高度なイベント計画: イベントコストを管理する 4 つのステップ

アクティビティは通常、最初から最後まで 4 つの部分に分けられます。

テーマ記事：発見され、広められる
報酬：ユーザーの参加意欲を高める鍵
ルールは双方にとって交換を容易にする
プロモーション記事はユーザーに情報を伝えることではなく、ユーザーに印象づけることです
コスト: 活動コストを管理する 4 つの側面
リスク：リスクを正しく理解し、積極的に受け入れる
データ: 理解しなければならないデータ分析方法論
実施：実施の鍵は公的人材にある
レビュー: チームの成長を加速させる秘訣

部外者の目から見ると、イベントのコストはイベント中に与えられる報酬です。

見る人の目には、イベントのコストは報酬とイベントを開発するための時間と労力の合計です。

運営者の視点から見ると、活動のコストとは、開始から終了までに費やされるすべての精神的および肉体的努力です。

アクティビティは通常、最初から最後まで 4 つの部分に分けられます。

あらゆる活動は計画段階から始まり、その後の実行段階（開発、プロモーション、運用）で実装されます。最初の運用目標を達成するためには、多大な費用がかかります。運用は発起者であり、他の人は協力者です。問題が発生すると、誰もがあなたに何をすべきか尋ねます。他の人がやりたくないことやうまく実行できないことに遭遇すると、運用は人材を使用してギャップを埋める必要があります。問題が発生した場合は、運用が混乱を片付けることになります。

アクティビティの開始から終了まで、すべてのリンクにコストがかかります。

計画段階では、運用の蓄積されたビジネス経験がテストされます

収益の創出であれ、新規顧客の獲得であれ、それは多くの場合、会社の年間計画や四半期計画に関連し、その後、月次計画や週次計画に細分化されます。すべての計画リンクは、サイクル内の目標を中心に展開されます。

他部門と連携して新規ユーザーを獲得するだけでなく、既存のユーザー数で収益を最大化する方法もオペレーション部門の残りのメンバーが日々考えています。この領域ではオペレーションが完全に主導権を握り、他部門と連携しています。

協力部門にとって、ほとんどの場合、彼らが目にするのは具体的な実施計画です。これらの各実施計画の背後では、担当者とチームが会議で時間をかけて検討し、それらを覆し、放棄し、最終的に実用的な実施計画を策定しました。実行プロセス中は、さまざまな理由により継続的な調整と反復が必要になる場合があります。

優れたイベント計画とは、常に無数の選択肢の中から最も適切なものを選択することです。意欲的なチームは、5 枚のうち 1 枚程度の有用な論文を書き、4 つの異なる部門の人々と情報交換して計画の実現可能性を確認し、3 時間の会議を開催して活動の基本的な枠組みを確認します。野心のないチームの場合、支払う知的リソースは極めて乏しいため、競合他社のペースを単にコピーするしかありません。

このプロセスでは、オペレーションマネージャーがチームを率いて、あらゆる知的および物理的リソースを活用し、目標を達成するために知恵を絞る必要があります。

これまで述べてきた[テーマ編]、[報酬編]、[ルール編]は、企画段階で投入すべき知的資源として位置づけられています。これら 3 つの記事には確認すべき問題が数多くあります。

自分たちは良い計画をたくさん立てたつもりでも、実行者の無能さで失敗し、ダウングレードを余儀なくされることもある。無能さを他人のせいにしても意味がない。各段階での実行レベルとコストを考慮することが、計画段階での最優先事項である。

もちろん、業務経験の蓄積、チームの成長、協力者の能力の判断により、計画段階で費やされる知的資源は継続的に削減することができます。

開発フェーズでは、運用の開発とコラボレーションの能力をテストします。

アクティビティによって開発コストは異なります。レベルアップコンテスト、ゲームにログインしてギフトパックを受け取る、フォーラムでのエッセイ募集など、アクティビティケースを公開するだけで実行できるシンプルなものもあります。しかし、ギフトパッケージの予約や引き換え、抽選、サインアップ、登録、推測など、より面倒なもののいくつかは開発する必要があります。これらのアクティビティにはすべて、ページ機能の開発とデータベースの保存が関係します。もちろん、ゲームに直接組み込まれているアクティビティも多数あります。

