オペレーターに必須の7つのスキル：業務効率を高める3つのコミュニケーションスキル（パート4）

適切なコミュニケーションがなければ、最善の運用戦略も役に立たなくなります。これを経験した者として、この記事の著者は、オペレーターが同僚と効率的にコミュニケーションをとるための正しいアプローチと、コミュニケーションを改善するためのヒントをいくつか提供します。一緒に読んでみましょう。

1. コミュニケーションは事業運営において重要な役割を果たします

社内では、製品、研究開発、マーケティング、設計部門の同僚と水平方向にコミュニケーションする必要があり、垂直方向には上司や部下とコミュニケーションする必要があり、社外ではパートナーや第三者とコミュニケーションする必要があります。このポジションはオペレーションです。

コミュニケーションとは、人々やグループの間で、考えや感情を伝達し、フィードバックすることで、考えの合意や感情の円滑な流れを実現するプロセスです。コミュニケーションの目的は、情報を平等にすることです。オペレーターとして、製品やデザインのアイデアやコンセプトをより深く理解できれば、日々の協力に非常に役立ちます。

まずは例を見てみましょう。

たとえば、ユーザーグループからのフィードバックに基づいて運用部門が製品の改善の必要性を提起したが、プロダクトマネージャーがそれに気付いていないと、プロダクトマネージャーの役​​割は十分に活用されず、運用部門の善意を評価することもできません。オペレーション部門は、製品マネージャーのニーズを認識させるために効果的にコミュニケーションをとる必要があり、これには細心の注意が必要です。同時に、良好なやり取りを形成するためには、他者の視点から考えることを学び、プロダクトマネージャーのニーズの出発点と目的を理解する必要があります。

さらに、単純な口頭でのコミュニケーションは避けるようにしてください。結論は文書化され、必要に応じて双方の責任が明確にされる必要があります。実際、職場での衝突は避けられないものであり、前向きな姿勢でのみ衝突を適切に解決することができます。不必要で単純な格言があります。「私たちは皆、ただ仕事をしているだけです。」

2. オペレーターとして、同僚と効率的にコミュニケーションをとるにはどうすればよいでしょうか?

1. 相互信頼は、両者間の効果的なコミュニケーションの前提条件である

たとえば、今日、運営側はオンライン イベントを開催する必要があり、高品質のポスターをデザインする必要があります。ほとんどの場合、専門的な訓練を受けたデザイナーは、間違いなく私たちよりも優れた美的感覚を持っています。デザイナーにポスターのデザインを依頼したにもかかわらず、そのデザイナーの美的感覚に疑問を感じる場合、それはそのデザイナーの専門性を疑っていることを意味し、これでは対等なコミュニケーションの基礎を形成することはできません。デザイナーの基礎レベルが保証できないのであれば、それは会社の採用の問題です。

私とデザイナーを例に挙げましょう。バナーやポスターのデザインなど、イベントを行うたびに、私は要件を提示し、コピーを伝え、望む効果の方向性を伝えます。その後、私は彼を信頼して引き渡します。その過程で問題が発生した場合は、コミュニケーションを取り、タイムリーに解決します。ですから、相手を信頼しなければなりません。そうすれば、相手はあなたの望みをかなえるために最善を尽くしてくれるでしょう。

2. 口頭での説明も重要だが、文章で表現する方が論理的で説得力がある

オペレーションはユーザーに最も近いポジションであるため、ユーザーが何を求めているかをオペレーションが把握しています。オペレーションは、アプリに共有ボタンを追加するなど、製品やテクノロジーの要件を提案します。しかし、多くのオペレーターは、単にスクリーンショットを撮ってマークし、ボタンを追加してもらいます。彼らは、スクリーンショットだけで私たちの製品技術を「排除」したいのです。製品をよく知っていて理解できるのであれば問題ありませんが、ほとんどの人はそのような良いことはありません。これは、製品やテクノロジーがあなたの意図を理解しておらず、なぜそのような変更を行ったのかを理解していないためです。製品は、これがより良いと思うと言いますが、あなたは製品と終わりのない議論を始めることになります。

口頭での説明に加え、変更内容や変更理由を記載した要件文書を依頼時に添付していただければ、その後のコミュニケーションコストを大幅に削減できます。

3. 命令的なコミュニケーションではなく、平等なコミュニケーションが必要です

コミュニケーションは技術であると同時に芸術でもあります。例えば、あなたがそのような人とコミュニケーションをとるとしたら、どれくらいの期間コミュニケーションをとりますか？

"なんでしょう？"

「雰囲気のある」

「これでいいんですか？」

"いいえ"

「それは何が悪いんですか？」

「それはうまくいかないよ。」

この会話を読んで、両者がお互いを嫌っていると感じますか?このような会話はほとんどの企業で行われているかもしれません。なぜこのような会話が行われるのでしょうか?

