周年記念イベント企画

人の成長には誕生日のお祝いの祝福が必要ですが、企業の成長も記念日のお祝いの形で目撃される必要があります。

社内的には、従業員の貢献を認識し、士気を高め、成果を祝うための優れた方法です。社外的には、会社のイメージや開発成果を披露し、知名度を高める絶好の機会です。したがって、企業にとって、周年記念式典を成功させることは特に重要です。

もちろん、周年記念式典は全社員を招待して食事会や抽選会を行うだけではありません。周年記念式典の隠れた特質は、やはり対外広報にあります。周年記念式典では、会社の良い雰囲気、団結力、強い実力、友好的な会社が多いこと、業績が上昇していることなどのプラス要素を示し、社内外の双方に順風満帆で状況が良いというシグナルを感じさせ、連絡の維持、協力の誘致、追加投資などの第三者のビジネス行動を引き起こし、会社の将来の発展に向けた強固な基礎を築きます。

この良いシグナルを伝えるために、私たちは、記念式典の全体的な雰囲気、イベントの効果、レイアウトと華やかさ、リーダーとゲストの出席、スピーチ、ライブプログラムなどの面で最善を尽くすよう努めなければなりません。

では、成功する記念イベントをどのように計画すればよいのでしょうか?

イベント概要

1. 背景紹介 + 開発目標

周年記念は、会社の誕生日を祝うだけでなく、会社の発展の歴史を振り返り、会社の将来を展望するためのものです。したがって、総括に基づいて、過去と現在の状況を整理し、ビジネス、人材、管理、協力などの側面を含む新しい発展目標を提案する必要があります。

2. 時間

記念日のお祝いの時期は、実際の創立日に厳密に基づく必要はありません。前後のどの時期でもかまいませんが、ゲストを招待しやすくし、より広い影響を与えるために、休日や業界の重要な節目を避けることを忘れないでください。

3. 会場

記念日のお祝いの会場は慎重に選ぶ必要があります。一般的に、会社の周年記念の会場は会社自体とホテルだけです。これはイベントの規模によって異なります。会社独自の会場で十分であり、イベントの要件を満たしている場合は、会社内で開催し、対応する会場を建設することができます。

しかし、会場が適切でない場合、またはより良い結果を望む場合は、外部のホテルを選択したり、他の会場を借りたりすることもできます。

会場を選択する際には、次の要素を考慮してください。

1) 交通の利便性

2) サポート施設

3) 敷地内に十分な駐車スペースがあるかどうか

4) 会場に収容できる人数。

世界中からのゲストの便宜を図るために、会場として交通の便が良いホテルを選ぶのが最適です。

記念日のお祝いの初めに、遠くから来たゲストがホテルからそれほど遠くない幹線道路で立ち往生していたり​​、ホテルを見つけるために何度も遠回りしなければならなかったりしたと想像してみてください。そうなると、記念日のお祝いに対するゲストの印象は大幅に低下するでしょう。

記念日のお祝いを開催する前に、ゲストと主催者の人数を大まかに見積もって、ホテルに総人数を収容できる十分な活動スペースがあるかどうかを確認する必要があります。スペースが大きすぎると寂しい印象になり、スペースが小さすぎると混雑した印象になります。

また、大型スクリーン、音響設備、ステージ、照明など、ホテルの付帯設備も適切に設置されているか確認する必要があります。破損や不適切なものがある場合は、事前に交換や代替品の手配をする必要があります。

周年記念パーティーには外部ゲストが多数来場するため、駐車スペースが不足する場合があります。その場合は、十分な駐車スペースのあるホテルを選択するか、イベント当日にゲストの到着をスムーズにするために、ホテルのオーナーと交渉して駐車スペースを十分に空けてもらう必要があります。

4. ゲスト

ゲストの招待は事前に確認する必要があります。まずはゲストリストと候補者リストを決定し、一人ずつ連絡を取ります。時間や場所を必ず伝え、ステージでスピーチをするゲストにも事前に連絡を入れます。

より良い企業イメージを伝えるために、政府のリーダー、業界の大物、業界の著名人、KOL、さらにはスターやインターネットの有名人を招待して、会社の宣伝をしてもらうこともできます。

