プロジェクトに参加する場合、何を学び、記録する必要がありますか?

『メモが取れなんて言わせない』の著者、美崎栄一郎氏は、仕事では常に「PDCA」のプロセスに従っているという。どのような仕事をする場合でも、次の 4 つの手順に従うことで作業効率を向上させることができます。いわゆるPDCAは、計画、実行、確認、改善の4つのステップを指します。計画して実行できる人は多いですが、確認と改善を粘り強く続けられる人は少ないです。確認と改善こそが仕事の効率を上げる鍵です。

仕事がスムーズに進まないとき、問題の核心は何で、次回はどのように改善できるでしょうか?仕事がうまくいっているとき、その成功の理由は何でしょうか? 実行した結果を記録します。この記録にはあなたの貴重な経験が蓄積され、蓄積された経験はあなただけのものになります。本から学んだ知識や他人から教わった知識はもちろん重要ですが、自分自身の個人的な経験から得てまとめた経験の方がより価値があります。このようにして、私たちは経験を「経験」に変換します。これらの記録や要約を適切に保存し、将来の作業に応用することができれば、作業効率は確実に向上します。ノートブックは、これらの貴重な経験を記録する媒体です。次に、職場でノート方式を活用して、プロジェクト計画、アイデア収集、議事録、時間管理、学習管理などで、一生懸命頑張っても蓄積がない状態を徐々に脱却し、少しずつ専門家に近づく方法についてお話ししましょう。今日のトピックは、プロジェクトを計画する方法です。概要は以下のとおりです。

1. プロジェクト計画の3つの段階 企画提案を行う際、ノートブックの使用は次の 3 つの段階に分けられます。 ①構想段階：最初に構想案をノートに書き込む②実行段階：同じページの余白に実行の具体的な内容を書き込む③クロージング段階：同じページの余白にクロージング段階の作業概要やその他アイデアを書き込む 2. 同じ計画の内容は同じページに記録する 時系列順にメモを取ると、ノートにはさまざまな仕事内容が詰まってきます。時間が経つにつれて、同じプロジェクトの重要なポイントが異なるページに分散される可能性があります。同じ計画の内容（作業タスク）が一緒に記録されていないと、後で見直すのに非常に不便であり、全体的な作業進捗の把握が難しくなります。そのため、プロジェクト中に細部に焦点が当てられてしまうとプロジェクトの全体的な状況を忘れてしまうことがないように、各プロジェクトの開始時に、プロジェクト全体の進捗状況を把握できるように、以下に示すようなプロジェクトフレームワークを作成することを習得する必要があります。

プロジェクト情報は、プロジェクトフレームワークの次のページに集中させる必要があります。このとき、情報を分散させないのがベストです。集中させることで、詳細をより効果的に把握できるようになります。後から、計画に関する情報をノートに貼ったり、パンチで切り取ってプロジェクトの情報とまとめたりすることができます。後で補足する必要があるその他の情報がある場合は、周囲の空白スペースに追加します。関連する内容のメールを記録したい場合は、それを印刷してノートに貼り付け、このページを基にして適切に補足することができます。こうすることで情報内容が充実し、後から閲覧するのにも便利です。したがって、空母ノートのルーズリーフ版を使用するのが最適です。この方法により、メモの修正、補足コンテンツの追加、構造の調整をより自由に行うことができるため、メモを取る際の精神的負担を大幅に軽減できます。例えば、私の空母ノートは、A4サイズ、ルーズリーフ、4穴で、印刷して整理した資料に穴を開けてまとめることができるので、最も便利な操作方法です。 3. ノートの各段階ごとに異なる色のペンを使用する 異なるペンを使用して別々に記録します。後で見返したときに、コンテンツが構想段階、実装段階、または最終段階のどれであるかをすぐに判断できます。例えば、構想内容は黒ペン、実行内容は青ペン、仕上げ段階は赤ペンで記録するなど、今後もこのように記録を続けていくと、改めて見返した時に自然と一目でわかるようになります。あらかじめ明確に区別しておけば、後から見返したときに、今回の計画の最終段階で行った作業が、次の計画の構想段階の参考にもなるかもしれません。区別しなければ、新しい企画提案に取り組むたびに、ゼロから考えなければならず、これでは業務経験は全く蓄積されません。新しい製品の開発計画に取り組む必要があるとします。計画チームと会議してその計画について話し合うときは、必ず空母ノートを持参してください。

