オフラインイベントの準備プロセス全体を理解するのに役立つ13の重要なポイント

イベントの開催は、運営上よくあることです。オンラインイベントでもオフラインイベントでも、一連のプロセスを念頭に置いておくと、準備がはるかに簡単でスムーズになります。著者が実際の経験に基づいて考え出した、イベント開催の13のルーチンを見てみましょう。

オンライン活動であろうとオフライン活動であろうと、ユーザー獲得・維持の観点からであろうと、製品の宣伝・プロモーションの観点からであろうと、各事業は毎年いくつかの活動を実施する必要があります。

オンラインアクティビティにはさまざまな形式と遊び方があります。比較的、オフラインアクティビティの方が日常的です。

これまでオフライン活動の経験はほとんどありませんでしたが、過去 1 か月でオフラインイベントの計画、フォローアップ、実行を行った結果、活動サイクル全体をカバーするオフライン活動のルーチンを 13 個見つけました。

上の写真は主に私が以前企画・運営したGトーク上海サロンの体験を元にしたものですが、オフラインサロンやミーティング、共有活動などにも応用できます。それでは、それぞれの詳細について詳しく説明していきましょう。

1. イベント前：長い準備と実行期間

イベントが正式に始まるまでの期間を事前イベント期間と呼び、具体的には準備期間と実行期間に分けられます。

準備期とは、イベントの企画・構想段階を指し、実行期とは、イベントのテーマが決定した後、継続的にイベントの進行を進めていく期間を指します。

1. 企画提案

イベントを企画したいなら、まず計画を立てる必要があります。完全なイベント計画提案には、次の点が含まれている必要があります。

これらの要素を盛り込んだ企画提案は、どのようなイベントを企画するのか、イベントの目的は何なのか、イベントの効果はどのようなものなのかをリーダーが理解するのに役立ちます。

その中でも最も重要なのは活動の目的です。

活動の目的は名声と利益だけです。イベントの目的を設定した後は、イベントの目標に基づいてイベントの期待される効果とリスクを設定および判断する必要があります。これにより、イベント全体をより適切に制御できるようになります。

2. タイムスケジュール

提出した計画が上司に承認された場合、すぐに袖をまくって仕事に取り掛かるのではなく、まずは活動のスケジュールを立てることをお勧めします。

いくつかのイベント運営者とのやり取りから、最終的なイベント結果はあまり理想的ではなかったという報告が多く、その理由はイベントのタイミングがうまく管理されていなかったためだと分かりました。リズムが乱れると、活動も乱れてしまいます。

私の経験では、タイムスケジュールを作成し、各期間に何をする必要があるか、誰がその責任者であるかを指定します。全員がうまく協力し、すべてが整理されるようにするには、期限前に物事を納品する必要があります。詳細は以下の通りです。

実装も非常に簡単です。担当者がこれらの要素をもとにExcelスプレッドシート（またはTeambitionなどのオンライン共同オフィスワークを可能にするソフトウェア）を作成し、全員に配布すれば、全員が時間通りに記録・報告することができます。

3. 投資PPT

オフラインでの活動は、お金をかけずに行うことは不可能です。そのため、より多くの資金援助を得てイベントのコストを削減するために、イベントの早い段階で投資促進のためのPPTを準備する必要があります。

完璧な投資プロモーション PPT です。非常に美しいことは言うまでもありません。次に、コンテンツを確保する必要があります。つまり、投資対象に、この活動が何であるか、この活動によって何が得られるか、そして何を返してもらう必要があるかというコンテンツを示す必要があります。

「私があなたに何を提供できるか、そしてあなたが私に何を提供できるか」がビジネス協力の基盤と前提です。一致しない協力は単なるフーリガン行為です。

もちろん、ビジネス協力をする際には、必ずしもお金を渡す必要はありません。

両者がリソースを交換できれば、協力することもできます。例えば、相手が無料で会場を提供してくれて、あなたがその会場を宣伝するといった感じです。

4. 会場とゲスト

オフラインサロン、カンファレンス、講演会などの活動では、会場とゲストが非常に重要です。準備期間中に、まずは会場とゲストを決めなければならず、そうしないとイベントのサイクルやリズムに大きな影響を与えてしまいます。

会場を選ぶときは、通常、次の点を考慮します。

価格:会場の価格コストを制御する必要があります。リソース交換の形で無料で入手できるのが最善です。どうしても無理な場合は、リソースを交換することで価格を下げることもできます。
スペース:イベントの予想人数を収容できる会場を選択してください
交通：交通の便が非常に重要であり、地下鉄の近くにあることが第一選択肢です。
設備:主に会場がオーディオ、マイク、LEDスクリーン、テーブル、椅子、その他会議に必要な設備を提供できるかどうかによって決まります。

