オフラインイベントの準備とプロセス管理

最近、イベントのコーディネートを依頼され、3日間でファンデーション（人的・物的基盤）ゼロの状態で数十人を対象にオフラインの製品発表会を企画しました。甲の上司は、かろうじて合格したと述べ、各種活動の内容と過程は基本的に順調に完了したと述べた。しかし客観的に言えば、プロセスにはまだ多くの欠陥があり、結果も満足のいくものではありませんでした。

混乱後の考えのまとめ：オフライン活動の事前準備とプロセス管理。

1. 総合的な自己修養

コーディネーター、つまり活動の特定の責任者および一般的な実行者は、作業の組織、調整、監督、および指導の主な責任を負います。活動プロジェクトチームを組織して設立し、社内の各部門の同僚やリーダーを連携させて活動のさまざまな作業タスクを割り当て、さまざまな作業タスクの実施を監督し、社内外の人員と資材を管理します。

指導業務は、コーディネーターのコミュニケーション能力とスキルを試す絶好の機会です。コーディネーターのアイデンティティは、このイベントのプロジェクト チームのみを対象としており、会社の組織構造における職務機能の調整を表すものではないことにご注意ください。また、調整を行う際には、特定の作業タスクにとらわれすぎないようにする必要があります。

2. 事前準備

イベント準備のタスクを受け取ったら、すぐにタスク発行者とイベントテーマを確認し、イベントの進行について話し合う必要があります。テーマとプロセスに従って、事前準備タスクと活動予算のスケジュールを作成し、それらを検討して承認します。このイベントの人員と資金の権利を取得して初めて、一生懸命、速く、自由に作業することができます。

事前準備作業スケジュールには、主に準備委員会の設立が含まれます。全体のリーダーは、有能な会社のリーダーまたは直属の上司/ゼネラルマネージャーである必要があります。コーディネーターは、コーディネーション チームのメンバーとして、実行の責任を負います。事前準備グループには通常、会場のレンタル、機器の購入、資材の設計と制作、イベントプロモーションの登録、ゲストの招待と受付、ホストの選定とホストのスクリプトの作成、ゲストスピーカーの招待、スピーチのトピックとPPTの確認、ニュースメディアチャンネルの招待、公式プレスリリースと出版物の作成が含まれます。

活動予算表には、主に各種業務に必要な経費が記載されますが、この過程で第三者がサービス提供に関与する場合は、その協力内容も決めておく必要があります。つまり、当事者 A が行う必要があること、当事者 B が提供できるもの、価格、時間ノード、注意事項です。

初期準備時に注意すべき点:

1. 出席者数を見積もる。出席者数は会場と経費に直接関係します。増減があった場合は、調整することを忘れないでください。

2. 選択した会場については、イベント全体の宣伝資料や座席の配置を容易にするために、各場所に必要な資材の寸法を把握するために、現地を訪問して計測するようにしてください。

3. 活動プロセスの変化はごく普通の現象です。もっと議論し、もっと意見交換し、もっと会議し、集団で決定を下すべきです。

4. 設計資料、ホスト スクリプト、アクティビティ プロセスは密接にリンクされており、変更に注意してタイムリーに修正します。

5. プレスリリースは、テーマ、プロセス、ホストのスクリプトの内容に基づいて事前に準備し、イベントの実際の内容に合わせて微調整して図解することができます。これにより、プレスリリースがタイムリーに送信されるようになります。イベント後に送信するのが最適ですが、通常は一晩ではなく、遅くとも翌日に送信してください。

6. 活動や会議に関連する写真、テキスト、BGM、プロモーションビデオなどのクリエイティブで主観的なコンテンツについては、関連する作成者に上司やボスに相談、報告、修正を頻繁に行うように依頼してください。コーディネーターは盲目的に決定を下すべきではありません。

3. プロセス管理

通常、イベントはイベントの 3 日前に本格的に始まり、その時点ですべての準備作業は基本的に完了します。イベントのテーマや進行が決まり、参加者やゲストのリストが確定し、プロモーションビデオ、ウォームアップ、舞台上や舞台裏の音楽、PPT、司会台本などが収集・準備され、さまざまな資料が次々と到着しました。

この時、活動スケジュール、人員配置・手配表、資材リストなどを作成して公開し、全社員を対象にした動員会議を開催して全員の熱意を結集し、仕事の目標を統一し、仕事の課題を割り当て、仕事の要件を説明し、仕事の内容を指導します。

イベントスケジュールには、主にイベントのコンテンツの流れ、各コンテンツの開始時間と終了時間、講演者/担当者（分単位まで詳細）、各コンテンツの関係者のステージ上と退場時間、イベント中のBGM、背後のスクリーンのメイン背景などが記載されています。状況のコントロールや時間への注意など、各コンテンツの注意事項にご留意ください。

人員配置・配置表には、作業グループ、各グループの主な責任、チームリーダー、チームメンバーを含める必要があります。ワーキンググループには通常、ホスト、緊急セキュリティチーム、エチケット受付チーム、オーディオおよび PPT 再生チーム、照明機器チーム、財務および資材ロジスティクスチーム、ニュースおよび広報チーム、ライブ放送写真チームなどが含まれます。各グループの作業内容、具体的な実行者、グループリーダーの責任体制を明確にします。

資材リストには、主に各種資材の名前、数量、単位、サイズ/用途、担当者などが記載されています。イベント前には、資材がすべて揃っているかどうかを確認してください。イベント後は、再利用可能な資材を整理して保管することを忘れないでください。予算表内の対応する項目の実際の支出を更新します。

プロセス管理では次の点に注意する必要があります。

1. 業務の分担に全体的に注意を払い、各業務の遂行者と責任者を確認し、各職員が何をどのように行うべきかを把握し、各業務内容の漏れがないかをチェックし、業務の成果を監督・管理します。

2. 問題が発生した場合は、さまざまなグループと連携して、タイムリーに解決します。いつでも緊急事態に対処できるように計画を準備します。作業エラーをタイムリーに報告し、改善方法を見つけます。大きな問題だと思うことは、リーダーによって簡単に解決されるか、重要ではないかもしれませんが、小さなエラーだと思うことや、隠された小さな詳細が、活動全体を無駄にする可能性があります。

3. イベントの前夜は決定的な段階です。完璧にできない細部が常に存在し、残業しなければならないことに気づくでしょうが、徹夜してはいけません。徹夜しないでください。徹夜しないでください。あなたの髪と体はあなた自身のものであり、健康を維持することによってのみ長期戦を戦うことができます。

4. 高品質で優れたイベントは、あらゆる細部に反映されます。メインの背景の色が一貫していなかったり、テーマが間違っていたりすると、イベントのスタイルが低下します。展示されているデザイン資料にタイプミスがあると、チームの努力が無駄になります。ステージ内外での非同期の音響効果、イベントのバックグラウンド ミュージック、PPT、プロモーション ビデオの再生は、チームの作業能力を損ないます。これらの詳細については、注意を払い、もっと練習し、もっと考えること以外、特別なことは何もありません。

イベントを完璧に行うには、イベント後の完璧な清掃と資材の保管も必要です。

活動を振り返り総括し、活動の中で優れた人や物事を賞賛し、活動の中での失敗を振り返り、活動の中での欠点を改善し、活動の中での不足を補い、活動のさまざまなデータを計算して、活動の目的が達成されたかどうかを判断します。

コーディネーターはイベントのレビューと総括会議を組織し、参加することを忘れてはいけません。現場にいることだけが、他人の責任を負ったり、他人の責任を負ったりすることを避けることができます。

著者: Taiwei Notes

出典：Taiwei Notes