カンファレンスイベント企画の3つのタイプ、プロセス、ポイント

会議には、年次総会、表彰式、シンポジウム、報告会、懇親会、交流会、セミナーなど、さまざまな種類があります。会議ごとに目的や焦点が異なり、的を絞ったプログラム計画も必要です。今日は、最も一般的な 3 種類の会議についてお話します。会議をどのように計画すればよいでしょうか?プロセスと重要なポイントは何ですか?

1. 年次総会

毎年末には各社で年末総括会議を開催し、過去1年間の会社の業績を振り返り、既存の問題を整理し、会社の将来を展望します。年次総会は本質的には企業の内部的な自己分析会議であり、ある程度のプライバシーと閉鎖性を持っています。しかし、年次総会自体のトピック属性により、年次総会の「広報」効果は徐々に形になり始めています。どの会社の年次総会が優れているか、どの会社が有名人を招待して公演を行ったか、どの会社が年次総会で従業員にxx賞を与えたかなど、すべてゴシップの形で業界内外に広まり、会社のイメージ出力に影響を与えます。

ディナーがあるため、年次総会は午後または夕方に予定され、会場はホテルの宴会場に選ばれます。プロのホストを雇うか、社内の有能な人員を選ぶことができます。年次総会のプログラムも同様です。各部門は1〜2つのプログラムを発表でき、パフォーマンスゲストを招待することもできます。準備段階では、抽選会の景品、ゲーム用小道具、座席カード、装飾品、抽選箱、横断幕、証明書、花などの資材を購入する必要があります。さらに、資料の記録や宣伝を容易にするために、現場での撮影やビデオ録画を行う関係者を配置する必要があります。そして、活動時間を事前に各部署に通知し、時間通りに出席するよう求めます。

プロセスの流れとしては、通常、主催者が会議を開き、年末総括会議の正式な開始をアナウンスします。次に、各部門およびプロジェクトの責任者がステージに上がり、年間業績報告を行い、各部門の業績とプロジェクトの進捗状況をまとめます。次に、ゼネラルマネージャーが会議に出席し、会社の年間業績を総括し、新年の目標と計画を提案します。次に、主催者は、リーダーがステージに上がり、優秀な従業員に賞を授与し、名誉証明書とボーナスを授与し、集合写真を撮ることを発表します。その後、優秀な従業員の代表者が受賞スピーチを行います。

次に、年次総会のパフォーマンスセッションが正式に始まります。各プログラムのグループが順番にステージに上がり、パフォーマンスを行います。司会者がプログラムを紹介し、観客の雰囲気を盛り上げます。最後に、プログラムのパフォーマンスに投票が行われ、投票数が最も多いプログラムがステージに上がり、賞品を受け取ります。パフォーマンスセッション中に、いくつかのチームゲームも散りばめられ、従業員をステージに招待して、スツールつかみ、箸ラッキーボールなどのグループゲーム競技に参加させ、現場の雰囲気を盛り上げます。最後に、会長の総括スピーチの後、夕食会が正式に始まり、全員がグラスを掲げて会社のより豊かな新年を祈りました。夕食の間、部門のリーダーと従業員は絆を深めるために互いに乾杯しました。最後に、ディナーは終了し、主催者は全従業員をステージに招いて集合写真を撮り、年次総会は正式に終了しました。

一般的に、年次総会の議題は比較的決まっており、話題を生み、広めることができるのは主に抽選会、表彰式、夜の公演です。結局のところ、従業員に寛大な企業は誰もが羨むものです。従業員の福利厚生に力を惜しまない企業は、当然業界で話題になり、年次総会は自己アピールの絶好の場となります。しかし、年次総会では対外的な広報活動に加え、内部的な広報活動にも重点が置かれます。では、限られた予算で年次総会を成功させるには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

まず、各部門のデータや事例を動員して要約し、形容詞を少なくし、「何度も」や「動詞」を多く使います。こうして「実用的な」年次総会になります。したがって、年次総会には要約とランキングがあり、市場環境や競合他社などの外部要因も考慮に入れ、社内の従業員が成果と欠点を発見できるようにする必要があります。第二に、年次総会では、常に賞賛と是正に同等の重点を置いています。問題の発見と是正だけでなく、優れた部門や個人を十分に評価することも重要です。このようにしてのみ、従業員の熱意を十分に引き出し、会社への帰属意識を強化することができます。第三に、要約と展望の両方に同等の重要性を与える必要があります。一般的に、年次総会の内容は、総括と展望が30％/70％の割合です。新しい市場の変化を認識し、従業員が新しい年に能力を継続的に向上させ、大きな成果を達成するように奨励する必要があります。

2. 業界交流フォーラム

業界の影響力を形成するために、一部の企業やプラットフォームが主導して業界フォーラムを開催し、業界の著名人を招いて業界の状況を分析し、業界の動向やホットスポットを予測し、意見の衝突を形成し、共通の認識を固め、業界交流を促進します。主催者もフォーラム活動の開催において徐々に業界の議論力と権威を確立しつつあります。

