アクティビティレビュー | あまりスムーズではなかったオフラインアクティビティから学んだこと

活動を成功させるためには、初期段階で十分な準備を行う必要があります。時間の制約と事前の準備不足により、筆者らは現地で多くの後悔を味わいました。イベントの総括を見てみましょう。

客観的な理由から、このイベントの準備には 2 週間しかなく、そのプロセス全体は、老犬のように落ち着いているように見えて、実際には非常にパニックに陥った雰囲気の中で行われました。振り返ってみると、特にスムーズな活動ではなかったものの、そこから得られた経験は本当に貴重なものでした。

今日は、このあまりスムーズではないイベントの落とし穴と、それを回避する方法について見ていきます。

1. 活動プロジェクトの設立

それは2018年3月初旬で、新しい本が発売されたばかりでした。そこでアンジさんは二人の先生に連絡を取り、一緒にサイン会を企画したいと考えました。

先生と何度かやり取りした後、3月27日に署名と共有というイベントの形式が最終的に決定し、イベントは2018年4月15日に予定されました。

活動の形式や限られたスケジュールについて教師が一定の配慮をしたため、当初1か月の予定だった活動の準備期間は2週間半に短縮されました。この2週間半には1週間の募集期間も含まれており、1週間半以内にチャネル、出版社、講師のスケジュール、イベント資料などを整理する必要があります。

これはチームメンバー全員にとって大きな課題であり、チームメンバーからの非常に高いレベルの協力が必要です。

2. 活動の準備

私にとっては初めてのイベントだったので、イベントの進め方についてはあまりよくわかりませんでした。当初は、過去のイベントのプロジェクト設立フォームを参照したり、レビューレポートを確認したり、自分の経験と推論を組み合わせて物事を進めました。一見、適切に達成されているように見えましたが、実際には多くの問題がありました。

幸運なことに、Xiao FangfangさんとXingheさんの助けにより、彼らは常に危機的な瞬間に私たちに指示を与え、私たちを窮地から救い出してくれたので、最終的にこの活動を実行することができました。

また、利益を上げることではなく成長を目指す団体として、このような大規模なイベントを企画する際に、責任者やチーム全体が直面するプレッシャーも理解できました。

3月27日、星河の父である肖方芳と肖玉干は話し合い、重要な準備作業を分担した。肖方芳はプロモーションチャンネルや編集者とのコミュニケーションを主導し、肖玉干はプロジェクトメンバーの募集、チャンネルの代替リソースの手配、責任分担表、活動予算を担当した。

残念ながら、2017年12月にシャオ・ユー・ガン首相が4月12日から17日まで日本への旅行を予約していたため、イベントに参加できませんでした。そのため、プロジェクトチームのメンバーを手配する際に、シャオ・ユー・ガン首相が去った後、シャオ・レ氏が作業を担当するように依頼されました。

そこで、3 月 28 日に、ようやくプロジェクト チームのメンバー全員をディスカッション グループに集め、各メンバーに作業の分担を割り当てました。準備が正式に始まります。

3. 活動中に遭遇した困難

イベントが開始されたとき、私たちはこのイベントのために克服する必要のあるいくつかの困難を大まかに見積もっていました。

1. イベントの準備期間が非常に短いです。資料をチャネルやパブリッシャーに正常に配信できるかどうか?
2. 協力チャンネルのプロモーションスケジュールがいっぱいで、より良いリソースを獲得することが難しい場合があります。
3. 採用期間が短いと、採用者数に大きな影響を与える可能性があります。
4. 活動にかかる費用が増加しました。

しかし、実際の実装では、次のような問題が次々と発生します。

1. 一部の協力チャネルの協力方法が変更され、最も重要なリソースが獲得されていません。
2. 出版社からのスポンサーシップが減り、サイン会の費用が上がり、イベント会場の価格が50％値上がりしたため、目に見えない形でイベント予算が増加しました。

私たちが提案する解決策:

• ゲストの皆様へ：事前に講師に予防接種を受け、講師の理解を得て、共有の概要とPPTコンテンツをできるだけ早く提供してください。
• チャネルの場合:準備開始から 3 日以内に各パートナーが提供できるリソースを決定し、イベント資料の作成を強化してパートナーやパブリッシャーにタイムリーに配信し、募集期間が 7 日以上になるようにします。
• 費用について：会場側を説得して優遇価格で購入し、電子商取引サイトを通じて割引価格で本を購入しました。
• 採用について：コピーライティングを担当するパートナーは2番目のポストを準備し、全員が採用の補足として手元にあるプロモーションリソースを整理する必要があります。