すべてのゲストは適切にコミュニケーションを取り、航空券、食事、宿泊などの問題を手配する必要があります。さらに、企業によっては、周年記念式典を開催する際に、従業員、チャネルディーラー、販売代理店、パートナーなどを対象とした社内向けの式典と、メディアや一般の人々を対象とした社外向けの式の 2 つの式典イベントを企画するところもあります。この場合、招待客を区別して連絡を取ることも必要です。

イベント企画

完全な周年記念式典には、記者会見、チェックインと入場、ハイライトの振り返り、今後の展望、表彰式、文化パフォーマンス、祝賀ディナーなどのプロセスが含まれます。さまざまなプロセスが適切に連携され、期間が管理され、活動が秩序正しく実行される必要があります。

記念イベントの前に記念記者会見を開催し、関連メディアを招待することもできます。会長、総経理、その他の上級役員がメディアのインタビューに応じ、メディアの質問に答え、プレスリリースを発行してイベントを盛り上げます。

サインして会場に入ることは、記念日のお祝いの本当の始まりです。受付スタッフは、レッドカーペットを歩いたり、背景の壁にサインしたりするなど、案内やサービスを提供できるように手配する必要があります。会社の上級管理職は、重要なゲストを出迎え、歓迎する必要があります。写真家は、資料のアーカイブ化と会社の宣伝を容易にするために、写真を撮る責任があります。

来賓が会場に入ると、まず会社のプロモーションビデオが上映され、その後イベントが定刻通りに始まりました。司会者がステージに上がり、イベントのオープニングを飾り、来賓を厳粛に紹介しました。また、主要なリーダーや来賓を招いてステージ上でスピーチを行い、関連するPPTやその他の資料を上映して、会社のこれまでの輝かしい業績を紹介し、次の壮大な目標を思い描きました。

歌やダンス、マジック、砂絵、抽選会、クロストークなどのウォームアッププログラムをさまざまなリンクに適切に散りばめたり、企業の製品を取り入れたプログラムを使用することもできます。パフォーマンスはプロのチームに委託することも、社内の従業員が脚本と演出を書いてステージで上演することもできます。

次に、記念表彰式を開催し、優秀従業員、トップ 10 従業員、先進事業部門、特別貢献賞などの受賞者を発表します。その後、従業員の代表を招いて受賞スピーチをしてもらい、会社の成長を目の当たりにしたことをすべてのゲストと共有します。

いよいよディナータイムです。受付スタッフの誘導で参加者全員が会場に入り、会長をはじめとする役員が乾杯の挨拶をし、ディナーの開始を告げます。乾杯の挨拶の合間にゲームや抽選会を挟むと、雰囲気が最高潮に盛り上がります。

記念日のお祝い全体を通して、より良い結果を生み出すために、以下の詳細に注意する必要があります。

1. 1) 周年記念行事には明確なテーマを設定し、そのテーマに沿ってテーマスローガンを作成し、そのテーマに沿って行事を進め、それをイベントプロモーションの焦点とする必要があります。
2. 2) 司会者には、地元の有名な司会者を雇うか、放送・司会部門のインターン生を雇って司会をしてもらうこともできます。プロの司会者は状況をより良くコントロールし、各プロセスをより良く把握し、現場の雰囲気を調整することができます。
3. 3) ゲストを招待する際、H5 招待状の形式で発行で​​きます。招待状には、イベントのテーマ、現場での手順、出席ゲスト、ホテルのルート、駐車場の情報まで含めることができ、クールで情熱的な音楽で引き立てて高級感を演出できます。
4. 4) 十分な予算があり、究極の効果を望む場合は、3D ホログラフィック プロジェクション ステージが適しています。
5. 5) 現場のレイアウトの細部にこだわることで、実際に多くのポイントを追加できます。たとえば、ペットボトルの水をガラス瓶に変更したり、昔ながらの安っぽい花を小さなシンプルな花に変更したり、従来の販促資料を環境に優しいパッケージに置き換えたり、レイアウトを設計する美観に優れた会社を見つけたりなどです。
6. 6) 現場のエチケットスタッフは、統一された服装を着用し、古くて安っぽいチャイナドレスは避け、一目でスタッフだとわかる高級な服装を着用する必要があります。また、専門的な資質を持ち、言葉遣いに一貫性があり、ゲストの問題解決を支援できる必要があります。トイレや出口がどこにあるのか分からないのに、マスコミが来るまで待たないでください。そうしないと、全体的な印象があまり良くありません。
7. 7) 活動プロセスの時間管理を適切に設定する必要があります。周年記念式典は業界交流会ではありません。各リーダーへのスピーチは長すぎてはいけません。長すぎるとリーダーはスピーチを読むのに抵抗を感じ、ゲストは聞くのを我慢できなくなります。スピーチは 3 ～ 15 分以内に収めてください。同時に、各プロセスの所要時間を概算し、全体の所要時間を管理してください。3 時間を超えないようにしてください (夕食は除く)。

