まだ操作方法が分からないですか?考えを整理するのに役立つ記事

運用作業は断片化され、無秩序であり、さまざまなことを同時に処理する必要があり、段階的な目標と主要なタスクが明確ではありません。自分は非常に忙しいと感じることが多いのですが、結局、業務上の目標を達成できないことがあります。一生懸命働いているのに、上司から批判されてしまいます。どうすれば業務を正確かつ効率的に処理できるでしょうか?

今日の記事は、次のような疑問を抱きながら読むことができます。

考えるべき質問

1. 業務運営において、すべての業務を行う目的について考えたことはありますか?小さなことでも構いません！この作業は運用目標の達成にどの程度貢献しますか?これがうまく行われているかどうかをどのように測定するのでしょうか?
2. 運用において短期目標と長期目標のバランスをとるにはどうすればよいでしょうか?
3. 1 日、1 週間、1 か月、1 四半期、1 年における重点事項を 1 文で説明できますか?
4. 業務運営において、やるべきことが多すぎたり、複雑なことが多すぎたりして、圧倒されてしまうことがよくありますか?物事が難しすぎて、状況を前進させることができないのですか?
5. 毎週の業務報告を行う際、上司はあなたが目標を達成したかどうかをより重視しますか?あるいは、今週はどれだけのことをやり遂げましたか?

上記の 5 つの質問は、実際には当社の業務サイクル全体にわたって実行され、目的、目標、計画、実装、評価という業務の 5 つの側面に対応しています。この記事では、仕事における「目的のない忙しさ」という問題を、仕事の計画と調整を通じてどのように解決するかに焦点を当てます。

1. 仕事の目的を明確にしましょう！

なぜこれをやっているのでしょうか?これは、運用を行う際に考慮しなければならない問題です。十分に検討していない場合は、実行しないでください。そうしないと、無駄に忙しくなるだけです。目的は、仕事の方向性を明確にすることです。なぜなら、目的が決まると、その後のすべての仕事はその目的を中心に展開されるからです。目的が間違っていれば、その後のすべての仕事も間違ったものになります。また、この目的の明確化は、運用プロジェクト、運用活動、製品機能の改善など、大規模な運用作業を実行する場合だけでなく、単一のユーザーとチャットする場合や、ページごとにコース PPT を作成する場合にも、目的が明確でなければなりません。

たとえば、今日ユーザーとチャットをしたい場合、そのチャットの目的を明確にする必要があります。ユーザーの感情の深まりでしょうか？それともユーザーのニーズの探求でしょうか?次のステップは目的によって異なります。ユーザーの感情を深めることが目的であれば、チャット中にユーザーに質問し続けたり、特定の問題を深く掘り下げたりすることはできません。ユーザーとチャットするときにどのような方法やトピックを使用するかを検討する必要があります。これにより、ユーザーとの距離が縮まり、ユーザーや製品に対する好感度が高まります。ユーザーの特定のニーズを探ることが目的であれば、ユーザーとのチャットに時間をかけすぎることはできません。ユーザーとチャットする前に、どのようなニーズをどのような質問を通じてユーザーに理解してもらう必要があるのか​​を明確にする必要があります。どのような方法でユーザーから対応する需要フィードバックを迅速に得ることができるでしょうか? そうしないと、ユーザーと 1 時間か 2 時間話し合っても、何も話し合っていないことに気付くでしょう。 （これは運用業務における21の一般的な問題の1つでもあり、後ほど別の記事で紹介します）

PPT の作成を例に挙げてみましょう。スピーチのトレーニングに関するコースウェアを作成したいとします。ここで明確にする必要がある目的は次のとおりです。

コース全体を通して聴衆と共有したいことは何ですか?
コースウェアはいくつかのパートに分かれていますが、なぜこのように分かれているのですか?各セクションで説明したい重要なポイントは何ですか?
コースウェアの各ページの目的は何ですか?どのようなコンテンツを表示する必要がありますか?
したがって、この共有コースウェアを作成するときは、最初にさまざまなコンテンツを積み重ねてからフレームワークを整理してはいけません。代わりに、まずフレームワークの目的を整理し、それに応じたコンテンツを記入する必要があります。

多くの人は、業務プロセス中に仕事の目標をたくさん挙げ、すべてを達成したいと望みますが、結局は何も達成できません。ですから、ここでは、何をするにしても、主な目的は 1 つしかないということを誰もが明確に理解する必要があります。私たちは主な目標の推進に重点を置く必要があります。

