売上のつながりがある場合、売上規模、販売量、平均注文額、利益などの側面が非常に重要になります。

2 番目の側面はコミュニケーションの側面であり、さまざまなチャネルとメディアに基づいて投資コストを計算し、それをプラットフォームの平均レベルと比較してコミュニケーションの量を取得します。

3 つ目の側面は、オフライン アクティビティの体験が十分かどうかです。活動が秩序正しく、プロセスがスムーズで、参加者の評価が満足のいくもので、問題や困惑する点がないかどうか。

上記の 3 つの点については、後ほどさらに詳しく説明します。

イベント企画の部分に戻りましょう。イベントを計画する際には、目的と形式を明確にした後、多くの詳細な問題を解決する必要があります。

1. イベントの時間と場所。
2. イベントのプロセスとクリエイティブなハイライト。
3. イベントのテーマやクリエイティブなポイントに応じて対応する手配を行います。
4. スポンサーを獲得する予定がある場合は、スポンサーの見返りについても計画を立てましょう。
5. 例えば、コミュニケーションの量、コミュニケーションのチャネル、現場に置かれた資料の数、ホストの放送回数などです。
6. 参加ゲストおよび招待されるKOLとユーザー。

本日の記事では、イベント企画の詳細には触れず、イベント実行に必要な準備についてお伝えしたいと思います。簡単な統計によると、アクティビティを実行するときによく使用するテーブルはいくつかあると思われます。

1. イベント会場レイアウトの資材リスト
2. スタッフ連絡フォーム;
3. イベント当日のフローチャート（序盤のタイムノードチャートは別途計算）
4. 招待するゲストのリスト（実際には座席表も必要）
5. 活動コミュニケーションリズム表（前期ウォームアップ、中期準備、後期コミュニケーション）
6. 活動効果統計表;

上記の表を私が参加した活動に基づいて体系的に整理したので、次の表は普遍的で完全な活動テンプレートであると言えます。それぞれ個別に見てみましょう。

1. イベント会場レイアウト資材リスト

名前が示すように、ほとんどのオフライン活動で最も労力を要する側面の 1 つは、会場のレイアウトと関連資料の準備です。多くの会場は屋内と屋外に分かれており、記者会見には何百人もの人が参加するため、不適切な配置は全体のプロセスに遅れを引き起こす可能性があります。

2015年6月、マーベリックスは751キャンズで記者会見を開催した。当初、イベントは午後2時半に開始する予定でしたが、午後1時半に突然、ゲスト用の座席表が用意されていないことが判明しました。座席にはゲストの名前は書かれていません。そこで、上司は午後 2 時に誰かに座席表の作成を開始するように指示しました。午後 2 時半までに、印刷した座席表を掲示するのに実際にはさらに 1 時間かかることがわかりました。全員を指定された席に案内するためのエチケットが事前に取り決められていませんでした。そこで、舞台裏の責任者として、座席に名前をつけないことを暫定的に決めました。入場後はグループを作り、自由に着席できます。

そのため、イベントはそれ以上の遅延なく通常通り進行しました。結局、ゲストやメディア関係者は基本的に挨拶をしただけで、その後大勢の人が近くの席に着きました。我々の希望通りに全員が自分の名前を見つけて席に着いたとしても、イベントが通常通り開始されるかどうかは保証できません。

2. 2番目のテーブルはスタッフ連絡先テーブルと呼ばれます

ここで特に注意すべき点は、写真家やビデオグラファーが撮影するコンテンツを事前に計画し、写真家が独断で行動して重要なシーンを見逃すことがないように、メディアや配信チャネルに基づいて撮影前のコミュニケーションを行う必要があるということです。同時に、イベントで生放送が行われる場合は、事前にリハーサルをしておくのがベストです。現場にネットワークが存在するかどうか、またネットワークが基準を満たしているかどうかを判断します。監督のコントロール能力の高さはもちろん、コンソールで複数のカメラ位置をスムーズに切り替えられるか、音声がクリアかどうかも重要です。ライブ放送の視聴者と交流するためにホストが事前に手配されているかどうか。