イベント管理

アクティビティ管理には、材料の生産と調達、プロセスの改良と確認、イベント後の要約が含まれます。

素材には、祝賀ステージの背景、祝賀プロモーションビデオ、サインイン用の背景、アーチ、気球、カラフルな旗、看板、バナー、ポスター、記念日ハンドバッグ、祝賀 T シャツ、パンフレット、招待状、ゲストギフト、抽選ギフト、会場の花、テーブルと椅子、ロールアップバナー、ディスプレイスタンド、プレスリリース、メディアパッケージ素材などが含まれます。

現場での精査・確認とは、各リンクのプロセスに漏れがないか、具体的な事項に人員をどのように割り当てるかなどを繰り返し考えることです。例えば、チェックイン、ゲスト、俳優、エチケット、司会者、照明技師、カメラマン、ビデオグラファー、会場、ディナーなど、各パートの手順を確認し、現場での実施に間違いがないように調整する専任者が必要です。例えば、俳優のエチケット管理の分野では、公演、事前リハーサル、公演手順の配布、バンドの人員管理、エチケット担当者のトレーニング、制服の服装などを担当する人を見つける必要があります。

イベント後のまとめでは、テキスト、画像、音声、ビデオなどの資料を整理してアーカイブし、活動資料の消費と集計をきちんと行う必要があります。活動全体の要約レポートを作成し、ハイライトと欠点を分析し、最後にマルチメディアレビューCDを作成する必要があります。

緊急時対応計画

プロの企画会社では、「実行内容の確認」という言葉が何度も出てきます。記者会見自体が非常に複雑で、細かい部分も多く、その中の1つでも問題があれば、記者会見そのものに支障が出る可能性があるからです。そのため、漏れを防ぐために、イベント前とイベント中に常に問題を発見し、予防し、確認する必要があります。

祝賀会の前には、現地視察を実施し、会場との調整と連絡を担当する専任者を手配して、会場の規模、非常用電源、イベント設備、非常階段など、会場の状況を詳細に把握する必要があります。同時に、当日の気象状況に注意を払い、特別な状況に備えた代替案を準備し、緊急チームを設置する必要があります。

祝賀会中および祝賀会後には、所持品や個人的な備品の保管、および重要な資料の点検のための措置を講じる必要があります。たとえば、現場の機器 (ラップトップを含む) は、正常に動作していることを確認するために、祝賀会の前後に複数回点検する必要があります。特にイベント ファイルについては、事故が発生した場合にタイムリーに対応できるように、ラップトップのバックアップを 2 つ用意する必要があります。

また、電気の使用状況の問題もあります。電気を正常に使用するために、自分で通電テストを行う必要があります。そうしないと、現場で途中でブレーカーが落ちてしまったら困ります。また、現場に非常用電源はありますか？例えば、そのエリアで突然停電が発生した場合でも、継続的な電力供給を保証できますか？たとえば、少なくとも 2 本の PPT ページめくりペンを用意し、プリンターを現場に移動する必要があります。

チーム構成

周年記念行事全体の準備には、会議チーム、受付チーム、パフォーマンスチーム、広報チーム、エチケットチーム、物流チーム、セキュリティチーム、財務チームなど、各部門のチームリーダーとメンバーの選抜、および対応するチームの設立が必要です。同時に、各メンバーは対応するコミュニケーションとトレーニングを実施し、各グループ、さらには個人の責任分担を明確にし、チームの実行とコラボレーションを確保して、周年記念行事の完璧な展開の基盤を提供する必要があります。

完璧な企業記念イベントを企画するのは簡単ではありません。多くの場合、企業全体のシームレスな連携の結果です。優れた計画に加えて、正確な実行が不可欠です。この方法によってのみ、優れた計画を確実に成功裏に実行し、優れたコミュニケーション効果を生み出し、企業の良いイメージを人々の心に深く根付かせることができます。

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出典: PRホーム