イベントを計画するには？ 6つの大きなステップ！

「イベントを企画する」という概念は、ほとんどの人にとってはかなり漠然としているかもしれませんが、「ディナー パーティーを企画する」に置き換えると、非常に簡単に理解できます。今日、ゲストを楽しませるパーティーを企画したことがない人はいますか?違いは、次の図に示すように、イベントの企画に伴う作業は、単にディナー パーティーを企画するよりも多面的で複雑であるということです。

この記事では、主に上の図で赤くマークされた優先タスクを分析し、イベントの企画とプロモーションの時系列順にレビューして、イベントの重要なリンクを皆さんに紹介します。 「集団（バン）会食（フオ）宴（ドン）」という方式で、分解して練り、わかりやすく説明します。私のささやかな意見は次のとおりです。

目次

1. 事前確認（どのようなパーティーを企画するか、ディナーパーティーの初期理解）

2.コピーライティングの計画（どんなプログラムを準備するか、どんな食べ物を食べるか）

3. ビジネス招待とプロモーション（招待するスポンサーがいるかどうか、誰を夕食に招待するか）

4. アクティビティの準備（食事場所、座席の配置）

5. アクティビティ会場（準備したプログラムや食べ物をすべて持参）

6. イベント終了後（食べて飲んで、次回もできるかどうか話し合う）

1. 事前確認（どのようなパーティーを企画するか、ディナーパーティーの初期理解）

1. 活動の目的とテーマ

この会議を企画した当初の目的は何でしたか?

参加者数を増やしたいのか、投資総額を増やしたいのか、あるいは他の目標を達成したいのかを明確にするために、この質問を少なくとも 3 回は自分に問いかけてください。一度答えを確認したら、変更しないでください。なぜなら、その後の私たちの仕事はすべてこれに基づいて行われるからです。そして、当初の意図とテーマを確認し、一目でわかるようにし、最も魅力的なものを強調します。

イベントのテーマを確認します。キャッチーで覚えやすい 4 つの単語が最適です。

家族が集まる中秋の名月のディナーであれば、テーマは「お月見と家族団欒」、特にテーマのない旧友の集まりであれば、「お酒を飲みながらおごる」の方が直接的でしょう。また、特定の業界のアクティビティであれば、ユーザーの参加を喚起できる最も魅力的なポイントを見つけ、アクティビティのテーマと組み合わせて、ユーザーがやめられなくなるようにすることも必要です。

2. 会計活動コスト

イベントにいくらお金をかけるつもりですか？これが一番わかりやすいですよね？

イベントのレベル、規模、パフォーマンスプログラムについてよく理解しておく必要があります。コスト計算は最も重要です。資金を明確に理解しなければ、イベントのメリットを明らかにすることは不可能です。

原価計算では、この比率を参照できます。

3. スケジュールを作成する

イベント開催の意思が固まったら、タイムプランの作成に取り掛かり、その後の内容の割り振り、対応する担当者やタスクの期限を決めることで、責任の不明確、分担の不明確、時間の遅れといった不要な作業ミスを回避し、多方面で同時進行で作業を進め、迅速に完了させることができます。

「時刻表（一部）」の例

2. コピーライティングの計画（どんなプログラムを準備するか、どんな食べ物を食べるか）

1. 舞台設定

セグメントの設定は、用意されたプログラムや食べ物や飲み物、パフォーマンスに招待するスターの種類、料理を調理するために招待するシェフの種類などに対応します。これらは、食事をする人が最も注目するポイントです。もちろん、雰囲気を盛り上げるために、ちょっとしたサプライズを加えることもできます。

イベント開催中は、プレゼンテーション形式を計画し、主催者、ゲスト、参加者、スポンサーなどの権利と利益のバランスをとる必要があります。すべての参加者を満足させる方法が、このリンクの焦点です。対応するインタラクションは、主に、ゲストの招待、スピーチの実施、メダルの授与、インタラクションの強化、感情のつながりという 5 つの側面を中心に設計されています。

このリンクの落とし穴は通常、次のような場合に発生します。

（１）意思決定者の優柔不断により、イベントのコピーに意味のない変更が行われ、イベントスケジュールが無期限に遅延する結果となった。そのため、コピーライターはコピーを書く能力だけでなく、上層部のマネジメントを理解し、上司を説得して急速な進歩という目標を達成する必要があります。

