完璧なイベントを計画し、宣伝するにはどうすればよいでしょうか?

イベントを企画する人、あるいは企画者を選びたい人は、どうすれば良いイベントができるかを考えると思います。よく計画されたイベント計画は、イベントの成功の基盤となるだけでなく、将来の作業の概要にもなります。

今日は広報活動を例に、イベントをうまく企画する方法についてお話しします！

イベントを準備する際には、イベントの予備的な状況を把握した上で、リソースを統合する必要があります。

イベント開催を提案するのがあなた自身であっても、クライアントであっても、事前にイベントに関する何らかのアイデアがあるはずです。したがって、リソースを統合する前に、アクティビティのニーズを理解する必要があります。

ここでのリソースの統合は、予備データの収集、整理、分析として理解できます。

これには、対象グループのリソース (活動の範囲)、外部リソース (活動の幅)、内部リソース (活動実行者の人的、財務的、物的、実行力、求心力)、競合相手のリソースの 4 つのセクションを含める必要があります。

2. セールスポイントを洗練させる

情報を統合するプロセスは、セールスポイントを洗練させるプロセスでもあり、前向きな推論、逆の思考、関連付けなどの方法を通じて洗練されます。

ターゲット グループが何を懸念しているか、何がターゲット グループに影響を与えているか、そして何がターゲット グループの購買決定に影響を与えているか。

イベント準備プロセスと同様に、イベントのテーマ、イベントのハイライトは何か、イベントに参加することでターゲット層が何を得ることができるかなど、プロジェクトの位置付けの前にセールスポイントを洗練し、特にターゲットオーディエンスの行動心理を把握します。

セールスポイントを絞り込むことは、実際にはマーケティングの前段階の準備です。

活動の構想とは、リソースと目的を組み合わせ、活動を一定のレベルにまで高め、そのためのプラットフォームまたはキャリアを選択することです。プラットフォームが異なれば、まったく異なる効果が得られます。

そして、この高さをテーマでどのように反映させるか、具体的な活動プロセスを通じてテーマをどのように提示するか、目標を達成するためにどのように創造性を発揮するかを検討します。

このレベルをサポートまたは強化するために、既存または潜在的なリソースをどのように使用するか、そして一連のフレームワークを通じて、最終的な活動目的がどの程度までさらに洗練されるか、これが活動の構想です。

テーマが決まったら、パズルを解くように、アクティビティ テーマの周りのセクションを探すことができます。フレームワークが決まったら、それを組み立てて、テーマに関連するアクティビティ要素をできるだけ多く探す必要があります。

これらすべてを当てはめることはできませんが、選択して合理的な活動にまとめることができます。ここで、活動のテーマは、その活動に流れる魂であり、あらゆる要素は魂を中心に選択して配置する必要があります。

最初の 2 つの側面を決定した後、次のステップは具体的な活動計画を完成させることです。

活動は一つの計画だけでは解決できません。活動の効果を確実なものにするためには、活動計画を広報計画、実行計画、広報活動計画、リスクや想定外の仕組みなど、さらに細分化する必要があります。

4. 活動の推進

宣伝計画には、事前宣伝、イベント中の宣伝、フォローアップ宣伝を含める必要があります。

早期宣伝の時期はイベントによって異なります。一般的には、イベントの半月前に始まります。同時に、イベント前に予熱することもできます。人々の注目度に応じて、一般的には次の段階を経ます。

予熱によりちょっとした盛り上がりを迎え、その後は広告の刺激により比較的安定した注目度が維持され、イベント初日に注目度は最高点に達した。

したがって、早期の宣伝の日程を適切に調整することは、イベントの効果に大きな影響を与えます。

イベント期間中のプロモーションは、会場内広告スペースの設置、広告手法の組み合わせ、モバイル広告などを通じて行われ、印刷、音声、画像など複数の広告媒体を有機的に組み合わせて、ターゲット層に強い印象を形成させます。ポストプロモーションは、イベント終了後のプロモーション活動を指します。

通常、イベント終了後は継続的な宣伝期間が設けられます。この段階の主な目的は、ブランド ロイヤルティを構築することです。たとえば、いくつかのプロモーション活動の後、ロイヤルティを高め、イベントや製品に関する対象グループからのフィードバックを得るために、顧客訪問が手配されます。

V. 実施計画

イベント前の準備、イベント中の現場統制、イベント後の手配などが含まれます。通常、イベントの規模がそれほど大きくない場合は、広報計画やイベント中の実行計画もこの計画に組み込まれます。

イベント実行計画を立てる際には、イベントの流れに加え、会場内の人の流れの方向も考慮する必要があります。

例えば、展示会の制作過程においては、一部のブースが混雑し、他のブースは人がまばらであるといった問題が生じないよう、イベント会場での人の流れを合理的に分散させながら、動線に沿ってできるだけ多くのブースを訪問できるよう合理的な動線を設計する必要があります。

実施計画において最も重要なのは、分業とメンバーの割り当てです。プロジェクトごとに準備チームを編成し、担当者を任命し、細かな分業を行う必要があります。

実施計画を立てる際には、作成者は活動全体を頭の中で何度もシミュレーションし、すべての詳細を考慮し、各段階の時間を順番に調整し、秩序正しく行う必要があります。

実際、実施計画には、物質的作業と人的資源作業という 2 つの側面の作業が含まれます。

人とモノが有機的に結びつくと、この実行計画は成功したと言えるでしょう。

6. スポンサーシッププログラム

スポンサーは通常、イベントの 2 つの側面に特別な注意を払います。

1. スポンサーとしてどれくらいのお金が必要ですか?

2. 代わりに何が得られるか。

したがって、スポンサーシップ計画を立てる際には、この 2 つの点に重点を置くことができます。

たとえば、イベントの命名権、イベントのプロモーション中にスポンサーに提供される広告（ハード広告とソフト広告）の量、スポンサーを使用する権利などです。スポンサーに与えられる権利が大きいほど、得られるスポンサーシップの量も多くなります。

このプロセスでは、与えられた権利と利益が実現できるかどうかを検討する必要があります。

イベントの開催中には、さまざまな状況が発生する可能性があり、これらの事故は大規模なものから小規模なものまでさまざまです。時には、非常に小さな事故がイベントに壊滅的な影響を及ぼすこともあります。

したがって、アクティビティリスク緊急時対応計画を作成する際に考慮すべき事項が多いほど、アクティビティのリスクは低くなり、成功の可能性が高まります。

起こり得る事故の中には、一般的に天候の変化があり、屋外での活動に影響を与えるため、天候が変わったときに早期に予防するための適切なメカニズムが必要です。

現場で怪我をした場合、どのように対処すればよいでしょうか?

大規模な屋外イベントで最もタブーなことは、現場での混乱です。混乱が発生すると、イベント全体の効果に影響するだけでなく、人が負傷した場合、会社と主催者に重大な悪影響をもたらします。

したがって、現場での管理を強化し、このような事故を回避する方法をリスクおよび事故管理計画で考慮する必要があります。小さな事故でも観客にパニックを引き起こし、現場の混乱につながる可能性が非常に高くなります。

著者: 計画力向上