下半期の仕事計画が完成しないのではないかと心配しているなら、次の 3 つのヒントが役に立ちます。

私のことを知っている人は、私が広報、広告、インターネットの分野で働いてきたことを知っているでしょう。これらの業界はすべて「忙しい」ことで知られています。どれくらい忙しいですか？ 30 から 40 個のタブを開き、5 から 6 個の Office アプリケーションを切り替え、昼食時にコンピューターの前に座り、一日の終わりにコップ 1 杯の水を飲んでいないことに気づくことはよくあることです。このような環境であれば、私のような怠け者は当然時間を節約する方法をいろいろ考えます。本日お伝えしたいのは、実際の実践からまとめたヒント、つまり仕事と勉強の時間を節約する実用的な方法です。 01 独自の情報データベースを構築します。日々の仕事や勉強の中で、情報を探すのに多くの時間を費やしているはずです。何の情報ですか?たとえば、QQ での同僚との会話、WeChat でのリーダーからのリクエスト、電子メール内のテキスト、複数のパスに隠されたファイルなど... これらは、最も必要なときに常に隠されているため、見つけるのに多大な労力がかかります。時間の無駄になるだけでなく、気分にも影響を与えることがよくあります。このようなトラブルが頻繁に発生する場合は、専用の情報データベースを構築するという方法を試してください。チャットの記録、メールの内容、仕事の取り決め、プロジェクトのフィードバック、突然のひらめき、インターネットで見つけた貴重な事例や知識など、何でも放り込んでおけます。必要なときに開いて直接検索できます。 ● メモ作成ソフトウェアを使用して情報ライブラリを構築する 私の提案は、Onenote または Evernote を使用することです。もちろん、Weizhi Notes、Youdao Cloud Notesなどでも大丈夫です。メモ作成ソフトウェアで、担当するプロジェクトに応じて新しいノートブックを作成します。次に、プロジェクトに関連するすべての情報をこのノートブックに入力し、簡単に認識できる名前を付けます。 ■ たとえば、同僚とプロトタイプについて話し合っているとします。彼は多くの興味深い意見を述べました。会話が終わったら、忘れないようにチャットの記録を直接コピーし、ノートブックに新しいメモページを作成し、「06.19 XXプロトタイプの第2バージョンに関するXXXとの議論」という名前を付けることができます。 ■ あるいは、あなたはコピーライターです。次に、直接新しいノートページを作成し、インターネットで普段収集している事例をそこに入れ、ソースと自分のアイデアを書き留めます。インスピレーションが尽きたときは、これを開くだけで、すぐに多くの創造的な参考資料が提供されます。 ■ さらに重要なのは、すべての作業プロセス、規則、さらには生活のメモまでもそこに保存できることです。たとえば、「5番の電池は玄関の2番目のキャビネットにあります」、「充電器は寝室の本棚の下の箱にあります」、「IDカードはワードローブの下の2番目の引き出しにあります」... 普段は感じないかもしれませんが、緊急の必要があるときには、間違いなく多くの時間とエネルギーを節約できます。 ● 定期的に知識を蓄積し記録し続ける 情報ライブラリを構築する場合は、起動時に起動するように設定し、Evernote の「Clip」や Onenote の「Quick New Note」など、対応するプラグインやクイックスタートメソッドを使用するのが最適です。できるだけ早く情報をメモに記録してください。

なぜユニークな入り口を要約する必要があるのでしょうか? これにより、暗記の難しさが軽減され、認知および記憶リソースが節約されるだけでなく、仕事や勉強がシンプルかつ効率的になります。暗記にエネルギーを費やす必要がなくなり、このノートブックを開くだけで必要なものがすべて見つかることがわかると、目の前のタスクにさらに集中できるようになります。 02 仕事の中断を減らす。時間を節約するために、多くの人がマルチタスクを実行します。例えば、先ほども述べたように、同時にたくさんのWebページを開いて、あちこち見たり、PPTを作ったり、EXCELをしたりすることで、「まだ着手していないタスクがある」という不安を軽減し、「すべてのタスクが同時に進行している」という素晴らしい感覚に浸ることができます。しかし、これはまさに最も時間の無駄で非効率的な行動です。基本的な原則を覚えておいてください。人間の脳は「マルチスレッド処理」ができません。人は一度に一つのことだけに集中することができます。

