オフラインイベント企画に必須のフォーム10選！

計画された活動全体を管理するための 17 個のフォームをまとめました。

1. 計画スキーム品質管理表

このフォームの目的は、計画の内容から計画のレイアウトまで、計画で考慮する必要があるすべての事項を明確にすることです。これには多くのセクションが含まれます。

フレームワーク構造、コア機能、プログラム効果の実行、レイアウト設計の 4 つの側面から検討できます。

たとえば、レイアウト設計のレベルでは、さまざまな詳細を検討できます。

長い段落は別の行に表示され、個々の文は長すぎませんか?

段落が新しい行で始まるとき、単語が同じ行にあることが保証されますか?

テキスト内で使用されている句読点は一貫していますか?

英語の単語は標準サイズで書かれていますか?

提案書のフォントは標準化されていますか？

ファイル名は完全かつ標準的ですか?

内側のページのタイトルコピーは統一された文構造に従っていますか?

レイアウトは一目でわかりますか?

2. 材料設計品質管理表

イベントの場合、イベントプロセス全体のデザインとクリエイティブデザインの管理に加えて、マテリアルデザインという非常に重要な部分がもうひとつあります。

マテリアルデザインと品質管理の面では、オンラインデザインマテリアルだけでなく、オフラインデザインマテリアルもあります。

たとえば、オンラインデザインマテリアルには、カウントダウンポスター、Moments 用の 9 マスポスター、ツイートのレイアウトデザインなどが含まれます。オフライン素材には、ポスター、ロールアップバナー、KV 拡張機能、各種証明書のデザインなどが含まれます。

したがって、マテリアルデザインを行う際には、上記のマテリアルのデザインの詳細を慎重に考慮する必要があります。

これには、デザイナーがマテリアルデザインを十分に制御する必要があるだけでなく、AE/AM にとっても同様に重要です。

企業の一般的なワークフローは、AE/AM が設計要件を設計者に伝え、図面が作成された後、AE/AM が工場に出向いて生産を行うことです。

3. マテリアルデザインのタイムライン

オフラインイベントの計画の場合、それは本質的にプロジェクトです。

プロジェクトにおいて最も重要なことの一つは時間管理です。大規模なイベントであるため、プロジェクト全体の管理に加え、各サブ項目の進捗管理も非常に重要です。例えば、資材部門もタイムリーに進める必要があります。

タイムスケジュールの設計は、主にガントチャートをプロトタイプとして、期限とマイルストーンの日付を明確に設定します。具体的な設計については、以下の表を参照してください。

このフォームには、明確なプロジェクト名のほか、作業の詳細、開始と期限、具体的な設計進捗計画、関連する責任者などの重要な情報が記載されています。

4. 活動会場指標検査フローチャート

オフライン活動において重要な要素は会場の選択です。多くの学生は会場の選択を慎重に検討しません。会場自体がイベントのニーズを満たすことに加えて、会場の周囲の施設もイベントの要件を満たしている必要があるという別の重要な要素があります。

例えば、このフォームでは、会場自体の関連指標の評価に加えて、会場外の地下鉄駅や交通機関が便利かどうかなど、会場外の設備も考慮されます。周辺の飲食店の密集度なども非常に細かく計画されています。

このフォームは、サイト選定の標準文書として使用できますので、保存してダウンロードすることをお勧めします。

5. 活動予算表

オフラインでのアクティビティ計画にはアクティビティ予算表が必要であり、具体的な表のデザインは自分のニーズに合わせて設定できます。

例えば、以下の活動予算表の設計には、各種資材の詳細に加えて、使用方法、直接購入するかレンタルするかも含まれます。方法が異なれば価格も異なり、作業員の費用、当日の昼食が含まれているかどうかなども含まれています。

6. イベントスタッフへのお問い合わせフォーム

オフラインイベントでは、特に実行プロセス中に多くのコミュニケーションが必然的に発生し、人が見つからない、誰が何を担当しているのかわからないなどの問題が発生しやすく、実行プロセス全体に混乱が生じます。これにはイベント全体を調整するためのフォームが必要になるため、イベント担当者の連絡フォームは実行プロセス中に特に重要です。

具体的なオプションの設定については、上の画像を参照してください。各項目には異なる担当者が必要ですが、その時点で担当者が見つからない場合に備えて、2 人目の担当者がいることをお勧めします。