2. あなたのモチベーションは、実はあなたが設定した目標から大きく左右されます。

目的と目標の最大の違いは、目的は仕事の方向性を明確にすることであるのに対し、目標は仕事の有効性を測ることであるということです。目標は段階的であり、可能な限り定量化する必要があります。最近話題になった「張小龍の最新社内演説：KPIとプロセスに気をつけろ」という演説で表明された意見には、私は完全には同意しません。KPIとプロセスに関しては、存在すべきかどうかではなく、KPIとプロセスが合理的か不合理かが問題です。不合理なKPIとプロセスには、確かに警戒すべきです。運営に携わる者なら、それがプロモーション活動であれ、単一のイベントであれ、週ごとの業務概要であれ、定期的な会議報告であれ、運営実績の評価であれ、定量化された目標の達成度に基づいて評価されることを知っています。

例えば、「1万人が参加するイベントを開催しました。」イベント前に目標を設定していなかった場合、イベントのレビューや概要にはどのように記載すればよいでしょうか？イベントは成功しましたか、それとも失敗しましたか?キャンペーンにおける私たちの努力は効果的だったのでしょうか、それとも効果がなかったのでしょうか?イベント前に設定した目標が 5 日間で 10,000 人の参加者に到達することである場合、ここでこの目標を細分化する必要があります。ここでは他の影響要因を考慮せず、毎日の目標を均等に細分化して、つまり毎日 2,000 人が参加すると仮定すると、初日の参加者数が 1,500 人だけであれば、初日の努力が期待された結果を達成しなかったことを意味します。次に、理由を分析し、2 日目の努力を増やします。初日の問題に対応して、より効果的なプロモーションとプロモーション方法を試し、2 日目の 2,500 人の参加者という目標を達成するよう努めます。この方法でのみ、イベントの全体的な目標の達成を確実にすることができます。段階的な目標を設定して制御しないと、4 日目に 5,000 人しか参加者がいない可能性があります。最終日に 5,000 人の参加者という目標を達成するにはどうすればよいでしょうか。 。

段階的な目標を設定する目的は 2 つあります。

私たちは業務を強力にコントロールしています。分解された目標の達成を通じて業務の有効性を測定し、それに応じて調整を行うことができます。目標を設定するプロセスでは、短期目標と長期目標のバランスを取る必要があります。例えば、業務では週ごとの目標を設定していますが、業務の多くは長期にわたるものであったり、目標期間内に明らかな成果が見えにくいものであったりします。短期目標と長期目標の矛盾に関しては、作業を次の 3 つの部分に分けることができます。

定型業務：目標達成を中心に行う必要のある基本的な業務。企画業務：ユーザーインセンティブの仕組みの改善、コミュニティの構築、業務プロセスや仕様の策定、製品ブランド体系の整理、より大きな製品需要の実現など、業務の中で一定の期間を要し、業務の最終目標達成に重要な役割を果たす業務。トランザクション業務：管理指揮業務、部門横断的な支援業務、部門内の管理業務など、業務目標への影響は小さいが、実行する必要がある業務。

週次作業計画を立てる際には、これら 3 つの側面に焦点を当てることができます。定型業務については、標準化と合理化が必要です。業務の優先順位は、計画業務が最も高く、定型業務が 2 番目、トランザクション業務が最も低くなります。

3. 運用作業は、常に自分の潜在能力を引き出すプロセスです。

多くの人が業務の過程でさまざまなことに圧倒され、圧倒されていると感じると思います。時にはリーダーに不満を言わずにはいられないこともあります。このとき、リーダーは多くの場合、仕事の計画を立て、優先順位を特定し、時間を管理することを学ぶ必要があると言います。実際、これはリーダーがおざなりになっているということではありません。なぜなら、リーダーは通常非常に忙しく、仕事の計画を立てる方法、仕事を整理する方法、仕事の優先順位を明確にする方法を段階的に指導することはできないし、時間を合理的に調整する方法を個人的に指導することもないからです。これらのタスクは自分で手配し、調整する必要があります。運用作業は、常に自分の潜在能力を引き出すプロセスです。

運用作業は些細で数が多いように思われるかもしれませんが、次の 3 つの側面に要約できます。

マルチスレッド処理、複数のタスク、さまざまな部門間の通信とドッキング、予期しない作業、および次の 5 つの側面が、操作プロセス中の作業効率に大きく影響します。

1つ目は、仕事の優先順位がわからず、思いついたことをそのままやったり、途中で別のことを始めたり、複数のことを同時にやったりしてしまうことです。

2 つ目は、ユーザーからのフィードバックの処理、他部署への情報提供、特定のフォームの処理、他部署の同僚からの質問への回答、ユーザーのニーズの整理など、さまざまな些細な事項を処理することです。これらのことは簡単そうに見え、すぐに完了できますが、これらのことを処理する際には、常に思考を切り替える必要があり、各タスク間で一時停止や切り替えが発生し、混乱が生じることさえあります。これは、全体的な作業効率に影響します。