4. 血と涙の体験

このイベントで最も無力なのは募集です。イベントの最初の3日間の参加者数は以前の3分の1に過ぎず、見ているのがあまりにも悲惨でした。幸いなことに、すべての友人が最終的に努力し、友人とビッグVにメッセージを転送するよう依頼し、イベントは予定通りに進行することができました。

この問題に対処するため、イベント後にプロジェクト ディスカッション グループ内で一連のレビュー作業を実施しました。外部リソースと内部要因という 2 つの側面からまとめた、非常に重要でありながら見落とされがちなポイントは次のとおりです。

1. 事前に外部の知見を得て、リソースの収集と割り当てをうまく行う

1) 競争的調停の無視

4月15日は良い日ですが、イベントを開催したいのは私たちだけではありません。この度は、某運営団体の毎年恒例の超大型イベントと見事にぶつかるという大変光栄な機会となり、先方では複数回のウォーミングアップを重ね、3月末より受付を開始しておりました。

これは間接的に、当初私たちの活動に参加する意思があった友人たちが、他の活動への申し込みを優先するようになるということにつながるかもしれません。

活動の日付を選択する際には、教師が 4 月の第 2 週の週末にしか時間がないという理由で活動の日付が選択されますが、競争的な調整が特に重要です。しかし、イベントプランナーとして、必要なアドバイスをすることも私たちの責任のひとつです。

2) プロモーションチャネルの差別化

従来、チャンネルプロモーションを行う場合、基本的には1つの記事が複数のチャンネルに適用されていました。そのため、今回チャンネル記事の執筆を手配する際には、1つの記事の準備のみを要求しましたが、これは時間と労力の節約にはなりますが、必ずしも正しいとは限りません。

インターネットは急速に変化しており、各チャンネルやファンの嗜好も絶えず変化しています。以前使用されていた普遍的なルーチンは、いつでも無効になる可能性があります...これは、金浦の教師である張中栄が「作戦の起源」の序文で述べたことでもあります。

「現在の運用手順では、技術的に問題を解決できなくなりました。運用ルールは最終的には会社のルールにかなわず、会社のルールはビジネス ルールにかなわなくなります。ビジネス ルール、特に新しいインターネットビジネス モデルにおけるルールは、運用の方向性を決定する本来のロジックです。」

したがって、たとえ私たちがチャンネルに非常に精通していたとしても、各イベントの前にチャンネルの最近のツイート、ファンの粘着性、アクティビティ レベルを調査して、特定の時間と特定の条件下でどの決定が最も正しいか、ファンが本当に読みたい記事は何か、ファンが本当に欲しい乾物は何であるかを判断する必要があります。

3)オフライン活動には会場の予約が必要

適切な会場は、オフラインイベントを成功させるための重要な要素の 1 つです。オフライン活動では、参加と体験が非常に重視され、この体験は即時に得られます。そのため、頻繁にイベントを開催する人にとっては、環境、交通、価格、規模など、適切な会場や独自の利点がある会場を事前に予約しておくことが特に重要です。

これにより、早期のサイト選定の効率が大幅に向上します。イベント終了後も、チームメンバーは同じことをしました。良い会場があればコミュニティに投稿してみんなの意見を聞き、適しているなら協力事項を話し合う。そのため、事前に計画を立てる必要があるのです。

2. 常に内部の洞察力を持ち、調整力と対応力を発揮する

1) 準備期間が短い場合は、採用業務を優先することができます

私たちは大きな問題に直面しました。準備期間が短すぎるのです。ようやくすべての準備が整ったとき、イベントの募集に残された時間はわずか 1 週間しかありませんでした。理想的な募集期間は 10 ～ 15 日です。

そこで私たちは解決策を考えました。資金調達の時間が短すぎる場合は、プロジェクトの開始時に登録方法を準備し、前売り券や早割券の形でイベントのチケット価格を見積もっておくことで、参加に興味のある人が最初にイベント情報を入手できるようにする、いわゆる「スポット予約」です。ファンが他の予定があるためにイベントに参加できないという後悔を避けるようにしてください。

