イベント企画の運用手順は世界共通！

序文：

このテンプレートは、私が長年のアクティビティ運営の経験に基づいて開発した、比較的一般的なアクティビティテンプレートです。運営パートナーがアクティビティ計画のアイデアを明確にし、アクティビティ計画プランを迅速に完成させるのに役立ちます。

このテンプレートは一定の適用範囲があり、独自の経験によって制限されており、完全に表現することはできません。実際の状況に照らして参照してください。

目的はテンプレートに従って書くことではなく、活動に関連するアイデアを素早く整理することです。

アクティビティ計画プロセスは、さまざまな時間段階に応じて次の部分に分かれています。

【イベント企画段階】目標を明確にし、テーマ、イベント内容、プロモーションプラン、費用予算を決定し、プログラム書類を作成します。

【活動実行フェーズ】計画の精緻化、活動承認、プロジェクト設定、開発スケジュールのフォローアップ（開発を含む）、オンライン受け入れ、全面的な推進とフォローアップ、あらゆる面での調整と協力、および精緻なユーザー階層化

【活動振り返りフェーズ】目標達成、開始から終了までに遭遇した問題点、継続して推進する価値のあること、再発防止すべきこと、改善すべきこと、その他問題点（人・物含む）

【I】活動計画段階

この段階では、主に活動目標を明確にし、活動のプロトタイプを作成し、活動に必要なリソースの概要を把握してから計画を立てます。この段階では、決定に影響を与える問題をよく検討してから、その後の詳細な実行を開始して、やり直しや作業の無駄を避けてください。

1. 目標を明確にする（この活動を計画する必要性や実現可能性を判断する）

この活動の目的は何ですか?

まず、このイベントを企画した目的は何でしょうか？ブランド？新規顧客を引き付けますか?活力を促進しますか?マーケティング変換？一般的に言えば、活動は全体的または部分的な目標の達成を支援する手段です。たとえば、今四半期に 3,000 万ドルの売上を達成する必要がある場合、この大きな目標に合わせて計画されるイベントの目標は非常に明確です。つまり、売上のコンバージョン率を向上させることです。

活動の期待: 活動を通じてどのような効果を達成したいと期待していますか?

活動を行う前に、経験的な推定または正確な推論（ここでは詳細には触れません）を通じて、妥当な予想を立てておく必要があります。予想がなければ、コストを見積もることは不可能です。

その活動を行う必要はありますか？

まず目標を明確にし、何をしたいのかを考え、それをどのように行うかを決めます。実際には、逆転現象は起こりやすいです。例えば、バレンタインデーが近づいているので、抽選会を開催してみてはいかがでしょうか...

覚えておいてください。私たちはただ活動を行うためだけに活動するのではなく、それが目標を達成するための最善の手段であるからです。活動目標が明確になれば、その後の対象グループ、流通チャネル、予算を明確に計画することができます。

それは達成できるでしょうか？

活動の目的と必要性を決定した後は、実現可能性を検討する必要があります。言い換えれば、それを実行したいが、現在の状況とリソースでそれを完了できるかどうかです。

例えば：

デザイナーからのUGC投稿数を増やすために、第3四半期にデザイナーコンペを企画する予定です。これには、マーケティング、トレーニング、製品技術など、複数の部門間の連携が必要であり、一定の予算投資が必要です。しかし、マーケティング部門は下半期に全国ツアーを実施する必要がありますが、市場の人材サポートがなく、開発中の他のNo.0プロジェクトがあるため、開発サポートの可能性はありません。同時に、会社レベルでの収益の増加と支出の削減を考慮すると、このような活動の予算は大きすぎるため、この段階では考慮されていません。したがって、この段階では、この活動は実行可能ではなく、できるだけ早くより適切な代替案を見つける必要があります。

活動は持続可能かつ再利用可能でしょうか?