3 つ目は、運用作業中のある問題やノードで行き詰まってしまい、何もわからなかったり、さまざまな方法を試しても解決策が見つからなかったりして、多くの作業が遅れて完了しないという状況です。

4つ目は、動画編集や画像・テキスト処理など、苦手なことをやること。

5 つ目は、細部への完璧さの過度な追求であり、これが効率に影響を与える重要な要因です。たとえば、データ レポートを作成するとき、多くの友人は、表が美しく上品に見えることを常に望んで、表の境界線と網掛けを最適化することに気を配ることがよくあります。もう 1 つの明らかな点は、PPT を作成するときに、人々が形式を気にしすぎて、常にインターネット上で適用できる優れたテンプレートを探そうとするため、優先順位が逆転してしまうことです。

運用作業の全体的な計画と調整を行うために必要なのは、日、週、月、四半期、または年の主要なタスクを 1 文で述べることです。

仕事が多岐にわたり、退屈で、すべてをこなすのは無理だと感じている友人の多くは、この問題を真剣に考えたことがないと思います。各ステージの主要タスクを特定することは非常に重要です。各ステージには 1 つの主要タスクのみがあり、すべての作業はこの主要タスクを中心に実行する必要があります。他のタスクの優先順位は後回しになります (管理コマンド タスクを除く)。たとえば、今週の主要タスクが APP の新バージョンのリリースを促進することである場合、すべての作業はこのプロモーションを中心に実行されます。さらに、今週のあなたの仕事の成果と仕事の報告の評価は、このプロモーションのためにどれだけの仕事をこなしたかではなく、主に宣伝とプロモーションの目標の達成によって決まります。新しく改良された APP の宣伝とプロモーションを除き、他のすべての作業に投入される優先順位とエネルギー量は、新しいバージョンの APP の宣伝とプロモーションよりも低くなっています。

運用作業に圧倒された場合、次の側面から解決を検討することができます。

まず、物事の第一優先と第二優先を区別し、どの物事を分離できるかを検討し、リーダーとコミュニケーションを取り、他の同僚に協力を依頼する必要がありますが、分離する理由を明確にする必要があります。すべてを自分たちだけで行う必要はありません。これは、中級レベルや上級レベルのオペレーターやマネージャーにとって特に重要です。何をするか、何をしないかを選択する必要があります。すべてをこなして負担をかけすぎるのではなく、価値を最大化する必要があります。私たちが行うすべての作業は、目標の達成を最大化するものであってはならず、時間を無駄にするものであってはなりません。また、優先順位は仕事の内容だけでなく、仕事の進め方にも反映されます。例えば、ユーザーメンテナンスを行う際には、スティッキー度の高いユーザーやキーユーザーのメンテナンスを優先しなければなりません。たとえば、チャンネルのメンテナンスを行う際、メンテナンスが必要なチャンネルが 30 個以上ある場合、これらの 30 個のチャンネルにエネルギーを均等に配分してはいけません。実際、メンテナンスするチャンネルのうち、効果の 80% は 4 ～ 5 個のチャンネルによってもたらされます。このとき、私たちはこれらの 4 ～ 5 個のチャンネルに集中する必要があり、他のチャンネルは簡単なメンテナンスのみが必要です。出力がゼロまたは低いチャンネルも直接放棄できます。

2 つ目は、定型業務を標準化することです。たとえば、日々の業務、業務に関係するさまざまなチャネルからの情報ドッキング、および一部の製品コピーライティング資料を部門に提供することなどです。これらの定型業務は標準化する必要があります。情報ドッキングを伴う作業については、一時的に整理するために必要になるまで待つことはできません。さまざまなシナリオに必要な情報を事前に整理することができます。さらに、ドッキング プロセスも標準化できます。

第三に、専門的な事柄は専門家によって行われるべきです。たとえば、ビデオ編集やグラフィックデザインなどの些細な作業は、できる限り専門家に任せるべきです。

オペレーションにおける複雑なタスクの多くは、オペレーション要員の潜在能力を最大限に引き出すためのものです。一般的に、タスクが進まない理由は、タスク、人員、予算、リソースの 4 つの側面に問題があることに他なりません。