オペレーションマネージャーの中には、製品マネージャーを模倣して要件文書を作成し、部門を超えてアーティスト、プログラマー、テスターとコミュニケーションをとる人もいれば、より専門的な学生に直接作業を委託する人もいます。開発チームが理解できる要件定義書を書くことは、まさにプロの仕事です。書いて終わりではありません。その後も、要件レビュー、インタラクション設計、フロントエンドとバックエンドの開発、運用と保守などがあります。

運営側も開発知識を習得する必要があります。私たちが意気揚々とゲームプレイを設計しても、開発側から「実装は難しくてリスクが高い」と言われれば、計画の再設計を余儀なくされ、目に見えない形で時間とコストが無駄になります。

ドキュメントが書けるようになれば、開発者とのコミュニケーションが効率的になります。書けない場合は、開発しながらルールを補足したり改善したりする必要があります。部門間の連携にかかるコストは、思っている以上に高い場合が多いのです。

経験豊富なチームは、再利用性を実現するために、開発する各機能モジュールをテンプレート化しようとします。開発チームにとって、何かを何度も繰り返すこと (専門用語では車輪の再発明) は、立ち止まって重労働をこなし、開発意欲が低いことに相当します。

アクティビティテンプレートは、各チームの蓄積である武器庫のようなものです。宝くじを例に挙げてみましょう。世の中のランダムなアクティビティはいくつかの種類に分けられます。テンプレート化してしまえば、デザインを更新してテーブルを毎回構成するだけで済みます。武器庫に持っているものが多ければ多いほど、使えるトリックも増えます。

スキルが向上し、アクティビティテンプレートが構築されるにつれて、この側面のコストは引き続き低下します。

宣伝フェーズでは、運営者の宣伝企画能力が試される

宣伝の重要性はいくら強調してもしすぎることはありません。それは、イベントの参加者数とその影響の範囲に直接影響を与える重要な側面です。この作業領域にもフレームワークがあり、前の章 [宣伝] で詳しく紹介しました。

収益創出活動やアクティブ活動などの一部の活動プロモーション作業は、プロモーションチャネルの設定、プロモーションコピーのデザイン、プロモーションリズムのコントロールなど、オペレーターが独自に完了します。

一部の活動の推進・運営は単独では完了できず、他部門の支援が必要となります。

資料やコピーライティング、広告イメージなどはプロモーションコンテンツ制作レベルで、主にデザイナーが出力します。

コンテンツの配信チャネル、露出頻度、マーケティングリソースの予約などは実行レベルであり、このタイプの作業はマーケティング部門とビジネス部門の共同作業です。

超大規模イベントのプロモーションでは、マーケティング、ビジネス、ブランド、広報の責任者をオペレーションチームに配属して協力させることが多い一方、小規模なイベントはオペレーションスタッフ自身が担当します。

超大規模イベントと小規模イベントの間には中間的な部分があり、他者の助けが必要になることも少なくありません。これは、計画力と感情的知性が試される段階です。うまく段取りがつかず混乱が起きると、他人を苦しめることにもなり、どれだけ感情知能が高くても無駄になってしまいます。他の人の助けが必要なリンクがたくさんあります。彼らは定時に退勤できたはずです。彼らに残業を依頼する権限はありますか?

公務員人材を効果的に動機付ける方法について解説する、更新されたコンテンツ[実装]のプレビューをご紹介します。

作業プロセスが継続的に改善されるにつれて、この側面のコストは削減されます。

運用段階、運用および保守コストのテスト

1. ルール設計により発生する運用コスト

たとえば、エッセイの執筆、美人コンテスト、ランキング付けのプロセスなどが私たちのエネルギーを占めます。ラウンドで行われる競争的なゲームアクティビティもあります。各ラウンドの終了後、オペレーターは結果を確認し、戦闘レポートを書き、予選通過者を発表するなどの作業を行う必要があります。

一見、取るに足らない質問ですが、0:00 から始まって 24:00 に終わる場合と、12:00 から始まって翌日の 12:00 に終わる場合、どちらを使用すればよいでしょうか。

私の提案：報酬の自動決済は任意で構いません。イベント運営中に人材が必要な場合は、正午に終了するように設計することをお勧めします。同様に、金曜日の仕事が終わる前の 18:00 に終了するように設計しないでください。