イベントを開催するとなると、多かれ少なかれ人的資源や開発資源を費やします。それが一度きりのイベントだとしたら、それはむしろ残念なことです。しかし、長期的な目的で一気に行う場合は、一度に多くの投資をしなくてはならないことが多く、効果が不明瞭な前提で行うとリスクが極めて高くなります。ではどうすればいいでしょうか？

市場で実証された製品機能が業務にもたらす効果は、モンスターを倒すときに装備をアップグレードするのと似ています。

活動は実際には新製品の予備的な試行と検証であり、計画段階では将来を見据える必要があります。検証活動が効果的である場合、その活動を再利用したり、継続的な活動にしたりすることはできますか?検証なので、まずは製品開発に関わる部分を簡単にやっていただけますか？そうしないと、開発に多くの人材が無駄になってしまいますし、検証結果が理想的でなかったら、運用部門でなければ誰が責められるのでしょうか?したがって、リスクポイントを減らすために、活動の形態を計画する前に明確に考える必要があります。

この目標に影響を与える要因と現在の状況を完全に理解することによってのみ、対応する活動を計画し、予算を立て、信頼できる期待を持ち、その後の分析とレビューを容易にすることができます。

2. テーマを決める

テーマが優れているかどうかが、イベントの成功の半分です。テーマは、イベントの内容、ユーザーがどのように参加できるか、どのようなメリットが得られるかが一目でわかるように、魅力的でなければなりません。核となる部分はシンプルでわかりやすいものでなければなりません。例えば、注文時に即座に 30 元の割引、2 つ目の商品は半額、iPhone X を無料でプレゼントなど... 曖昧で大げさなものは避けてください。

共通のテーマのアイデアは多数あります。たとえば、以前のテーマの継続、業界で成功し人気のあるイベントへの言及、ソーシャルホットスポットの有機的な組み合わせ、目標指向による大胆な革新、間違いを繰り返さないように以前のイベントを振り返ることなどです...

競合他社を参考にするのも一つの方法ですが、競合他社の本質を掘り起こし、アイデアを学び、必要な拡張を行う必要があります。そうしないと、他の人はあなたを一目見て、たった 2 つの言葉で評価するでしょう。それは「盗作」です。

3. 活動内容

テーマを決めたら、次はアクティビティをどのように行うかを決めます。少なくともいくつかの要素を含める必要があります: 時間 / オブジェクト / 簡単な説明 / プロセス / ルールの説明

アクティビティ時間は通常、xx 時間-xx 時間という間隔形式で表されます。厳密な時間管理が行われており、分や秒まで正確でなければなりません。たとえば、期間限定セールのダブル11イベントなど。

友人の中には、計画の実行やイベントの開始のページに年を書かない人もいます。これは実際には良い習慣ではありません。時間が経つにつれて、将来それを見直すか、イベントを外部に宣伝するかにかかわらず、人々に不明瞭な印象を与え、論争を引き起こす可能性もあります。

アクティビティの対象者は、誰がアクティビティに参加できるか、誰が参加できないかを直接指定します。たとえば、記念イベントはソフトウェアを購入した古いユーザーのみが参加できます。

したがって、どれが要件を満たし、どれが満たさないかを自分で判断できます。そうしないと、新しいユーザーはあなたの製品を購入しても割引を享受できず、紛争の原因になります。

イベントのテーマを簡潔かつ詳細に説明することで、他のリンクの同僚はほんの数文でイベントの内容を理解でき、実装の難易度を評価したり、イベントの全体的な概念を予備的に把握したりするのに役立ちます。

たとえば、注文時に即時 30 元の割引を受けたい場合、すぐに差し引くべきでしょうか、それとも割引クーポンは後で返還されるのでしょうか。無料の iPhone X を抽選するチャンスは、リアルタイムで抽選するべきでしょうか、それとも決まった時間に抽選するべきでしょうか。異なるソリューションを実装する難しさは間違いなく異なります。

活動プロセスをシンプルかつ明確に表現することは、活動の説明を補足する上で不可欠です。

一般的に言えば、タイムラインを参考にして、ウォームアップ段階から、アクティビティの開始、アクティビティ間のプロセス（ゲームプレイによってリズムは異なります）、終了、データのエクスポートなど、すべてのリンクを明確に説明する必要があります。