❶ コンセプト段階：コンセプト段階では、会議に参加する前に、通常、人々はノートにコンセプトを書き留めます。パソコンからプリントアウトした情報をそのままノートに貼るケースも多々あります。自分用にコピーを用意するか、チームメンバーに送る参考資料として事前に印刷しておくとよいでしょう。会議中は、印刷物の横に、話し合う必要がある製品の簡単な説明、発売日、スケジュール、販売目標などの情報を黒ペンで書き加えます。会議中は、思いついたアイデアを青ペンで書き留めます。企画提案の費用について、上司に確認したり、協力会社のAさんに意見を求めたりする必要がある場合は、構想段階の内容と区別するために青いペンで印をつけてください。 ❷ 実行段階：実行段階では、思いついたアイデアをまずノートに記録し、空母ノートに貼り付けます。すぐに実行する必要があるタスクについては、その内容をすぐにノートに記録します。ノートは持ち歩くことができ、頻繁に見返すことができるため、思い出すのに役立ちます。タスクが完了したら、ノートからページを切り取り、空母ノートに貼り付け、タスクの実行内容と注意事項を空母ノートに記録して、経験と知識を蓄積します。 ❸ 終了段階：終了段階では、実施段階の注意事項と結果を赤ペンで記録する必要があります。例えば、この計画の実際の開発コストが見積りコストよりも高かったり、タスク実行中にチーム内でのコミュニケーションが悪かったり、製品が市場に投入された後に問題が発生したりする可能性があります。これらの作業結果と注意に関する重要な事項を補足して記録することができます。また、各タスクの実行に要した時間を記録することも重要です。たとえば、当初の見積もりでは計画プロジェクトの完了に 1 時間かかるとされていたのに、最終的には 3 時間かかった場合、この現象を記録しておき、次回タスクを実行するときに、計画プロジェクトの完了時間を 1 時間に短縮することが目標であることを思い出せるようにします。あるいは、次回全体の進行プロセスを整理する際に、原本記録から企画提案の制作時間が見積もり時間よりも長いことがわかった場合は、事前に思い出して構想段階で妥当な時間を調整することができます。実際の運用では、3 つの段階を厳密に区別することは不可能であるため、大まかに 3 つのセクションに分けることができます。ペンの色を変えて、そのプロセスをノートに正直に記録することがポイントです。上記の原則に従えば、各プロジェクトの完了後に、構想、実装、終了の 3 つの部分に従って経験と学んだ教訓を振り返り、最初の構想段階で記録された 3 つの段階と比較することができます。プロジェクト開始前と比較して、このプロジェクト終了時には何を学び、何を蓄積したかがより明確になります。もちろん、目の前のプロジェクトに真剣に取り組まなければ、プロジェクト後に自分があまり変わっていないことが簡単にわかります。 4. 付箋を使ってプロジェクト管理を支援する ❶ リマインダー期限付箋日付付箋は、ノートの右側に貼り付け、ページの一部を露出させます。こうすることで、メモを開くたびに右側に日付の付箋が表示されるので、期限までにタスクを完了する必要があることを自然に思い出すことができます。

例えば、新製品の開発計画でやるべきことや時間的な要件が明確になったら、ノートの該当ページに記録し、期限を書いた付箋を貼ります。タスクが完了したら、日付の付箋を切り取って破棄します。もちろん、個人的には、プロジェクト進捗表を作成し、それをプロジェクト全体のメモの最初の数ページに貼り付けて、プロジェクト全体の進捗を把握するように自分にリマインダーを付与し、付箋のリマインダー機能と組み合わせる方が効果的だと考えています。プロジェクトのスケジュールはどうですか? Baiduで検索してみてください。

❷ コンテンツ検索付箋プロジェクトが大きく、ノートに記録・貼り付けたコンテンツを頻繁に参照する必要がある場合は、ノートの上部に検索付箋を貼り付けます。

付箋を探すには、ノートのページを少し露出させる必要もあります。これにより、参照する必要があるページに簡単に移動できるようになります。将来的に計画を参照する必要がある場合は、ノートを使い終わった後でも検索メモを切り取らず、ノートページの上部に残しておくと、後で簡単に見つけることができます。この本の著者、三崎栄一郎さんは、本の冒頭で「私は毎年ノートの取り方をバージョンアップしています。社会に出てから、仕事の要になりたければ、ノートの取り方は基本的なスキルであり、会社は教えてくれません。自分で学ぶべきであり、習得するために多大な努力を払うべきです。給料を増やしたければ、会社にもっと価値を生み出さなければなりません。休暇を取りたければ、仕事の効率を上げなければなりません。社会に出てから何年経っても、基本的な仕事のスキルとしてノートの取り方を磨き、向上させ続けなければなりません。」と述べています。よく考えてみてください。なぜ、こんなに長い間働いているのに、こんなに豊かな経験を積んでいないのでしょうか?

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