最終的な会場は、上記の要素を考慮した上で最適な選択となるはずです。

次はゲストです。より多くの人々にイベントへの参加登録を促し、共有するために適切かつ影響力のある人物を選択するにはどうすればよいでしょうか?私は通常このように行います:

活動テーマに基づいて業界で有名な個人や企業をフィルタリングする
「6次の隔たり」理論を使ってその人を見つける
ゲストとコミュニケーションを取り、ビジネス経験と個人の履歴書に基づいてゲストとしての役割に適格かどうかを判断する

私の個人的な観点から言えば、適切なゲストを見つける鍵は個人的なつながりにあります。したがって、日常生活の中でより多くの友人を作り、より多くの個人的なつながりを蓄積することができます。

イベントの初期の詳細がすべて決まったら、正式な準備段階に入ります。この段階では、イベントの宣伝を継続し、できるだけ多くの人をコンテストに申し込んでもらう必要があります。

5. イベントコピーライティング

イベントのコピーは、ユーザーを惹きつけてサインアップさせるために使用されます。優れたイベントのコピーライティングは、より多くの人々の参加申し込みを引き付けることができます。

現在、人気のイベントコピーライティングは、シンプルでラフなバージョンと、ストーリー紹介バージョンの2種類に大別されます。

コピーライティングのシンプルで大まかなバージョンは、通常、数回のカジュアルな会話から構成され、その後イベントの紹介が始まります。このタイプのキャンペーンコピーは、一般的に読者数は多くありませんが、明確でコンバージョン率は高くなります。

ソフトテキストに近いコピーライティングのタイプもあります。通常は、感動的なストーリー、心のこもったチキンスープ、実用的な情報などで始まり、最後にイベント登録ポスターが突然表示されます。このタイプのコピーは、共同プロモーションプラットフォームでの公開に適しています。

ただし、これら 2 種類のコピーライティングのどちらを使用する場合でも、アクティビティコピーライティングには次のアクティビティコンテンツが含まれている必要があります。

もうひとつ、サードパーティの登録プラットフォームに登録する場合は、事前に登録プラットフォームにイベントを掲載することをお勧めします。プラットフォームではまだイベントを審査する必要があるため、イベント登録リンクは審査後にのみ取得できます。

6. イベント資料

サロンイベントには、実はたくさんの素材が必要です。基本的に、リンクごと、期間ごとにグラフィックや素材を作成する必要があります。大まかに次のようになります。

通常、イベントの種類やチームの規模に応じて、資料の削除や拡張を行います。イベントのポスター、会場のロールアップバナー、招待状は不可欠です。

この分野では、オペレーターは描画やグラフィック作成のスキルを習得することが推奨されます。チームにデザイナーがいない場合やデザイナーが非常に忙しい場合は、時間のリズムを崩さないように自分で行うこともできます。

7. イベント登録とユーザー管理

イベントが開始し、ユーザーの登録が承認されたら、ユーザーメンテナンスを実施します。これにより、イベントに参加するユーザーをよりよく理解できるようになり、出席率も向上します。

現在、ユーザーをメンテナンスするより一般的な方法は、すべてのユーザーをWeChat グループに追加することです。

しかし、統合登録プラットフォームを使用する場合、 WeChatアカウントを離れたとしても、登録した人全員がWeChatであなたを追加するという保証はありません。この時点で、テキストメッセージを送信したり、電話をかけたり、登録者に招待を依頼したりして、ユーザーをグループに引き込むことができます (ユーザーはグループで登録することがあるため)。

8.イベントの宣伝とプロモーション

活動全体の中で最も重要な部分は 2 つあります。1 つは現場での実行、もう 1 つは宣伝とプロモーションです。

宣伝とプロモーションには、主に 2 つの機能があります。1 つは、イベントへの参加登録を増やすこと、もう 1 つは、優れたイベントを企画したことを業界に知らせ、認知度を高めることです。

プロモーションは一般的に以下のような観点から実施されます。

その中で、説明する必要があるのは以下の点です。

外部メディアプラットフォームのプロモーション:イベントの主催者と実行者は、プロモーションのために、自社のイベントと似たテーマを持ついくつかのメディアプラットフォームに連絡して選択する必要があります。この種の協力においては、リソースの交換が最適な協力形態です。イベントプラットフォームでのプロモーションも同様です。積極的に連絡を取る必要がありますが、イベントプラットフォームは一般的に料金が高くなります。
業界の友人を通じたプロモーション:業界内で一定の影響力と発言力を持つ友人を選択することをお勧めします。
登録ユーザーによるプロモーション:一般的に、ユーザーのソーシャルサークルは比較的一貫しています。登録ユーザーにイベントのプロモーションを手伝ってもらうと、イベントに興味を持つ人をさらに引き付けることができます。しかし、これは登録料の減額や免除などの優遇措置で行われるのが最善です。
業界団体およびコミュニティ:イベントと同様のテーマを持つコミュニティや組織を見つけて、イベントの宣伝や共同登録を手伝ってもらいます。
その他の方法：電子メールの送信、WeChatでの1対1の連絡など、すべて試すことができ、ある程度の効果はありますが、相対的に言えば、ユーザーエクスペリエンスはあまり良くありません。