（２）サブ会場の有無やサブ会場の数など、会場に合わせたイベントの手配を行います。初期の計画段階では、理想的な会場を設計段階の参考として使用できます。

2. カンファレンスのセールスポイント

「セールスポイント」の話ですから、外部から利益を得るのは当然で、主にお金と人の2つの方向から得ます。

誰がそのお金を払うのでしょうか？もちろんスポンサーです。では、財務スポンサーにどう印象づければよいのでしょうか?当然、イベントは彼らに利益をもたらし、彼ら自身のブランドの宣伝や販売に大いに役立つ可能性があるので、このイベントによって得られる権利と利益は人々が一目で見て販売を促進できるように明確にリストされるべきです。

（イベントの写真）

市場のさまざまな顧客ニーズを満たすために、製品をダイヤモンド、金、銀に分類したり、さまざまなレベルのサービスに異なる料金を請求したりするなどの活動は、「販売ポイント」でも実行できます。

人々はどこから来るのでしょうか？参加者はさまざまな立場、業界、ニーズを持っているので、どうすれば彼らを会議に引き付けることができるでしょうか?一般的に、業界の専門家との面会、知識の習得、現場での交流、会議の贈り物などに重点が置かれます。

（イベントの写真）

ユーザーのさまざまなニーズに基づいて活動を促進し、より多くのユーザーの参加を促します。たとえば、職場に不安がある場合は、活動の知識学習を利用してユーザーを引き付け、活動がユーザーに改善の可能性とその他の成長の機会をもたらす可能性があることを明確に指摘します。各プロモーションポイントは明確に定義する必要があります。散在していると、目標が不明確になります。

3. ビジネス招待とプロモーション（招待するスポンサーがいるかどうか、誰を夕食に招待するか）

1. 販売と登録

上記2点について触れましたので、これらを組み合わせて、確定したコピー内容に基づいてそれぞれの全体目標を見つけていきます。

投資やスポンサーシップに関しては、コピーライティングが基礎であり、それをセールストークに変えて潜在的なスポンサーとコミュニケーションをとるのは営業スタッフに大きく依存します。他の同様のイベントを探したり、他の潜在顧客を検索したりすることで、スポンサー情報を入手できます。入会に関しては、自社の宣伝チャンネルを使ってもいいし、他のチャンネルと協力して入会してもらうこともできますし、イベント宣伝のきっかけやリズムについては、多くの苦戦を経験した皆さんなら、きっといろいろなアイディアが出てくると思います。

2. 人を招待する

ここでの招待状は主にイベントのゲストや重鎮を指します。あらゆるイベントにゲストを招待するのは頭の痛い作業です。ゲストを招待するのは難しく、変数もたくさんあります。

10日にイベント開催予定だったが、7日時点でゲストが確定しておらず、一時ゲストが変更になったこともあった。また、上海でイベントを開催し、ゲストは北京から来たが、特殊な気象条件で飛行機が離陸できず、代わりに高速鉄道に乗らざるを得なかったこともあった。幸いなことに、これらのゲストはコミュニケーションがとりやすく、協力しやすかったです。

では、これらのゲストをどのように招待すればよいのでしょうか?そこには多くのトリックが関わっています。小さなことで大きなことを利用し、周囲のリソースを動員する場合、一般的にいくつかの細部に注意を払う必要があります。たとえば、招待のレベルをあまり上げすぎてはいけません。村長 A は町長 B を自分のイベントに招待できますが、村長 A が地区長 C を招待するのはより困難になります。ただし、町長 B に地区長 C の招待を手伝ってもらうことができれば、招待はより簡単になります。同じ原則は、ゲストを招待する場合にも適用できます。

1～2名の超重量級ゲストが確定すれば、そのゲストを活用して他のゲストを巻き込み、同様のゲストの参加を募ることができます。最初に地区長 A をイベントへの参加に招待できれば、地区長 B を招待するときに、地区長 A が参加に同意したことを伝えることができます。こうすることで、地区長 B が同意する可能性が高くなります。代わりに町長 C を招待すれば、さらに簡単になります。

