イベントの企画やプロモーションは本当にあなたが思っているほど簡単なのでしょうか?

【はじめに】 昨今、流行病の影響により、多くの企業がオンラインでの活動を開始しています。例えば、チャリティーライブ放送で集客する企業もあれば、協力プロモーションを行う企業もあります。オフライン活動を初めてオンラインに移行した際にも大きな違いがあり、まだ模索段階の企業も多くあります。イベントの企画は単純に思えるかもしれませんが、実際には多くの知識が必要です。

卒業して就職活動をしている方にとって、イベント企画というとまず思い浮かぶのは大学時代のさまざまなクラブ活動であり、広報、連絡、調整、実行などといった側面が頭に浮かぶでしょう。業界に入ったばかりの友人やクライアントの多くは、活動の目的は人気を生み出すことだと考え、抽選会や「いいね！」を集めたプレゼント、モデルショーなどのゲームセッションを企画するためにイベント会社を雇うことを考えます。

しかし、実際にこの業界に入ってみると、イベントの企画はそれほど簡単ではないことがわかりました。イベントは実施しても、効果が非常に低いこともあります。多くのプロモーション手法も使用されていますが、イベントの締め切りが近づくと、ほんの一握りのユーザーしか登録していません。

これは職人が家を建てるようなものです。まず、それが別荘なのか、工場なのか、ホテルなのかを知る必要があります。ニーズが異なるため、建てられるものも異なります。しかし、建物を建てる際に使用される材料や構造はすべて同じであり、使用される材料の量に応じて追加または削減されるだけです。

そのため、イベントプランナーとしては、現象を通して本質を見抜く能力が求められます。
私たちは現象を通して本質を見つめ、ゲームの性質やルールが何であるかを分析します。
ゲームには明確な目標があります。ゲームで何をするのかがわかっていれば、目的意識を持つ人はやる気に満ち溢れます。
実行可能な手順 (ルール): ゲーム内で何をすべきかを知ることで、ゲーム内での自分の行動とパフォーマンスを制御し、ロールプレイングに参加できます。
即時かつ鮮明な感情的報酬 (フィードバック): 実行するすべてのアクションに対してリアルタイムのフィードバックが提供されます。例えば、モンスターを倒すために努力すると、持久力が+1、知性が+1、敏捷性が+1、筋力が+1になります...モンスターをどんどん倒していくと、徐々により豪華な鎧を着たり、より強力な武器を手に入れたり、より豪華な宝石を身に着けたりできるようになります...
このゲームの最も優れた点は、一生懸命努力すれば報酬が得られるということをプレイヤーに伝えている点です。一生懸命努力し続ければ、必ず勝てます。
イベントでも同じことが言えます。私たちの目標は、参加者にイベントから何が得られるかを知ってもらうことであり、イベントの目的は、一定のコンバージョン率を達成することです。明確な目標を定めた後、どうすればより多くの人々を引き付け、最高かつ最高のユーザー エクスペリエンスを実現できるでしょうか?このシリーズを実現するために、イベント企画で必要な機能は以下のとおりです。

1. ターゲットの決定と解体能力

目標と指標を設定することは、イベント計画の第一歩にすぎません。この目標があって初めて、一連の支援計画を策定し、全員が協力して目標達成に取り組むことができます。

目標を設定したら、具体的な実施方法を細分化し、それを達成するためにさまざまな分野の専門知識を持つ人々の協力を得る必要があります。これには、リーダーがイベントを明確に理解し、計画を実行した後に達成できる効果を予測できることが求められます。また、コミュニケーション能力に優れ、他の人を率いて一緒に目標を達成することも必要です。

2. 組織計画能力

イベント プランナーには、目標を細分化する能力に加え、完全な組織計画能力も必要です。イベントのテーマの決定からイベントの企画、実施まで、イベント プランナーはすべてを 1 つ 1 つコントロールする必要があります。複数のリソースとチームを統合し、「活動計画」指標の円滑な達成を実現します。
例えば、弊社の元イベント企画専門家は、イベントが確定した直後に2日間かけて非常に詳細な計画と活動分担表を作成し、オンラインプロモーションとオフラインの資料、人員、予算をすべて適切に配置して、実行がより明確になるようにしました。

3. 活動コピーライティング企画力

苦労して準備されたイベントには、優れたプロモーション コピーライティングが必要です。コピーライティングは、タイトルやスローガンから、イベント企画のコピー、ポスタープロモーション、プラットフォームコミュニケーション、プロモーションコピーなどのコンテンツまで、イベント企画のあらゆる段階に関わってきます。リンクのコピーライティングが適切に書かれていない場合、イベント全体が台無しになってしまいます。
例えば、導入では、問題を見つけ、物事やプロジェクトに対する理解、認識、意見を説明します。それは、探偵小説を読むときに、最初に基礎を築かなければならないようなものです。あなたの伏線はよく張られており、読者はそれに興味を持つでしょう。あなたの斬新で独立した視点は読者の好奇心を刺激するでしょう。

4. データ管理および分析機能

プロモーション期間を経てもイベントの効果があまり出ず、登録者数も伸び悩んでいる。データから問題点を発見し、分析から有効な情報を抽出して原因を突き止め、最適化を行う必要があります。

各ステップを検証して、コピーが魅力的で、簡潔で、明確で、理解しやすいものであるかどうかを確認します。表現内容を一般の人が理解できないほど誇張した言葉は使用しないでください。ポスターが独特で革新的であれば、他のポスターよりも目立ち、人々がその内容を詳しく見たいと思うようになります。広報プラットフォームの広報活動が適切かどうか、露出率はどの程度か、パートナーが役割を果たしたかどうかなど、検討すべき事項は多岐にわたり、より詳細に検討する必要があります。

5. 復習と要約能力

イベントは終わった後、ただ終わるのではなく、常に振り返り、総括する必要があります。そのためには、イベントを成功させるための重要な要素を深く考え、洗練させ、再現可能なものにするよう努める必要があります。
未整備な部分については、経験から学び、改善方法を模索する必要があります。これは、次回のイベントの計画に役立つだけでなく、チーム内の個人の能力を高め、双方にメリットのある状況を実現することにもつながります。

目標を細分化し、整理して計画し、原稿を書き、データを分析し、レビューして要約する能力は、イベント実行者からイベント運営者へと転身する際に習得する必要がある重要な能力と資質です。イベント計画のハイライトを継続的に強化するには、あらゆる側面で絶え間ない思考と改善が必要です。

著者：イベント企画研究所

出典：イベント企画研究所（ID：ephdch）