必要に応じて、フローチャートを使用して明確にする必要があります。

ルールの説明。諺にあるように、ルールがなければ秩序はありません。活動があるところには、ルールがなければなりません。上で述べた時間やオブジェクトは、実際にはルールの一部ですが、説明が必要な「周囲のルール」が多数あることがよくあります。たとえば、イベント中に購入された製品は、イベント終了後 48 時間以内に発送されます。イベント中に購入された製品はカスタマイズされた製品であり、7 日間の理由なし返品ポリシーの対象外です。

知らせ：

1) プロセス中の特別な状況や極端な状況を見逃さないこと。

2) 「常識」を蓄積する。活動が進むにつれて、共通のニーズが数多く生まれます。毎回ニーズを何度も書き出して述べる必要がなく、全員が合意に達して同じことをデフォルトにすることができます。

3) アクティビティの簡単な説明をカスタマーサービスや良好な関係にあるユーザーと共有すると、見逃した内容を見つけるのに役立ちます。

4. プロモーション計画

活動に事前のプロモーション計画がなければ、チーム全体が忙しくなってしまいます。

賢いオペレーターは、事前に表を準備し、計画をリストアップします。

使用する販促資料、標準語、チャネル、ラベル等を含みます。

ユーザーマーケティング戦略 (どのコンテンツを誰に、いつ、どのように、誰にプッシュするか)。

もちろん、最初に概要をリストアップして、計画が審査され承認された後に具体的な内容を改善するという方法もあります。そうしないと、調整があった時点ですべての資料を書き直す必要があり、労力は半分で結果は2倍になる可能性があります。

5. コスト予算

コスト予算は、活動計画全体にかかる費用から算出されます。もちろん、人件費もコストです。承認プロセス中に書き留める必要はありませんが、知っておく必要があります。

一部のアクティビティには具体的なコストの詳細があり、そのデータは事前に提供できます。例えば、イベントの賞品は20,000元、宣伝費は20,000元、印刷物は10,000元かかります。他の費用がなければ、このイベントの予算は2+2+1=50,000元になります。ボーナス等の予算の場合は税込みかどうかもご記入ください。

しかし、一部の活動では、100% の具体的な値を与えることは不可能です。たとえば、1 回の販売で 100 元の賞品をプレゼントする場合、最終的なコストは実際の販売数の 100 倍になります。では、実際にどれくらい売れると予想されますか?これは前述のアクティビティ目標に戻り、通常は目標値に基づいて見積りを行う必要があります。

その他の販促費を考慮すると、過去の類似活動の参考値はありますか？このアクティビティの計算に参考として使用できる経験値はありますか?活動プロセスのステップに応じて参加とコンバージョンを計算し、最終予算を作成して申請します。これは、このイベントの過去の蓄積と理解をテストするのに最適です。データ統計と前後の次元の一貫性に注意を払う必要があります。

6. 解決策文書を作成する

すべてのアイデアが準備できたら、アクティビティプランを出力してレビューすることができます。デモンストレーションと説明を容易にするために、私は PPT 形式で書くことに慣れています。以下は、参照テンプレートとして使用できるシンプルなフレームワークです。

プロジェクトのタイトル、作成者、時間

イベントの背景

活動目的・目標値

活動テーマ

アクティビティの説明（時間/オブジェクト/簡単な説明/プロセス/ルールの説明）

イベントサポート（スタッフ・運営・予算）

その他の問題

注：このテンプレートはほとんどの活動に適用できますが、いくつかの部門が共同で開催するオンラインとオフラインの活動など、特別な活動もある場合があります。各部門には独自の計画がありますが、一部重複しています。このとき、運営パートナーは自分の計画に特別な指示を出し、イベント前、イベント中、イベント後に細心の注意を払い、関連する問題を防ぐ必要があります。