以前、イベントの生放送で司会者がいなくて、視聴者が退屈だと思ってそのまま帰ってしまうという状況がありました。また、会場側が事前にリハーサルができない状況に遭遇し、会場内のコンソールが使いにくくなり、生放送で音が出ないというアクシデントも発生しました。

（元の画像をクリックすると拡大表示されます）

アクティビティを行う際に最も注意すべきことは、全体をコントロールする 2 ～ 3 人の友人がいることです。ゼネラルコントローラーの役割は、管理下にある人々の間で詳細な分業を実行することです。イベントには多くのスタッフが関わります。したがって、全員がお互いの連絡先情報を明確に把握しておくことが不可欠です。こうすることで、現場で余分な時間が無駄になりません。

3. 3番目の表はアクティビティフロー表と呼ばれます

以下はイベント当日のフローチャートの例です。主にイベントの参加者にイベントの進行状況を明確に知らせるために使用されます。さらに、理論的には、イベント前の準備作業用のテーブルも用意されるはずです。アクティビティの準備は、実際には今日の他の表に記載されているさまざまな種類のコンテンツの要約であるため、今日はこれを除外します。活動プロセスを明確に把握することで、スタッフはさまざまなタスクを事前に準備できるようになります。スピーチやパフォーマンスに参加するゲストも、慌てることなく事前に準備することができます。

特に大規模なイベントの場合、ミスを避ける最善の方法は事前にリハーサルを行うことです。プレビューとリハーサルを行った後でのみ、正式な活動において可能な限りミスを回避することができます。例えば、仮設小道具が十分に準備されていなかったり、スピーチの途中でスピーチの内容を調整する必要があることに気付いたりします。例えば、授賞式では、ステージに上がって賞を受け取る人とプレゼンターの間の調整を事前に考えていなかったため、プレゼンターが誰が賞を受け取るのか見つけられなかったことが分かりました。例えば、警備員があまりにも良心的すぎるために、有名人がファンのために警備員と口論になったというニュースは数え切れないほど見てきました。

オフラインでの活動の準備が不十分だと、常に終わりのないトラブルが発生します。マーフィーの法則にあるように、何かについて心配すればするほど、それが起こる可能性が高くなります。

（元の画像をクリックすると拡大表示されます）

4. 4番目のテーブルは招待客のテーブルと呼ばれます

招待客にとって、最も重要なことは、イベントがスムーズに進んでいると感じてもらうことです。一部のイベントでは、ゲストが最初から到着する必要はなく、いくつかの特別なリンクと時間ポイントを準備するだけで済みます。そうしないと、最も重要なゲストが最も長く待たされることになります。そうなると、その経験はひどいものになるはずです。

招待のプロセスでは、交通手段や駐車場の計画などの詳細にも配慮する必要があります。イベントが遅れないようにするために、万が一に備えて数名のゲストの緊急連絡先を伺っておくのが最善です。

（元の画像をクリックすると拡大表示されます）

5. 5番目の表は一連の表です - 活動コミュニケーションリズム表

イベント前、イベント中、イベント後の3段階で適切なコミュニケーション計画を立てる必要があります

早期

（元の画像をクリックすると拡大表示されます）

中期

（元の画像をクリックすると拡大表示されます）

後で

（元の画像をクリックすると拡大表示されます）

6. 6番目の表は活動効果統計表です

上で述べたように、私たちが最も重視しているのはアクティビティ効果です。特定の期間内に、さまざまなチャネルがどれだけの閲覧数、トラフィック、コンバージョン リードをもたらすでしょうか?同じ次元に沿って複数回観察した後、そのデータを使用して、アクティビティが開始されるとすぐにその有効性を追跡できます。もちろん、最終的な目標は、より効率的で価値のあるチャネルを見つけ、それを深く掘り下げ続けることです。

（元の画像をクリックすると拡大表示されます）

このフォームがお役に立てば幸いです。

この記事は著者@王伟晨（Qinggua Media）によって編集され、公開されました。転載の際は著者情報と出典を明記してください。

製品プロモーションサービス：APPプロモーションサービス、情報フロー広告、広告プラットフォーム