戦略や方法、能力不足の問題があり、これらは主に思考の限界、予算の問題、リソースのサポートの問題として現れます。したがって、仕事で問題や障害が発生した場合、まずこれら 4 つの側面から原因を分析し、対応する解決策を見つける必要があります。運用自体は、常に問題を発見し、問題を分析し、問題を解決するプロセスです。

例えば、戦略や方法が間違っている場合は、的を絞って戦略や方法を調整します。アイデアがない場合は、アイデアを整理します。アイデアに自信がない場合は、リーダーを見つけてコミュニケーションを取り、確認します（リーダーとコミュニケーションを多くとらないと、道に迷う可能性があります）。一般的に、リーダーの問題に対する見方やアイデアは異なりますし、リーダーはあなたよりも経験が豊富で、あなたが思いつかない点を思いつくことができます。問題を解決するときに思考のボトルネックが発生し、本当に解決策が思いつかない場合は、自分でその問題に取り組もうとしないでください。

職場では上司とのコミュニケーションを強化し、定期的に仕事のフィードバックを行い、仕事の具体的な進捗状況、方向性や考え方に偏りがないか、どのような問題があるか、どのような支援が必要かなどを上司に知らせる必要があります。

4. 従来の考え方を打ち破り、根本から問題を解決しましょう!

仕事で多くの問題を解決するときは、従来の考え方を打ち破り、表面的な仕事に取り組むのではなく、根本から問題を解決する方法を考えなければなりません。チャオ兄弟が最も感銘を受けたのは、彼が以前オンライン教育会社で働いていたことです。私たちは企業向け大学製品を持っていました。私たちのターゲットユーザーは伝統的な中小企業でした。これらの企業ユーザーのために、オンライン企業クラス機能システムがありました。つまり、企業ユーザーが私たちの企業向け大学製品を購入した後、私たちはこれらのユーザーのために企業クラスを開き、会社のすべての従業員がこのクラスに参加できるように支援します（このクラスは、コースの学習許可、コース管理、学習インセンティブなどのいくつかの管理機能を担います）。その後、彼らはプラットフォーム上のすべてのコースを無料で学習できます。しかし、製品の特性上、多くの企業では、支払い後のクラス機能の有効化に多くの時間を費やすのが一般的です。製品全体の納品サイクルは特に長く、数週間、さらには1か月以上も製品が納品されないケースもあります。これには、事業主の時間的な問題、割り当てられた連絡担当者の協力、および従業員の意欲が関係します。この問題を解決する鍵は、会社の上司と連絡担当者にあります。当初、多くのお客様はクラスを開くことになかなか協力してくれませんでした。そこで、上司と連絡担当者との電話でのコミュニケーション頻度を増やすという従来の解決策を採用しました。この方法は確かに効果的ですが、オペレーションスタッフの作業負荷が大幅に増加しました。彼らは常にお客様とコミュニケーションを取らなければならず、効率的ではなく、他の仕事の進捗にも影響を及ぼします。当初は、お客様とのコミュニケーション頻度を増やし、コミュニケーションの方法を変えることだけを考えていました。そのため、オペレーションスタッフにお客様と戦うように求め続け、上司には連絡担当者にクラスを開く作業に協力するよう促さなければならないことを常に強調していました。しかし、この方法は症状を治療するだけで、根本的な原因を治療するものではありません。次のお客様にも同じ問題が発生するかもしれません。その後の解決策は、製品機能を改善すると同時に、顧客が製品を購入する際の製品発注契約におけるすべてのプロセス、権利、責任を明確にし（製品の平均発注額が比較的高いため、顧客と製品発注契約を締結する）、初期納品プロセスと顧客向けのあらゆる種類の紹介資料をすべて標準化して、納品サイクルが長いという問題をソースで解決することでした。

誰もが上記のような問題に遭遇すると思いますので、仕事上の問題に対処するときは、根本的な原因に対処せずに対症療法を行うのではなく、根本から問題を解決する必要があります。問題が長期間解決されない場合、限られた思考から抜け出し、チーム内の他の同僚やリーダーと迅速にコミュニケーションを取り、効果的な解決策を見つける必要があります。

5. 仕事の概要をより包括的にしましょう。

前のいくつかの質問を理解したら、作業概要は操作プロセスの中で最も簡単で最も充実したものになるはずです。この考え方は、データレベルで指標の完了をまとめ、作業内容レベルで主要な作業の進捗状況、既存の問題、その後の解決策を明らかにすることに他なりません。作業概要はデータを使用して記述し、可能な限り定量化する必要があります。週ごとの作業レポートと概要を記述するには、明確な目標も必要です。主な目標は、中間作業結果を示すことです。

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