100人規模のイベントの準備に17日間、避けるべき危険地帯を教えます

経験豊富なイベント運営者なら、準備期間が2週間未満では数百人規模のイベントを企画するのは難しいと知っています。そこで、この記事ではイベント開始時に約1か月の準備期間を設けました。しかし、活動を行う上で、計画が変更に追いつかないことはよくあることです。イベントが前倒しになると知ったとき、残り17日しかないと見積もったので、実行に移しました。

このイベントは、同社が主催したブランド感謝の宴会で、インターネット界のパートナー約 100 名が招待されました。企画から実行まで、多くの課題に直面しました。ここでは、それらの課題を振り返り、他のパートナーのために地雷原を撤去します。

この記事には3,000語あります。

1.活動計画期間

イベントを運営する際には、準備不足の戦いをしてはいけません。イベント準備の初期段階では、ゴールデンサークルルールに従って基本計画を立てることができます。

1. まず、活動の目的と位置付けを明確にし、活動の対象者を明確にする必要があります。

このイベントは企業ブランドイベントであり、「感謝」と「展望」を重要なキーワードとしているため、「主要顧客への感謝」を主な目的とし、主要パートナーとのコミュニケーションと交流を強化し、企業の実力とブランドイメージを示すことに重点を置きます。

地雷除去：外部へのブランドイメージ表示を伴う活動の場合、初期段階で上級リーダーとのコミュニケーションを強化することに留意します。一方で、自分が把握できる基礎情報（活動予算、会社が提供できるリソースサポートなど）を理解しておく必要があります。他方で、相手の要望や考えをできるだけ早く明らかにし、自分の経験に基づいてそれに応じた判断を下す必要があります。双方が納得できれば、相手のニーズを満たすために最善を尽くすことができます。相手方の期待と実際の実施との間に乖離がある場合には、起こり得る結果を事前に相手方に通知し、相手方が耐えられる程度に応じて適時に調整を行う必要があります。

イベント運営者は、まず自らのイベントの結果に責任を持ち、果敢に前進し決断し、優柔不断にならないようにしなければならないことを忘れてはなりません。

2. アクティビティの全体的なアイデアを整理し、各リンクに対応する実行スケジュールを決定します。

活動の目的を明確にした後、活動の全体的な計画を立てる必要があります。このイベントでは、まずイベントの形式をカクテルパーティーにすることに決めました。雰囲気はリラックスしていて高級なビジネスで、インターネット界の大口顧客をもてなすのに最適です。次に、イベントのテーマ、内容、プロセス、メインビジュアルのトーン、招待方法を決定します。

一般的に、謝恩会の初期準備は、企画、会場、設営、人員、資材の手配程度で済みますが、イベント自体の範囲が広く内容も複雑なため、イベント運営者は、最初から具体的な実施計画を総合的かつ綿密に検討する必要があります。計画手順と時間ノードを明確に理解して制御できないと、イベント マネージャーは簡単に混乱し、受動的な態度に陥る可能性があります。

地雷除去: 活動の具体的なスケジュールを決めるときは、すべての計画を事前に立て、最後の 1 週間に時間を確保するようにしてください。このイベントの企画初期段階で、イベント準備時間が突然大幅に短縮されるという予期せぬ事態に直面しました。事前に時間を確保せず、プラン B も立てておかないと、イベントの準備期間中は非常に忙しくなってしまいます。

2. 活動準備期間

この段階では、主に各計画ステップを詳細に実装し、実行に移します。

1. イベント会場の選択は、イベントのスタイル、規模、現地での体験に直接影響します。

イベントを開催するには、まず会場が必要です。イベントにとって、会場は常に最優先事項です。今回のイベントでは、会場の確認にかなりの時間を費やしました。管理可能な予算内でイベントのテーマにできるだけ近づけることに加え、周囲の環境、交通の利便性、内部の建築可能エリアも考慮する必要があります。

会場を探すにはどのようなチャネルを利用できますか?活動をできるだけコントロールしやすいものにするために、私は個人的には知人からの紹介や自分で情報収集することを好みますが、HuixiaoerやHotel Brotherなどのサードパーティプラットフォームも参考にすることができます。予算に余裕がある場合は、会議会社と直接協力することを検討できます。通常、会議会社には多数の会場があり、準備と実行のプロセス中に発生する通信コストを大幅に節約できます。

地雷除去：基本的なハードウェア設備に加えて、ケータリングやその他の手順にも注意を払う必要があります。ホテルであれば、レストランが併設されているので問題ありませんが、文化芸術センターなど、宴会機能のない会場の場合は、会場確認の際に、ドリンクやティーブレイクの料金の計算方法を明確に聞くようにしましょう。また、会場内に案内資料を置いても良いのか、工事関係者の入場や退場時間に特別な制限があるのか​​、駐車場や入場に工事関係者はどのような手続きが必要なのかなど、会場によっては特別な規制を設けているところもあります。契約前にできるだけ早めに明確に聞いておくと、後々トラブルになる可能性が低くなります。

2. カスタム材料やサプライヤーを選択する際には、人生経験が非常に重要になります

お土産の準備で大きな間違いを犯しました。

当初のアイデアは、「あなたの精神、あなたの人生、あなたの精神的な生活を大切に」というメインスローガンを記した本型の箱をカスタマイズし、その本型の箱の中に、カスタマイズされたコーヒー、3Dクッキー、手作り石鹸、本を入れるというものでした。その結果、サプライヤーとのコミュニケーションで多くの障害に遭遇し、最終的にはイベントの1週間前に計画を覆してやり直さなければならず、すべての計画が完成して制作されたのはイベントの前日になってからでした。