2) 収入と支出のバランスを取ることは大切だが、予算に固執しすぎない

このイベントのコスト要因により、イベント予算は何度も上昇しました。最終的に、コストをうまく回収するには、チケット価格を129元に抑え、以前のイベントと同じ数の参加者を募集する必要があると判断しました。

予算を立てる際に、運営上の友人数人に相談したところ、チケット代が高すぎて集客が難しいとの声が多く聞かれました。チケット代を適度に下げて、敷居を下げた方が良いとアドバイスをいただきました。

しかし、収支のバランスを取るために、最終的には元の価格を維持することを主張しました。これは、収入と支出のバランスを維持することが間違っていると言っているのではなく、現在の状況下では、プロジェクトの最も重要な目標を達成するために柔軟に対応し、適応する必要があるということです。このプロジェクトで最も重要なことは、より多くのファンを募集して参加してもらうことです。

3) 活動の形態は革新的であるべきである

このイベントは二人の先生の新刊の発売と重なっており、私たちは以前にも何度か読者ミーティングの経験があったため、今回のミーティングではこの形式を選択しました。

コピーライティングやポスターも、先生と直接対面してコミュニケーションをとるためのセールスポイントですが、対象者が変化していることを見落としています。1年前に人気だった対面型イベントが、今は成功しないかもしれません。現在、人々は何かの問題を解決するという意識で活動に参加しており、聞いてから活用できればベストです。

何らかの知識を共有したり、有名人と会って地位を向上させることだけが目的で、具体的な解決策がなければ、興味を失ってしまうかもしれません。

これは、今回のイベントの形式の欠点でもあります。 2 人の講師の新しい本は、経験豊富なオペレーターが勉強するのに適しています。 小規模なセミナーに似た形式を試してみるのもいいかもしれません。 参加者が多すぎる必要はありませんが、お互いに深い交流を持つことができます。 講師も全員を深く理解し、より的を絞った提案をすることができます。

4) 現場管理能力の強化が依然として必要

現場全体としては大きなミスはなく、プロジェクトチームメンバーも積極的に段取りに関わり、協力し合っていたものの、現場全体の管理において事前に考慮されていなかった細かい点が多く、現場での経験値の低下につながりました。

例えば、会場の椅子はとてもきれいに並べられていたので、あまり気に留めませんでしたが、実際にはイベントに参加した人数よりもずっと多くの人がいました。ほとんどの人が到着したときには、まだ空いている椅子がたくさんあったので、会場はとても空っぽに見え、活気のある雰囲気はありませんでした。

そして、テレパシーゲームセッションでは、参加者が小道具をはっきりと見ることができるかどうかだけが考慮され、観客は無視されたため、単語を推測している学生はずっと観客に背を向けており、観客からは後頭部しか見えませんでした。

オフラインイベントは、イベント当日にようやく実施されます。主催者の気配りを最も直接的に感じることができるのは参加者なので、細かい部分まで総合的に検討する必要があります。

5. 当社の強み

このイベントでは多くの問題に遭遇し、最終的には当初の募集目標には達しませんでしたが、チーム全体がうまく連携して迅速に対応し、プロジェクトチームの各メンバーが誠実に職務を遂行しました。

• ダスさんは午前1時になっても原稿の編集を続けており、イベント全体の撮影監督も務めていた。
• イベント前夜に勢いをつけるため、Bu Erは長い間Baiduを検索し、ついに午後11時頃に1枚のイベントポスターを公式アカウントのファンにプッシュすることに成功しました。
• Fantuan は現場で忙しく、機器のデバッグ、Xiaofangfang とのチェックインの案内、ホストの作業の調整などを行っていました。
• ルイルイは、収支を気にせず、イベントを成功させるために全力を尽くすよう全員に呼びかけており、台本を入念に準備するだけでなく、朝早くから現場に出向いて準備を進めていた。
• Xiao Fangfang と Xinghe は、プロセス全体に目を光らせ、プロジェクトの進捗状況を全員に知らせてくれました。プロジェクトが困難に直面したときは、私たちを窮地から救い出し、自ら仕事を引き継いでくれました。

彼らのおかげで、このイベントは予定通りスムーズに開催することができました。

心からの献身と強力なサポートをしてくれたプロジェクト チーム メンバーに特に感謝いたします。このイベントはそれほど成功しませんでしたが、このようなチームであれば、継続的な要約と改善を経て、次回は間違いなくより良い結果が得られるでしょう。