上記の内容を確認した後、関係担当者に提出して、実現可能かどうか、各業務のチームリーダーが必要かどうかを確認し、予備的な需要レビューを実施します。当社の通常の慣行では、需要レビュー会議を開始し、関係者を集めて実行可能であることを確認し、問題がなければ次のステップに進む必要があります。

【II】活動実行フェーズ

担当者は基本的な活動計画を承認した後、活動要件を精緻化し、各リンクの実装をフォローアップしますが、これには何らかのフォームやツールの支援が必要です。

1. 活動計画を練る

1. 活動要件に含まれなければならない内容のリスト

活動計画: 需要が発生したときの活動計画 PPT は、需要レビュー後に調整および修正され、計画が最新のものになるようにします (主にレビュー時間によって大きく左右されるため、プロジェクトが確立された後でも細かい調整が行われる可能性があります)。

アクティビティページ: ページデザインのインタラクティブなドラフト、モジュールテキスト、リンク、特別な指示、アクティビティルールなどの各モジュールの説明

アクティビティフロー: ビジネスプロセス図、判断ロジック、遭遇するさまざまな状況とプロンプトテキスト

その他のテキスト: 検索/共有に関係するページタグ、キーワード、説明など...

他のチームについては分かりませんが、私のチームでは、オペレーションパートナーには基本的な製品設計機能とプロトタイプやフローチャートを作成する能力を習得することが必須条件です。まず、計画した活動をより正確に表現する方法をあなた以上に知っている人はいません。次に、労働効率と全体的な効率を向上させることができます。そして、長期的には運用担当者の製品論理的思考を訓練し、将来の活動を計画しやすくなります。

もちろん、より複雑な製品ロジック、特にバックグラウンドやさまざまな複雑なインターフェース呼び出しが含まれる場合は、既存の製品機能を破壊しないようにするために、主に製品の同僚に完成の支援を依頼する必要があります。

2. 活動推進計画

前述したように、要件が提示される前に構築されたフレームワークは、要件が正しいことが確認された後にさらに改良することができます。

3. 活動の常識、例えば

アクティビティの命名規則。

イベントページのルールは柔軟に設定できます。

マーキーなどのニックネームの処理方法と表示ルール。

異常事態にどう対処するか？代替計画?

アクティビティブラックリスト、異常なユーザーの防止？

他の面で特別なサポートが必要ですか?

…

「常識」を蓄積してください。活動が進むにつれて、多くの共通のニーズが生まれます。誰もが合意に達し、デフォルトでそれらを使用できます。ニーズを毎回何度も書き出して述べる必要はありません。

これはポイント 1 と同じです。製品開発を容易にし、他の友人が全体の状況をよりよく理解できるようにするために、コンテンツをプロトタイプに統合することに慣れています。

2. 活動計画の承認

プロジェクトを立ち上げる前に、活動計画が承認されなければなりません。そうしないと、プロジェクトを大々的に開始しても、どこかのレベルで承認されずに失敗に終わる可能性があります。

承認プロセスは詳細な計画に対して行われます。

通常、各活動には資金が必要ですか?コスト予算の範囲はいくらですか?開発サポートが必要ですか?他部署からのサポートが必要かどうかなど承認レベルは異なりますが、資金を伴う活動は少なくともディレクターレベルの承認が必要です。ここでは詳細には触れません。

3. プロジェクトの承認

計画が承認され次第、プロジェクトの立ち上げに進みます。プロジェクトの確立までのアクションはプロジェクトマネージャーによって組織されます。プロジェクトマネージャーの役割設定は企業によって異なりますが、効率性の原則に基づき、一般的な活動プロジェクトの提案は、一般的にオペレーションパートナーによって行われます。 (時間が経つにつれて、運用パートナーはあなたの多才さに気づくでしょう)。プロジェクトの設立には通常、活動開始前と開始後に関係者に基づいてプロジェクト設立会議を開催することが含まれます。会議の前に、詳細な要件が関係する同僚に電子メールで送信されます。各リンクに第一担当者と第二担当者を配置するのが最善です。