一部のアクティビティでは、決済に長い時間が必要です。データが必要な同僚はデータを取りに行き、その後、あなたに同行して結果を確認します。その後、勝者リストを発表し、報酬を決済します。24:00 に終了するように設計すると、同僚は 24:00 まであなたと一緒に残業し、その後 1:00 まで一緒に働かなければなりません。実際、彼らは心の中であなたを呪っています。なぜあなたと一緒に残業しなければならないのですか?一方、ユーザーへの配慮も必要で、できるだけ早くリストを公開する必要があります。24:00 で終了する場合は、早朝にリストを公開する必要があります。この時点で決済に問題が発生すると、調整が非常に面倒になります。夜にあなたのために混乱を片付けに来る人は誰もいません。

同様に、長期休暇前に、これまでに実施されたことのない、プロセスがスムーズでない新しいアクティビティを開始しようとしないでください。長期休暇中にオンラインアクティビティが不安定で問題が発生すると、調整されたチーム全体が充実した休暇を過ごせなくなります。（ここに隠された3,000語の血と涙の教訓は省略します…）

2. 決済方法により、賞品授与にかかる費用

ゲーム内のシステムによって自動的に決済される報酬は、このリストには含まれません。ゲーム外のページアクティビティの場合、一部のアクティビティ報酬はギフトパッケージ CD-KEY の形式です。フォーラムアクティビティの場合は、サイト内でメッセージを送信する必要があります。ページアクティビティの場合は、携帯電話番号が必要であり、プラットフォーム上の同僚にテキストメッセージで CD-KEY の送信を完了するよう依頼する必要があります。

一部のアクティビティには、物理的な報酬や現金報酬が伴います。ユーザーのアドレスを収集する過程で、さまざまな奇妙なアドレスが収集されることが多く、その後、ユーザーを 1 人ずつ確認する必要があります (またはカスタマーサービスに支援を依頼する必要があります)。そうしないと、メール送信を完了できません。

現金報酬の決済は、 WeChatやAlipayで送金するほど簡単ではありません。企業は通常、金銭送金と人件費のプロセス、社内承認プロセスを段階的に実行します。これには、ユーザーの銀行カードを収集し、相手にIDカードのコピーをファックスで送信するよう依頼することなどが必要です。

以前、大規模なコンテストでIP admini2を100個配布したことがありました。報酬を獲得したユーザーはすべて富裕層ユーザーでした。アドレスを数えて検証するプロセスについては触れません。当時、新製品が発売され、100台を購入するプロセスが完了していました。3人の富裕層ユーザーがCEOのWeiboにメッセージを残し、色を指定したい、追加料金を払ってメモリをアップグレードしたい（16Gから32Gに）と述べました。富裕層ユーザーを満足させ、1つ1つ約束をするために、CEOは元の調達プロセスを直接中断し、財務からサプライヤーまですべてをやり直しました。結局、その3人のユーザーのために、残りの97人のユーザーは、予想より丸1か月半遅れてようやく商品を受け取りました。

今振り返ってみると、これは非常に愚かな行為でした（例えば、それらのユーザーのために3台の指定マシンを購入しました。しかし、当時の購入規則とポリシー条件ではそれが許されず、財務部門がこれを担当し、運用部門はポリシーを変更できませんでした）。この問題を回避または解決する方法はたくさんありますが、当時の実際の状況では、各部門の情報が同期されていなかったり、約束を履行する必要があったり、プロセスが元に戻せなかったりしたため、このようなことが発生しました。これは私の個人的な経験であり、深く感銘を受け、無力感を覚えます。

振り返ってみると、すべてがとても愚かに思えますが、実際に起こったことは、さまざまな理由が絡み合って起こったことであり、私たちは事後になって初めて賢明になれるのです。

すべてのメンテナンス費用は事前の計画に依存します。アクティビティの設計時に十分な時間を取っていれば、これらは大きな問題にはなりませんが、最悪なのは事故によって発生する費用です。

3. 予期せぬ事態によるメンテナンス費用

弊社は入念な検査と厳重なテストを行っていますが、アクティビティ中に事故が発生することは避けられません。弊社の主観的要因によるものでも、その他の理由によるものでも、その事故は前のアクティビティの担当者が対処します。

