イベント企画に欠かせない8P理論

私たちは皆、企画がコピーライティング企画、イベント企画、マーケティング企画、市場企画、広告企画など、多くの種類に分かれていることを知っています。しかし、これらの異なる企画職種では、実務者に求められるスキルも異なります。

私たちが最もよく知っているイベント企画職を例に挙げてみましょう。イベント計画を作成するとき、通常は PPT 計画の最初の数ページで戦略的な派生アイデアを作成します。戦略的推論によってのみ、活動を合理的に計画し、創造的にパッケージ化し、PPT で提示することができます。そのため、5W2H分析法やマーケティング4P理論など、いくつかのマーケティング理論を習得し理解する必要があります。

同時に、イベントがスムーズに進行し、完全に成功するためには、イベントの背後でいくつかのマーケティング戦略を採用する必要もあります。私はこのマーケティング理論を「イベント企画の 8P 理論」と呼んでいます。これは、プロジェクト、人、(価格)、場所、プロモーション、パートナー、計画、パフォーマンスのことです。

活動主催者が8P理論を深く解釈し、個人的な洞察を通じて要約し、活動（プロジェクト）に適用すると、作業効率が大幅に向上し、作業中のミスが減ります。

1プロジェクト

いわゆるプロジェクトとは、活動を指します。まず、甲はチャネルを通じて当社と連絡を取り、イベント開催の目的（通常は概要）を伝えます。基本的な情報を入手した後、その後のすべての作業はこのプロジェクトを中心に展開されます。引き続き甲に詳細情報を問い合わせる必要がある人は引き続き問い合わせ、社内で作業を分担する必要がある人は合理的に分担します。ブレインストーミングを行う必要がある人は、ブレインストーミング会議を行う必要があります。

最初のブレーンストーミング会議では、当事者 A が十分な情報を提供する場合、次のような活動の基本情報を確認する必要があります。

イベントのテーマは何ですか？

どのようなアクティビティを計画する必要がありますか?

イベントの規模/範囲/サイズはどれくらいですか?

この活動の目的は何ですか?

イベント参加者のプロフィールはどのようなものですか?

…

上記の基本情報が習得されると、プロジェクトが正式に開始され、計画段階に入ったことを意味します。

2人

アクティビティの基本情報を習得したら。私たちは次の段階に入り、社内の同僚やサプライヤーの担当者など、この目標を達成するために必要な人員を集めようとしています。必要に応じて、当事者 A の関連担当者も含める必要があります。

企画部分はグラフィックデザイナー、ステージ演出部分は3Dデザイナー、企画はイベントプランナー、予算見積りはイベント実行者やプロジェクトマネージャーなど、プロジェクトのセクションごとに合理的な分業が可能です。プロジェクトの担当責任者はプロジェクトマネージャーです。

サードパーティのリソースが関与する場合は、適切なサプライヤーを見つけ、最初のコミュニケーションのための連絡先を確立するために、会社のリソースを動員する必要があります。

このとき、ソーシャル ツールを使用して、プロジェクトの初期段階でオンライン コミュニケーション グループを確立し、プロジェクトの正常な進行を確保することもできます。これは、内部コミュニケーション グループ、当事者 A コミュニケーション グループ、およびサプライヤー コミュニケーション グループに分けることができます。

すべての担当者が段階的に作業し、確立された計画に従って成果を出すと、プロジェクトはすぐに次の段階に進みます。

3価格

ここでの価格とは、A 社に提示された全体の予算見積を指します。一般的に、A 社が予算を明確に伝えてくれれば、その予算に基づいて見積りを作成すれば済みます。もう 1 つの状況は、制御不能な予算見積りです。A 社は予算を明確に伝えてくれず、計画に基づいて見積りを作成し、A 社のリーダーに承認を求める必要があります。

どちらの方法を用いたとしても、見積書の内容に基づいて甲が交渉してくる可能性が高く、命がけに交渉してくる可能性もあります。このような状況をできるだけ避けるためには、見積りの際に各項目の原価を把握し、見積りを市場における妥当な範囲内に抑える必要があります。

たとえば、トラス、テーブル、椅子、ベンチ、レンタルステージ、看板など、一般的な従来の材料を使用することができ、クライアントは通常、これらのおおよその価格を知っています。コストに応じて、適度に少しだけ追加してください。ホログラフィック プロジェクション、舞台芸術リソース、ハイテク機器の操作などの希少な素材については、当事者 A がそのようなリソースについてまったく知らず、接触したこともないため、より高い価格を提示できます。

予算見積についてよく知らない場合、または見積の基本的なスキルを持っていない場合は、この記事をクリックして、合理的なプロジェクト見積を作成する方法を確認することをお勧めします。顧客はあなたに迷惑をかけません。

4場所

ロケーションとは、イベントが開催される会場の所在地を指します。イベントの開催場所がイベントの成功にとって重要な要素の 1 つであることは間違いありません。会場の協力がなければイベントの継続は難しく、部屋や会場の予約が間に合わなければイベントが中止になるケースも少なくありません。

会場を選ぶ際に通常考慮する事項は次のとおりです。

どこにありますか？

交通の便は良いですか？

無料駐車場はありますか？

部屋の収容人数は何人ですか？

どのようなサービスや特別な設備が提供されていますか?