いわゆる「マルチタスク」は、実際には「すべてを同時に行う」ということではなく、脳はこれらのさまざまなタスクを絶えず中断して切り替えています。つまり、「2 つのタスクを同時に処理している」と考えているとき、実際には、脳は次のように動作します。A の動作状態に入る - A の動作状態を終了 - B の動作状態に入る - B の動作状態を終了... を何度も繰り返します。ただ、切り替え時間は非常に短いため、ほとんど気付かない程度です。たとえば、記事を書くとき、まず頭の中でいくつかの要点を考えます。このとき、ニュースのポップアップウィンドウが目に留まります。クリックして開き、ニュースを読み、それから先ほど書いた記事について考えに戻ります。前回の思考結果をすぐに思い出すことができますか? 残念ながら、それはそれほど単純ではありません。なぜなら、新しい情報を受信して処理するためのスペースを確保するために、私たちの「作業記憶」から消去されているからです。元に戻すにはしばらく時間がかかります。そして、何度も中断すると、時間が蓄積され、その合計はかなりの額になります。したがって、作業中は目の前の作業に集中し、少なくとも 30 分間は中断せず、同時に他の作業も行わないようにしてください。 ■ レポートの提出、メールの返信、同僚への対応など、緊急の用事がある場合は、まず付箋に書き留めておき、10 秒以上はかからず、作業を中断しないでください。本来のタスクが完了するか疲れを感じるまで待ってから休憩を取り、付箋の内容に従って各項目を一つずつ処理します。 ■ 中断しなければならない場合：例えば、急に会議を開かなければならない場合、付箋紙を用意して、これまでの作業の進捗状況や考えていることをキーワードの形ですぐに書き留めて、理解できるようにします。これにより、元の作業に戻ったときに集中状態に戻るまでの時間が大幅に短縮されます。 03車に乗っている間、エレベーターを待っている間、食事をしている時間、歩いている時間など、生活の中で断片化された時間を細かく分けて、その時間をどのように活用しますか？多くの人は、本を読んだり、公的な報告書を読んだり、講義や公開授業を聞いたりすることを選択すると思います。それはまさにその通りです。もちろん、そこに座って何もしないよりはずっといいです。しかし、これはまだ最良の活用方法ではありません。なぜ？貴重な知識のほとんどは、断片的な時間では獲得できないからです。それらは多くの場合、非常に複雑で、厳密な推論プロセスと思考ロジックを伴います。著者の文脈に完全に浸り、著者の思考の流れを追って、著者の議論のプロセスを分析し、著者の結論を覚えておく必要があります。このプロセスは、断片的な時間では完了できないことが多く、長い時間全体が必要になることがよくあります。断片化された時間の中では、学べるのは単純な結論だけです。会話の話題を増やす以外には、あまり価値がありません。それは包括的でも、厳密でも、正確でもないかもしれません。では、断片化された時間を有効に活用する最善の方法は何でしょうか?学んで吸収するのではなく、考える。

効果的な方法は、仕事や勉強で遭遇する問題を小さな問題に分解し、リストを作成して持ち歩き、断片的な時間を使って考え、推論することです。このプロセス中に、進捗状況やフィードバックがあれば書き留めておき、次回も引き続き検討できるようにします。たとえば、PPT を作成する場合は、次のような質問をリストアップできます。 ● PPT全体のロジックをどのように提示するか? ● 各部分を説明するのにPがいくつ使われていますか？ ● 背景分析ではどのような要素を考慮すべきでしょうか? ● PESTの各ポイントをどのように記述すればよいですか？ ● 市場分析はどのように書くのですか? ● ターゲット消費者の特徴は何ですか? ●…… これらの質問をリストにして、時間があるときにいつでも考え、適切なタイミングで考えを書き留めてください。机に座って考えるまで待つのではなく。これは、作業を小さな部分に分割して段階的に取り組むための最良の方法であり、時間を節約するための最良の方法でもあります。人生において、賢そうに見える人の多くは、実際には私たちよりそれほど賢くありません。それは、他の人々がぼんやりしたり、頭が空っぽだったり、混乱しているときでも、彼らは人生のあらゆる瞬間に、心の中で常にさまざまな状況を考え、推論し、分析しており、すでにさまざまな道筋や結果に精通しているからです。そのため、必要に応じてさまざまな状況を迅速に判断し、最善の決定を下すことができます。

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