考えてみましょう。職場で、上司や部下、部門間のコラボレーション、ユーザー、社外のパートナー、第三者など、積極的にコミュニケーションをとる相手を探すときは、「相手に何か尋ねるきっかけ」が必要ですよね？

「何かが起こる」ということは必然的に両当事者が「支払う」必要があることを意味するため、両当事者間のコミュニケーションは、誰に、あるいは誰が誰に借りがあるかを尋ねるものではなく、平等なものになります。そうでなければ、コミュニケーションは無意味です。

4.相手の視点から問題を考え、コミュニケーションの方法を考える

例えば、デザイナーとやりとりをするときに「ロゴ作りを手伝ってください」と言ったとしても、そのデザイナーは新人です。ハードなデザインスキルは得意でも、アドバイスを求めるとうまくいかないことがあります。良い作品があまりなく、デザイン思考の意識もそこまで専門的ではないので、デザイナーの視点に立って、どのような効果を求めるのかを語らなければなりません。この時点で、デザイナーに要件を具体的に記述するように指示できます。

例えば、「このロゴはもっとアニメっぽくできると思います」とか「今作ったバージョンは色やフォントの面で若々しい感じが欠けているように感じます」などです。あなたのニーズはより生き生きと表現できることを相手に理解してもらい、その生き生きさを少し具体的に表現することで、デザイナーはあなたが望む効果を達成するために作業を続けることができます。

3. コミュニケーションを改善するためのヒント

1. 口でコミュニケーションを取ろう

WeChat のテキストチャットなどのオンラインコミュニケーションチャネルの使用はやめましょう。絵文字が散りばめられた冷たいテキストでも、必ずしもあなたの本当の考えが表現されているとは限りません。中国の文章芸術の奥深さと、各人の言葉の理解力の違いが相まって、本来の意味が誤って解釈され、百通りもの答えになってしまう可能性が非常に高いです。

そのため、上司と仕事についてコミュニケーションを取るときは、電話または直接会うのがベストです。WeChatの音声を使って面接時間を伝えることもできます。同僚に仕事内容についてフィードバックをするときに、どうしてもメールを使わなければならない場合は、電話によるフィードバックを補助的に使うこともできます。メールは送信しましたので、空いているときに確認してください。

いつ音声モードを選択すればよいかまだわからない場合は、可能な限りこのモードを選択してください。なぜなら、直接会うことで、表情や声、ボディランゲージを通じて、より包括的に本当の思いを表現できるからです。これは、私の声を聞いた多くの友人が、実際の私と文章の中の私とはまったくの別人だと感じている理由でもあります。

2. 同僚のコミュニケーションスタイルを理解し、それを認めて受け入れる

たとえば、リーダーがより明確に、より綿密に、より安全なスタイルで考えることを好む場合、彼とコミュニケーションをとるときには、タイム ノード、データ、包括的な計画、細部への注意が必要です。これは人によって異なるコミュニケーション方法なので、コミュニケーションを取る前に明確に理解しておく必要があります。

同僚は皆、独自のコミュニケーションスタイルを持っています。例えば、当社の製品の場合、指示を与えたり、要点を指摘したり、権限を与えたり、定期的にコミュニケーションをとって意見を交換したりすることを好みます。彼女を批判するときは、要点を述べて、適時に彼女を慰めなければなりません。当社の技術力は高いので、彼女とコミュニケーションをとるときにあまり考える必要はありません。要点などを強調するように彼女を導く必要があります。

3. 常に話すのではなく、他人の意見を聞くことを学ぶ

コミュニケーションが苦手な場合は、間違いを言うよりは何も言わない方がよいでしょう。しかし、何も言わないのは他人に失礼に思われる可能性があるため、できません。最も良い対応方法は、相手の言っていることを注意深く聞き、身振りや視線を使って相手の言っていることへの注意と好奇心を示し、それから「他に何かありますか？」と尋ね続けることです。それでどうする？次は何ですか？

たとえば、技術スタッフに要望を伝える場合、実はあなたがずっと話しているだけで、技術スタッフはただの聞き役です。これは不健全なコミュニケーションであり、有害なコミュニケーションです。技術スタッフに修正要望を伝えても、技術スタッフはこれが製品開発に役立たないと考え、あなたがまだ自信を持って自分の気持ちを信じている場合、これもチームと同僚との関係にとって悪いことであり、会社の利益を損なう可能性もあります。

以前、オペレーション担当の同僚が私と一緒になって、直接不満を言い始めました。彼は現在会社でオペレーション業務に携わっているが、上司がサポートしてくれず、リソースが不足しており、何事にも慎重にならざるを得ないと言っていました... 彼はいろいろ言っていましたが、本当の問題は、彼が上司と十分にコミュニケーションを取っておらず、上司が彼の努力がすべて役に立ったのかどうか理解していなかったことでした。

実際、今日の多くの若者にとって、彼らのリーダーはオペレーションの重要な役割を十分に理解していません。現時点では、あなたはコミュニケーションの架け橋です。この責任を引き受け、リーダーと対等な立場でコミュニケーションを取る必要があります。コミュニケーションをとった後も、あまり理解やサポートは得られませんでした。誠実にコミュニケーションを取り、問題点や提案を表明すれば、賢明なリーダーが何らかのアイデアを出してくれると信じています。そうでなければ、そのような上司はあなたの努力に値しません!

つまり、コミュニケーションは私たちの業務において大きな役割を果たしており、コミュニケーションが取れないオペレーターは排除される運命にあるのです。

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この記事の著者@艺林小宇は（Qinggua Media）によって編集および出版されています。転載する場合は著者情報と出典を明記してください。