良い社交イベントを計画するにはどうすればいいでしょうか?

コミュニティ活動には主に 2 つの種類があります。1 つは、メンバー同士が知り合い、話題を持ち、感情的なつながりを築くことを目的とした、ちょっとした娯楽活動です。もう 1 つは、役立つ情報の共有です。これは、メンバーが質の高いコンテンツを共有することでコミュニティの価値を感じ、コミュニティ ブランドへの信頼を蓄積することを目的としています。

準備期間

1. 活動の目的を決める

イベントの目的を把握する必要があります。それは新しい顧客を引き付けることですか?活力を促進しますか?保持？それとも変換ですか?活動の目的を明確にして初めて、目的を持って計画することができます。そうでないと、ただやるだけの状態に陥りがちです。活発に見えても、実際には無駄です。

2. イベントのテーマを決める

イベントの目的を決定したら、イベントのテーマについてブレインストーミングを始めます。娯楽活動は、最近話題になっている話題やこれから開催されるお祭りと連動して、「端午節に自分の作ったお団子を披露しよう」「各地の珍味を当てよう」など、主にレジャーやリラクゼーションのための小さなゲームで行われます。実践的な情報共有などの活動については、会員の特性やニーズからスタートし、会員が現在何を求めているのか、何に悩んでいるのかを把握し、どのような活動を通じて会員が必要とする価値を提供できるかを考える必要があります。

3. 活動計画書の設計

イベント企画の提案は詳細であればあるほど良いです。事前の企画作業に誰が参加したかに関係なく、提案を受けた人がリズムよく実行できればベストです。

1) 重要な時点

アクティビティの時間ノードを明確にし、時間リストを作成します。イベントの宣伝、ウォームアップ、公式開始の時間、ホストの開場時間、ゲストの入場時間、ゲストの正式な共有とインタラクティブな Q&A の時間、イベントの終了時間、賞品配布の時間、その他の関連ノードなど。

2) 仕事の責任とタスクの割り当て

重要な時間ノードを決定したら、次のステップは、各リンクの作業内容を整理し、担当者は誰で、必要な資料を誰が準備し、誰がそれを実行するのかということです。予期せぬ事態が起こった場合、代替手段は何でしょうか?詳細は下図をご参照ください。

3) 部品表

担当者は資料を準備した後、イベント企画ケース（Graphite Notes を推奨）にまとめ、他の担当者がいつでも簡単に見つけたり取り出せるように、次のようなものを統合的に配置する必要があります。

イベント前：プロモーションポスターとプロモーションコピー。

アクティビティ中：ウォーミングアップゲーム、ホストスクリプト、雰囲気グループ関連のスピーチ、専用絵文字パック、専用ミュートサインなどのコミュニティロゴ付きの標準資料など。

イベント終了後：証明書、ギフト、賞品配布コピー。

なお、「ゲストを招いて実用的な情報を共有する」などの活動の場合は、ゲストの紹介文や関連する宣伝ポスターをゲストに送付して確認してもらう必要があります。

ここで、ポスターやコピーのデザインポイントについて少し詳しく説明します。

① ポスター

「コミュニティ マーケティング ハンドブック」という本には、「ポスターのデザインは非常に重要です。配色、デザイン、レイアウト、コピーライティングはすべて繰り返し修正し、テストする必要があります。目標は、魅力的で理解しやすく、ユーザーの参加を誘うほど魅力的なものにすることです。」と書かれています。

つまり、優れたポスターには、次の要件を満たす必要があります。まず、メンバーの注目を集めるようにデザインされている必要があります。メンバーは通常、グループを非常に素早く閲覧するため、情報が短期間で注目を集めたり、好奇心を刺激したりできない場合、その情報は無視されます。次に、イベントのテーマは何か、開催場所はどこか、開催日時はいつなのか、参加基準は何か、といったことを、見た人が一目で理解できるよう、コンテンツの中で重要なポイントを強調する必要があります。最後に、イベントのハイライトや希少性を強調して、メンバーの参加意欲を刺激します。たとえば、このイベントはメンバーの最近のニーズを満たしているだけなのか、それとも他の場所では参加のハードルが非常に高いのかなどです。