アクティビティルールがどれだけ適切に記述されていても、疑問を抱くユーザーは必ず存在します。これは普通のことです。フィードバックが一定範囲を超えると、常に補足、反復、説明を行う必要があります。また、ルールを読んでいないユーザーもおり、参加中に困ったことがあったら問い合わせてくることがあります。そういった場合は、運営部がカスタマーサービスとして対応したり、事前にFAQを作成してカスタマーサービススタッフを教育し、質問に回答してもらうようにしています。こうしたことは私たちの時間とエネルギーを消費します。

ビジネス能力の低い開発者に遭遇すると、アクティビティにバグが発生しやすくなり、一時的なメンテナンスと修正しかできなくなります。アクセスが遅い、ブラウザの非互換性、解像度の問題、負荷分散がない、同時圧力に耐えられない、一連のエクスペリエンスの問題など、バグではないものもあります...

いずれかのリンクが適切に制御されていない場合、制御不能なリスクが発生します。最大のコストは金銭的なコストではなく、ミスを犯すことによる人的リソースのコストと、ミスを補うために無駄にされる時間の機会コストです。

事故が事故と呼ばれる理由は、それが予測不可能だからである。こういった事故を回避したいなら、経験に頼るしかありません。後ほど【リスク】の項目で詳しく紹介します。

上記の内容はすべて活動におけるさまざまなコストに関連しており、すべての人がコスト理念を確立するのに役立つことを目的としています。記事の最後では、組織運営の効率化とコスト削減を実現する方法論について説明します。

誰もが効率を改善し、コストを削減したいと考えている

私たちの毎日の時間は、さまざまなタスクに分かれています。毎日の仕事といえば、会議室でのブレインストーミング、ワークステーションでの文書作成、さまざまな場面でのコミュニケーションやコラボレーションなどです...

コストを考慮せずに品質について議論するのは無責任だということは、誰もが知っています。

ほとんどすべてのマネージャーは効率性を重視します。勤勉であると主張しながら実際には仕事で怠惰である場合、それはマネージャーの単なる希望的観測です。効率性を追求したいという主観的な欲求は誰もが持っていますが、問題はそれをどのように実現するかということです。指導理念だけを強調しても、実際の事業運営には役立ちません。

一定年数働いた経験のある実務家は誰でも、効率性フレームワークとビジネスフレームワークという 2 つのフレームワークを念頭に置いている必要があります。

効率フレームワークとは、何かを行うたびに会社のリソースがどれだけ呼び出され、消費されるかを指します。どれくらい時間がかかりましたか？最終的にどのような品質結果が得られますか?常に心の中に何らかのアイデアを持っておく必要があります。

イベントシナリオには、品質（アクティビティKPI）があります。コストを削減する唯一の方法は、効率を向上させること、つまり、より少ない人的リソースを使用して、より短い時間でより良い結果を出すことです。効率を重視するすべてのマネージャーは、この3つの視点から始める必要があります。

簡単に言えば、業務フレームワークとは、部門の業務運営マニュアルです。

各部門は独自のビジネスモジュールを担当し、各ビジネスモジュールはさまざまなリンクに細分化できます (この記事のように)。また、各リンクはさまざまな実行詳細に細分化できます。この分割プロセスは、ビジネスフレームワークを構築するプロセスです。

このため、部門マニュアルを作成する際には、全員に何をすべきかを伝えるだけでなく、過去の経験、よくある間違い、解決策（ほとんどの人がやりたがらず、実行できないもの）も提供する必要があります。これは困難な作業ですが、実行すれば非常にやりがいがあります。これは、管理者が非干渉の上司になるための必須条件でもあり、自分の中核的な競争力でもあります。

パフォーマンスフレームワークとビジネスフレームワークは相互に因果関係があり、反復的です。経験の少ない人はビジネスフレームワークを持っていませんが、パフォーマンスフレームワークを使用して、物事を行うときに問題について考えることができます。仕事の経験を積んだ後、徐々にビジネスフレームワークを構築できます。ビジネスフレームワークを念頭に置いて、それをパフォーマンスフレームワークで繰り返し検証した人は、何をするにも自信が持てるでしょう。