あらゆるイベントプロモーションプランに1つのソリューションを！

イベントを企画する時は毎回イベントプランを書かないといけないのですが、プランを書くたびにいつもしばらく不安な気持ちになります！今日は、ある方法をお教えします。これをマスターすれば、すべての活動計画をマスターできます。

1. リソースを統合する

活動を提案する際には、相手の活動の予備的な状況を把握した上で、リソースを統合する必要があります。イベント開催を提案するのがあなたであってもクライアントであっても、イベントに関して何らかのアイデアがあるはずです。

私たちがすべきことは、この考え方と要件を理解することです。ここでのリソース統合は、予備的なデータの収集、整理、分析として理解できます。全体の活動計画には、4 つの主要な部分が含まれます。これら 4 つのセクションでは、実行されるアクティビティを整理し、その後のアイデアの形成と計画の準備のための基本的な枠組みを確立します。

2. アクティビティの位置付け

活動の構想とは、リソースと目的を組み合わせ、活動を一定のレベルにまで高め、それを実行するプラットフォームまたはキャリアを選択することです。プラットフォームが異なれば、効果も異なります。

イベントのテーマが決まったら、パズルのようにそのテーマに沿ったセクションを探します。枠組みが決まったら、あとはそれを組み立てるだけです。テーマに関連するアクティビティ要素をできるだけ多く検索します。すべてが使用されるわけではありませんが、最も合理的なアクティビティを編成するために複数のオプションが提供されます。ここでのイベントのテーマは、イベント全体を貫く魂であり、あらゆる要素は魂を中心に選択され、配置される必要があります。

リソースとポジショニングを決定した後、具体的な活動計画を完成させる必要があります。イベントの効果を確実にするために、イベント計画は宣伝計画、実施計画、広報計画、リスクや想定外の仕組みなど細分化する必要があります。

3. プロモーション計画

宣伝計画には、事前宣伝、イベント中の宣伝、フォローアップ宣伝を含める必要があります。事前プロモーションの時期はイベントによって異なります。一般的には、イベントの半月前にプロモーションを開始します。同時に、イベント開始前にイベントを予熱することもできます。ユーザーの注目度に応じて計画することができ、予熱を通じて小さなクライマックスを達成できます。比較的安定した注目度が維持され、イベント開始日に注目度が最高に達します。

IV. 実施計画

イベント前の準備からイベント中の現場管理まで行います。

実施計画において最も重要なのは、チーム内の分業とメンバーの配置です。プロジェクトごとに準備チームを用意し、担当者を任命して細かな分業を行い、それを実施計画に反映させる必要があります。

実施計画を立てる際には、活動全体を頭の中で何度もシミュレーションし、あらゆる詳細を考慮し、各段階の時間を順番に調整し、整理する必要があります。

実際、実施計画では、物質的作業と人的資源作業の 2 つの側面のみを考慮する必要があります。人と物の有機的な組み合わせが成功する実行計画です。

イベントの開催中には、さまざまな状況が発生する可能性があり、これらの事故は大小さまざまです。時には、非常に小さな事故がイベントに壊滅的な打撃を与えることもあります。したがって、イベントのリスクと事故管理計画を立てる際には、より多くのことを考慮すればするほど、イベントのリスクは低くなり、成功の可能性は高まります。

起こり得る事故には、一般的に天候の変化、ユーザーの怪我などがあり、屋外での活動に大きな影響を与えるため、早期に防止するための適切なメカニズムが必要です。

大規模な屋外イベントで最もタブーなことは、会場内での混乱です。一旦混乱が起きると、イベント全体の効果に影響するだけでなく、人が負傷した場合、企業や主催者に非常に重大な悪影響を与えます。

したがって、現場での管理を強化し、このような事故を回避する方法をリスクおよび事故管理計画で考慮する必要があります。小さな事故でも観客にパニックを引き起こし、現場の混乱につながる可能性が非常に高くなります。

5. 最後にまとめ:

活動計画の作成は、実際には細部に対処する問題です。

最後に、イベント実行者は皆、「重要なのは兵士の数ではなく質だ」という格言を信じています。私はまた、「30% は計画に、70% は実行にかかっている」という格言を信じています。活動計画がいかに独創的であったとしても、実施中に問題が生じたり、実行が不十分であったりすれば、その計画はクリエイティブ選考のエントリーとしてしか使えません。

活動遂行は人的遂行を重視します。したがって、活動スタッフを合理的に配置し、責任と権限を明確にし、各スタッフが自分の責任を自覚することが、遂行プロセス全体の鍵となります。

つまり、イベント成功の鍵は、何人の人を配置するかではありません。おそらく、配置する人が増えれば増えるほど、現場の統制が悪くなるでしょう。なぜなら、この過程では、人々がお互いを非難し合うことになりやすいからです。むしろ、各人の職務上の立場が明確で、全員が職務と責任を果たしているかどうかが鍵なのです。

著者:アクティビティライン

出典:アクティビティライン