ゲストへの招待については、以下の表を参照してください。

4. アクティビティの準備（食事場所、座席の配置）

1. 敷地の選定と建設

食事をする場所を選ぶことは、イベントのレベルを直接示す最良の方法です。サイトを選択する際には、サイトの規模、環境の質、地理的な位置などの要素について現地調査を実施し、サイトが基準を満たしていることを確認する必要があります。また、イベント施工業者を選ぶ際には、複数の業者からの価格比較や、好意的なレビューの推奨などにより、最適な業者を選ぶことができ、コストを抑えてイベントの品質を確保することができます。

（サイト参照レンダリング）

会場選定後、主催者、会場オーナー、施工業者は、少なくとも 1 回は三者会議を開催し、会場の再調査と詳細の確認を行う必要があります。施工業者に現地レイアウト計画の作成を依頼し、新しいゲームセッションの追加が可能かどうかなどを確認し、計画の実現可能性を確認します。

2. 資材調達

事前に確認した関連作業の担当者は、活動開始の5日前までに資材が準備され、誤りやその他の理由で使用できなくなることがないように、資材リストと資材調達意向を提供します。常にプラン B を用意し、予期しない状況が発生した場合に備えてバックアップ プランを用意しておいてください。

「活動資材購入価格比較表」の例

5. アクティビティ会場（準備したプログラムや食べ物をすべて持参）

1. 人員分担とスケジュール調整

パフォーマンスプログラム、料理の提供順序、担当者を確認して、イベントがスムーズに進み、参加者全員がくつろげる雰囲気になるようにします。

これの利点は、全員が自分の責任を持ち、各プロジェクトに担当者がいて、モバイル サポートもあるため、物事が秩序立てられ、個人に責任が割り当てられることです。たとえ事故が起こっても、後で責任を問われても責任を転嫁することができます。もちろんこれは冗談です。

2. リハーサルとライブパフォーマンス

正式なオープン前には、少なくとも一度はプロセスをリハーサルし、現場の関係者の作業手配を確認し、大画面、PPT、照明などの詳細をチェックして完璧であることを確認するのに十分な時間を確保する必要があります。

現場で作業する場合は、事前の取り決めに従い、問題が発見されたらタイムリーにフィードバックを提供し、緊急事態に迅速に対応して解決します。現場でユーザーの感情に気を配り、いつでも慰め、イベントの満足度を確保します。

エラーが発生しやすいのは、現場が混雑している、異なるモジュールの担当者間のコミュニケーションがうまく取れていない、突発的な状況に適切に対処できないなどです。そのため、エラーが発生しないように事前に準備しておく必要があります。

6. イベント終了後（食べて飲んで、次回もできるかどうか話し合う）

1. 最後に感謝の意を表す

参加したユーザーやゲストに報酬を与え、ユーザーとの感情的なつながりを維持すれば、次回の招待を受け入れる可能性が高まります。

イベントの二次プロモーションにも注目し、イベントの影響力を最大限に活かし、どのように拡大していくかを検討します。私たちの活動は通常、単一のイベントではなく連続してつながっているため、次のイベントをより簡単に実行できるように、将来の計画の基礎を築く必要があります。

2. レビュー

それは 2 つの側面から展開できます。1 つは、この記事の内容のように客観的な作業の側面です。もう 1 つは、活動中の個人的な洞察について語る主観的な感情の側面です。

最後に、2 つの追加ポイント:

1. イベントが始まる前に、すべての準備を完了する必要があります。段階的に、着実に、しかし混乱することなく、全員が自分の能力を管理し、自分の責任を果たします。まず計画を立て、それを実行すれば、結果は自然に出てきます。

2. 予期せぬ状況に直面してもパニックにならないように、常にプラン B を用意しておいてください。

追記:

この記事では、実施プロセス中の準備不足により事故多発エリアで活動が転倒する可能性を可能な限り減らすために、主に活動全体の重要なポイントを分析します。イベントの成功基準は、イベントがスムーズに完了することだけではなく、設定された目標が達成されたかどうか、当初の計画の要件が満たされたかどうかなど、イベントの結果も考慮する必要があります。

著者： Yin Hongye 氏は Qinggua Media に出版を許可しました。

出典: 尹紅業