成功する業界交流フォーラムには、現代的で、的を絞った、実用的な重要性を持つテーマを設定し、その中心となるテーマを中心に価値ある議論を行う必要があります。業界フォーラムが成功すれば、人々に考える道筋を提供し、独創的で素晴らしいアイデアを提案することができます。そのため、フォーラムに招待するゲストは非常に重要です。業界で長い歴史を積み、一定の業界評判と権威を持ち、洞察力に富んだ深い発言ができる有名人、専門家、学者などを見つける必要があります。司会者が業界の内部関係者でもあり、幅広い知識を持ち、状況をコントロールし、聴衆と共鳴して対話し、話題をうまく導くことができるのがベストです。ゲストに加えて、イベントを記録し、宣伝のための関連レポートを公開するために、いくつかのメディアを招待することもできます。

イベント準備段階では、会場レイアウト用の資材の購入、フォーラム会場のスクリーニング、イベント参加者数の見積もり、適切な会場の選択、対応する資材の配置、円卓、演壇、バナー、オーディオ機器、LEDプロジェクター、演壇、座席などの配置が必要です。現場での録画や写真やビデオなどの宣伝を容易にするために、現場での視覚効果が良好になるように常に調整する必要があります。

相応の招待状を発行するには、招待状の内容は簡潔かつ明確で、誠実な言葉で書かれ、時間、場所、仕様、テーマ、ゲスト、招待の言葉などが記載されていなければなりません。招待状は事前に送付する必要があり、相手がフォーラムのスピーチを準備するのに十分な時間を確保できるようにコミュニケーションをとる必要があります。主催者によっては、デリケートな話題、話題から外れた議論、ソフトな宣伝を避けるため、ゲストにスピーチを事前に送って確認してもらうように要求する場合もあることに留意してください。

議題設定に関しては、ゲストがさまざまなトピックについて話すことに加えて、対立と参加の感覚を生み出すために討論のトピックを設定することもできます。フォーラムの全体的なプロセスは、サインイン、開会式、基調講演、特別セミナー、集合写真、閉会式、夕食会（オプション）など、比較的シンプルです。フォーラムでは、テキスト、音声、画像、ビデオなどの形式を含む会議記録を適切に保存する必要があります。

3. 社内セミナー

一般的に、社内セミナーでは、企業文化の構築、プロジェクトの創造性、重要な決定の議論など、より直接的なテーマが取り上げられることが多く、会議の全体的なプロセスは複雑ではないため、計画は比較的簡単になります。やはり参加意識を重視し、表面的な作業ではなく、全員の発言を導き、全員のアイデアに応え、真摯な姿勢で向き合い、組織化し、そして確実に実行に移す。この形式のシンポジウムは好循環を形成するでしょう。

まず、時間、場所、参加者、目的、主催者、担当者などの要素を決定する必要があります。場所は、会社の会議室、ホテルなど他の場所であってもよく、会社のチームビルディングに散在している場合もあります。計画提案では予算と時間の調整をしっかりと計画する必要があります。予算には、往復の交通費、娯楽やレジャー活動、会場費、食事、その他の費用が大まかに含まれる必要があります。時間配分は合理的かつゆったりとしたものである必要があります。集合、出発、ちょっとしたゲーム、セミナー、食事、レジャー活動、帰着など、各リンクの時間をうまく管理する必要があります。

会議のテーマと目的は、会社の日常的な管理業務で発生する問題についてコミュニケーションを取り、会社の業務効率を向上させること、またはチームが会社の戦略目標と計画を明確にし、それに基づいて個人と部門の具体的な計画を立てること、従業員のオーナーシップ意識を強調し、主体的なイニシアチブを発揮し、会社にさらなる利益をもたらすための創造的なアイデアを提供することなどです。つまり、会議の目的は、会社の発展と従業員の進歩を中心に据える必要があります。

会議の進行は、通常、主催者が開会の辞を述べ、会議の目的と準備について説明し、次に責任者が話し、その後主催者が関連するトピックを提示し、各メンバーに議論して考えを表明するよう促します。記録担当者は全員の意見をテキストと音声で記録し、写真家は写真とビデオで会議を記録します。いくつかのトピックが終了した後、主催者はシンポジウムのテーマと観点を要約します。全員が写真を撮った後、シンポジウムの終了が発表されます。

注意すべき点がいくつかあります。 1 つ目は、シンポジウムに参加するすべてのメンバーが時間を厳守し、指示に従い、遅れないようにすることです。そうしないと、チームに多大な不便が生じます。第二に、シンポジウム中は所持品を安全に保管し、ご自身の安全にご注意ください。第三に、一時的な緊急事態によって生じた変更は、すべての個人に完全に通知されなければなりません。第三に、社外シンポジウムの際には、各メンバーが会社の全体的なイメージに配慮し、良い服装とマナーを維持し、良いチームの雰囲気と企業イメージを作り出す必要があります。

著者: テナント 404

出典: PRホーム