その理由を、心理的な期待が高すぎることと、人生経験が足りないことの2点にまとめました。準備の初期段階では、カスタマイズから出荷までの各プロセスを理解することがすべてのイベント運営者にとって非常に重要です。

お土産を計画する際には、2つの計画を立てることをお勧めします。最初の一連の計画では、想像力を駆使して完全に独立したデザインを作成できます。 2 番目のソリューション セットはシンプルで実用的であり、実現可能性に重点を置いています。このように、2 セットの計画を持ってサプライヤーに行き、現実と計画の間にギャップがある場合には、生産期間が制御可能であることを保証するために、計画戦略を適時に調整することができます。

地雷除去：1688調達ネットワークとTaobaoを通じてサプライヤーを選別できます。しかし、その前に、カスタマイズする材料の数と必要な材料とグレードを明確に指定する必要があります。数が 100 前後の場合、カスタマイズはお勧めできません (時間に余裕がある場合、またはサプライヤーと特に良好な関係にある場合を除く)。まず、全体的なコスト効率は高くなく、次に、その仕事を引き受けるサプライヤーは少数です (カスタマイズ要件によっては、別の金型を開ける必要がある場合がよくあります)。さらに、材料の準備からカスタマイズ出荷までの所要時間を計算し、サンプルの品質が悪く、全面的なやり直しが必要になるという現象を防ぐために、3〜4日を確保するようにする必要があります（結局のところ、サプライヤーの品質は異なります）。

3. 複数部門間のコミュニケーションと連携には礼儀正しさが求められる

このイベントには、社内のさまざまな部門間のコミュニケーションとコラボレーションも含まれます。xx 部門は当日の活動の実行に責任を持つ必要があり、xx 部門は当日の顧客対応に責任を持つ必要があり、xx 部門はオンラインとオフラインの資料デザインに責任を持つ必要があります...さらに、上司は、出席を招待する必要がある主要な顧客のリスト作成に協力する必要があります。

特に注意が必要な点がいくつかあります。

① 複数の部署に協力してもらう必要がある場合は、最終決定権を持つ部署長（またはそのアシスタント）に直接連絡し、メールで確認した後、部署長が担当者に伝えます。

② 各部署の長とのやりとりでは、要望内容やフィードバックを希望する時期を明確に伝えてください。また、遅延した場合の影響についても必ず伝えてください。

③ 上記の2点については、会議室に全員を集めて説明会を開いてください。これにより、情報の同期と相互監視が容易になります。ポイントツーポイントのコミュニケーションだけで十分だと思わないでください。

地雷除去: 誰もが忙しく、それぞれ対処すべきことがあります。割り当てた作業は忘れられたり、遅れたり、部分的にしか完了しなかったりすることがあります。他の人が、あなたがすべきだと思うことを意識的かつ積極的に行うことを期待しないでください。相手が知りたい情報を事前に整理して伝えましょう。相手のことを考えて一歩先を考えることで、自分のトラブルも減ります。相手方の協力が必要な事項は、すべて正式な方法で連絡する必要があります。この活動は電子メールで行われ、全員にコピーされ、相手方がそれを見ることを確認し（受信したからといって見るとは限りません）、相手方に電子メールへの返信を求めました。

イベントが始まる前に動員会議を開催し、全スタッフに責任分担とすべての予防措置を再度確認する必要があります。会場内の間取りや建築面積などの会場情報を配布するほか、各人の立場や服装などを一人一人に明確に伝える必要があります。

3. 活動実施期間

当日のお客様感謝レセプションでの現地対応のキーワードは、実は「丁寧」でした。顧客対応であろうと現場でのやり取りであろうと、あらゆるリンクにおいて、安全性、準備、配慮という 3 つの側面を予測する必要があります。

1. 会議の前に、ワーキンググループとゲストに時間、場所、天候、交通状況を複数回通知しましたか?
2. イベント会場までの道案内をする専任の人員や看板はありますか？
3. 早期入場者に対応する担当者はいますか？
4. ゲストが早く到着した場合、休憩できる場所はありますか?
5. お茶のサービスはありますか？
6.……

さらに、会場全体のセキュリティも考慮する必要があります。会場を管理するために数人のスタッフを配置し、早めに退場する人に記念品を渡すために事前に誰かを入り口に配置しなければなりません...すべての小さな詳細がイベント主催者の姿勢を反映する可能性があり、ブランドの評判とその後の協力に直接影響します。

100 人規模のこのイベントの準備にはわずか 17 日しかかかりませんでしたが、イベント全体を通して大きな抜け穴はなく、基本的にすべてのリンクが確実に確立されていました。イベント運営者は、開催するイベントごとに常に多くの問題を発見し、決して満足することはありません。そのため、常に反省し、要約し、次回はより良い結果を出すよう努力する必要があります。優れたオフライン イベント運営者には、優れた実行力、優れたコミュニケーション能力、そして強い利他精神を備えた人物が求められます。そのような人間に成長する前に、もっとよく考え、勇気を出して行動することを学ばなければなりません。