②コピーライティング

より多くの人々をイベントに参加させるコピーを書くための鍵は、イベントのセールスポイントを見つけることです。メンバーが現在抱えている典型的な混乱のうち、このイベントで解決できるものは何か、そして最も緊急かつ重要なものはどれかを考えてみましょう。

私が運営している講座クラスグループを例に挙げてみましょう。メンバーのほとんどは大学生や新入社員です。彼らにとって一番の悩みは「いい仕事やいい家が見つからない」ことです。「いい仕事が見つからない」というところから始めると、

ここでは「SQCA」という書き方を推奨します。

S：状況、つまり背景。

C：複雑化、つまり対立を意味します。

Q：質問、つまり質問です。

A：答えます。

まず、「毎年卒業生が増え、企業ではリストラが続く」（C）という現在の就職状況の厳しさ（S）を説明し、次に「そのような状況下でも、大企業への就職に成功するだけでなく、複数の内定を勝ち取っている層がいる」（Q）ことを提案し、最後に活動の具体的な内容（A）を紹介することができます。

さらに、メンバーが全体の状況を素早く理解し、読む際のプレッシャーを軽減できるように、簡潔なテキストと明確なレイアウトに注意してください。

活動期間

1. プロモーションとウォームアップ

価値や重要性の異なる活動には、異なるプロモーションおよびウォームアップ方法を使用します。また、エンターテイメント活動と実用的な情報共有活動に分かれています。エンターテイメント活動では、過度な宣伝は必要ありません。イベントの 30 分前にポスターとコピーをグループに送信し、イベント開始の 2 分前にメンバーにリマインドするだけです。

有益な情報を共有する活動については、十分な宣伝時間を確保する必要があります。古いことわざに「良いワインでも、よく知られていなければ隠す必要がある」というものがあります。活動がどれだけ美しく設計されていても、人々がその存在を知らないと、最終的な効果は大幅に減少します。したがって、このような活動については、より多くの学生が見て参加したくなるように、イベントの 3 日前と 1 日前に宣伝する必要があります。

2. 実行

イベントが始まる前日に、イベント計画が完了して明確になっているかどうか、追加の変更が必要かどうか、資料が完全に準備されているかどうかを再度確認する必要があります。リソース項目が含まれている場合は、リンクがまだ有効かどうかをテストする必要があります。また、ゲストが忘れないように、旅程を再度確認する必要があります。

アクティビティが進行中、各リンクの担当者はアクティビティ プロセスのフォローアップに注意を払う必要があります。進展がない場合は、関係者に連絡して、支援が必要かどうかを確認する必要があります。また、共有プロセス中に学生が介入したり、無関係なトピックを提起したりした場合は、ホストが状況をコントロールして、アクティビティの正常な秩序を維持する必要があります。

イベント終了後は、ゲストに感謝状を送り、イベントの共有に感謝し、イベントの結果についてのフィードバックを伝えます。同時に、イベントの欠点を指摘してもらい、引き続きイベントを最適化できるようにする必要があります。最後に、イベントに参加する時間がないメンバーや、もう一度見直したいメンバーがいつでもイベント内容を閲覧できるように、イベント内容を整理してアップロードします。

再開期間

活動をレビューし、何がうまくいったか、何がうまくいかなかったか、何が問題の原因だったか、次回どのように回避するか、どの領域をさらに最適化する必要があるかを検討し、当初の計画を改善し、レビューレポートを出力してアーカイブします。

さらに、非常に独創的なポスター、人気のプレゼント、メンバーを興奮させたウォーミングアップゲームなど、イベント中に白熱した議論を巻き起こした資料をまとめる必要があります。このようにして、新入生向けの活動を企画する際に、これらの検証済みの資料を直接移動または参照して、運用効率を向上させることができます。

著者: Xiaoluの仕事日記

出典：シャオルーの仕事日記