9. すべての関係者間のコミュニケーションとドッキング

実際、イベントの準備期間中は、基本的にゲスト、会場、パートナーなど、すべての関係者とコミュニケーションを取り、調整を行っています。

しかし、コミュニケーションをとるうちに、多くの人が先延ばしを好むことに気づきました。彼らは水曜日に何かをあげると明確に約束したのに、金曜日になってもまだあげていないのです。このような状況では、進捗と効率が大幅に低下します。

どうすればいいですか？とても簡単な方法です。ただ促し続けるだけです。催促してもダメなら、上司や相手の上司に催促してもらいましょう。少し不親切な方法ですが、確実に進展させることができます。

2. 活動中：現場調査、分担作業、現場での実施

10. イベント前の準備

イベント会場がそれほど遠くない場合は、通常、イベント当日の朝に会場を訪問する必要があります。イベントが遠方で開催される場合は、前日に行く必要があります。

現場調査の主な目的は、現場を把握し、人員の分担や現場レイアウトを決めることです。

現場を把握する際には、オーディオ機器やその他の機器のデバッグ、PPTのテスト、マイクのテスト、現場の計画、トイレの場所の把握などを行う必要があります。現場を偵察する際には、これらの詳細を管理して、明確なアイデアが得られるようにする必要があります。

2 つ目は、シーンを装飾することです。サロンイベントなので派手すぎる必要はありませんが、シーンの雰囲気とプロフェッショナルさを確保するために、シンプルに装飾する必要があります。

最後に、イベント会場での分業と実行です。 200 人が参加するイベントには、責任者 1 人、案内責任者 1 人、受付責任者 1 人、司会者 1 人、雰囲気をコントロールする人 1 人、写真を撮る人 1 人、速記者 1 人、スタンバイ 1 人が必要です。 8人必要だそうですが、人数が足りない場合は4人でも大丈夫です。上記の項目のいくつかは段階的に実行されるため、1 人が 2 つ以上の項目を担当することもあります。

11. 現地での活動の実施

たくさんの準備をした後、最も重要なのはイベント当日です。

早い段階でしっかり準備しておけば、イベント当日は楽になり、基本的には細かい点に注意するだけで済みます。例えば：

活動の順序は重要です。オフラインでの講義、会議、サロンのような活動では騒音が発生しやすいため、現場で常に秩序を維持する人が必要になります。
現場の雰囲気は活気があるはずです。サロンでのやり取りには、実際には多くのやり取りが必要であり、特にゲストが話を終えた後には、聴衆のユーザーがフィードバックを提供できる必要があります。交流を生み出す鍵は、ゲストがジョークを飛ばせることであり、もう 1 つは雰囲気を盛り上げることができるホストがいることです。次に、間違いや不完全さを引き起こしやすい小さな点に注意を払う必要があります。たとえば、イベントが始まる前に指示を与えて、全員がすぐに会場を見つけられるようにする必要があります。前のゲストが話し終えたら、すぐに次のゲストの PPT を呼び出す必要があります。また、ゲストにリモコンペンの使い方を事前に教える必要があります。これらの詳細は気づかないかもしれませんが、イベントに参加できるすべての人が見ることができます。

3. イベント終了後：活動のまとめと活動報告

イベントの終了はイベント運営の終了を意味するものではありません。このとき、活動を要約して簡単に説明することも必要です。

12. 活動概要

活動概要の目的は、活動の経験と成功または失敗を要約し、将来的に他の活動をよりスムーズに行うのに役立つことです。

活動を要約するには、現場のスタッフを招いて会議を開き、活動の失敗と成功について話し合うことができます。イベントに来た人に相談したり、意見を聞いたりすることもできます。このようにして作成された活動概要は、比較的完全かつ包括的です。

13. 活動報告

活動説明会は誰を対象にしていますか？ 1 つは社内のリーダーや同僚が閲覧するためのもので、もう 1 つはスポンサーやパートナーが閲覧するためのものです。

したがって、イベントブリーフィングで発表すべき内容は、このイベントがどのようなものであるか、このイベントはどのような宣伝を行ったか、このイベントにはどのようなパートナーが関わっているか、このイベントの効果は何か、などです。ブリーフィングは注目を集め、イベントの成功を強調し、関係者全員が満足できるものでなければなりません。

上記は、オフラインイベントを成功に導くための私の小さな経験の一部です。全体として、イベントを行う際には以下の要素を考慮する必要があると思います。