会場を借りるにはいくらかかりますか？

…

場合によっては、サイト選択に関する顧客のさまざまなニーズを満たすために、提案の中で顧客に複数のサイト オプションを提供することが必要になることがよくあります。そして、各サイトの実際の状況と見積もりに基づいて、さまざまなバージョンのサイト計画マップを作成します。

したがって、まず現場調査を学ぶことが非常に重要になります。プロジェクト スタッフはどのようにしてサイトを適切に管理できるでしょうか? 次の 7 つの手順に従うだけです。

5. プロモーション

プロモーションはイベントの重要な部分です。私たちは、より多くの観客にイベントを知ってもらい、イベント普及の目的を達成できるように、いくつかのメディア チャネルを使用してイベントを可能な限り宣伝します。したがって、計画を立てる際には、以下の点を十分に考慮する必要があります。

イベントを効果的に宣伝するにはどうすればよいでしょうか?プロモーションにはどのメディア チャネル/マーケティング ツールが使用されますか?たとえば、イベントが有料登録システムを採用している場合、それを宣伝するためにトラフィック量の多いイベント登録プラットフォームを見つける必要があります。

対象となる参加者グループではどのソーシャル プラットフォームがより多く使用されていますか?それぞれの特徴は何ですか？

どのソーシャル メディア プラットフォームが最大のコミュニケーション効果を発揮するでしょうか?

イベント登録に最適なチケットシステムはどれですか?

どのKOLがイベントのスタイルに合いますか?

コミュニケーションとプロモーションの過程で視聴者とどのように交流すればよいでしょうか?

…

すべてのプロモーションプランが策定されると、コミュニケーションノードに応じてイベントを効果的にプロモーションできます。ここで、Da Wang が皆様にお勧めするイベント コミュニケーションに関する記事を紹介します。 「KOL」を活用することはイベントコミュニケーションの必然的なトレンド

6パートナー

ここで言うパートナーとは、実はサプライヤーのこと。サプライヤーの強力なサポートがなければ、イベントを成功させることはできません。サプライヤーが強力でなければ、どれだけ良い企画書を書いても、どれだけクールなステージデザインをしても、どれだけクリエイティブな企画をしても、結局は無駄になってしまいます。そのため、信頼できるサプライヤーを見つけることは特に重要です。

オフラインイベントには、建設業者や AV 機器業者など、さまざまな業者が参加します。写真撮影やビデオ撮影、舞台芸術、サードパーティのパートタイムスタッフ、警備、会場サポート、ライブビデオ、フローリストリー...これらのサプライヤーのうち、1 つのサプライヤーが現場での作業に失敗した場合、イベントは最終的に顧客が支払いを差し引く結果になる可能性があります。

初めてサプライヤーと協力する場合は、複数回の調査と現地調査を実施する必要があります。可能であれば、プロジェクトの実際の運用中に受動的な状況に陥らないように、2番目のサプライヤーを事前に選択する必要があります。

この記事をクリックすると、サプライヤーとのコミュニケーション方法と良好な関係を維持する方法がわかります。[ヒント] サプライヤーとの関係を管理し、同僚とコミュニケーションをとる方法

7プラン

すべてのプランが完成し、クライアントの承認を得たら、プラン全体を確認する必要があります。プランの内容は完璧ですか? 事前に選択されたプランはありますか?悪天候や不可抗力に遭遇した場合、イベント自体の緊急調整はどのように行われますか?

活動の各ステップごとに、失敗を防ぐための計画を立てる必要があります。マーフィーの法則によれば、「失敗する可能性のあるものは、失敗する確率が高い」ということです。

活動家がすべきことは、問題が起こる前にそれを防ぐことです。計画書の書き方が分からない？プランナーが共有する提案書作成の10年間の経験

8パフォーマンス（要約とレビュー）

イベント業界では、各イベントの前に総括とレビューを実施する必要があります。総括とレビューのメリットは、次回のイベントで同様の問題が発生するのを防ぐことができるだけでなく、個人の知識ポイントを向上させ、経験を継続的に強化できることです。

プロジェクトレビュー→各段階の結果の評価と分析→プロジェクト総括の3つの部分で進めることができます。イベント会場、イベントサプライヤー、プロジェクトに関与した同僚など、あらゆるリンクを総括してレビューできます。条件が整えば、関係するセクションリーダーを招待してプロジェクト総括会議を開催できます。

プロジェクトの要約とレビューを行う習慣がまだ身についていないなら、この記事から始めるのがよいでしょう。アクティビティが終了したら、どのように要約とレビューをうまく行うべきでしょうか?

イベント企画は、細部までこだわった仕事です。時間がかかるだけでなく、関わる人たちの立場や職種もさまざまです。イベントを企画する際には、イベントプランナーのサービス意識、適応力、コントロール能力が試されます。結局のところ、何らかの方法論を使わずに活動を実行すると、困難になり、エラーが発生しやすくなります。