オフラインアクティビティ実行表 (SOP)

オフラインイベントの組織は、オンラインイベントの組織よりもはるかに複雑です。準備する資料は多岐にわたり、各リンクの完了には異なる人が責任を負います。

イベント会場の運営スタッフの数が非常に限られており、イベントを円滑に進めるために複数の職務を遂行し、複数のタスクを完了しなければならない場合もあります。これには非常に高い個人的資質が必要であり、現実には欠落が常に生じます。

現時点では、頭の中にあるさまざまなことを紙に書き出して活動を管理するための優れたツールセットが必要です。

実行テーブル、材料テーブル、準備テーブルの 3 つのテーブルがあります。

1. 実行テーブル

イベント当日に全員が秩序正しく作業を完了できるようにするにはどうすればよいでしょうか?実行テーブルによって異なります。

実行表は、イベント当日に行われるすべてのことをフローチャートにしたものです。イベントの主催者は、事前に頭の中にあるすべてのリンクを表に書き出し、各リンクの実行者を手配する必要があります。

当日のスタッフ全員がこのフォームのコピーを所持している必要があります。

この表は少し複雑に見えるかもしれませんが、各列の情報はアクティビティを完了するために非常に重要です。

1. フェーズ

イベント当日の最も基本的なモジュールは次のとおりです。

通知する;
活動の準備;
サインイン;
正式なイベント;
イベントは終了し、終了します。
写真撮影、コミュニケーション、採用、コンバージョンなど、追加のリンクがある場合は追加できます。

2. 時間

イベントを開催する際には、いくつかのリンクのタイミングを調整する必要が生じることが多く、それに応じてイベント全体のタイミングを調整する必要があり、非常に面倒です。プロセス全体のタイミングを素早く調整するにはどうすればよいでしょうか?ここで、3 列の時刻表の美しさが発揮されます。開始時間、期間、終了時間の 3 つの列を使用して時間を記入します。

「終了時刻」はExcelの数式を使用して完成し、表に「=開始時刻のセル位置+終了時刻のセル位置」を入力します。この機能は、オンラインドキュメント（Tencent Docs、Graphite Docs、Feishu Docs）でも使用できます。

連続したアクティビティプロセスの場合、アクティビティの開始時刻は「= 前のプロセスの終了時刻」という式を使用して記述できます。この方法では、アクティビティ内の任意のリンクの期間を変更した後、すべての開始時間と終了時間が手動で調整することなく自動的に調整されるため、非常に便利です。

3. 仕事内容

イベント会場では、あるポストに誰もいないときもあれば、全員が集まって一つのことをするときもありました。このとき、作業内容の分担が非常に重要です。ここでは、各モジュールの作業内容を個別の項目に分解し、リスト化します。それぞれの仕事は対応する役職の人が行う必要があるため、責任は非常に明確になります。

4. 作業ポイント

イベントには会場が複数あることが多く、ボランティアや臨時スタッフを募集する場合、会場の役割が明確でないことがあります。そのため、各作業の作業場所を明確にマークする必要があります。

ここでの作業場所には、オフラインの会場だけでなく、オンラインの仮想的な場所も含まれます。たとえば、WeChat グループで通知を送信したり、アクティビティ管理のバックグラウンドでテキストメッセージをプッシュしたりするなどです。

5. 役職と担当者

なぜ役職と責任者を別々に書かなければならないのですか？同じ人が複数の役職に就くこともあるからです。または、同じリンク内で、異なる責任者がこの作業に参加する必要があります。

どうすれば、全員がすぐに協力して活動できるでしょうか?実行フォームに全員の電話番号を直接記入しておくと、全員がすぐに連絡を取ることができます。

6. 仕事内容

ここでは具体的な操作手順や動作要件を記述します。

どうすれば私たちの要件を他の人に明確に理解してもらえるでしょうか?つまり、詳細を記述する際には、規制が施行されていない状態を避けるために、具体的な数量を記述する必要があります。例えば、カメラマンに出席者の写真を撮ってもらう場合、「カメラの方を向いている各ゲストの半身写真を撮り、その後全身写真を撮ってください」とより具体的に書くことができます。