マーケティングカンファレンス活動のご提案！

会議活動計画の提案

具体的な活動計画書のフォーマットやサンプル文書については、広報ホームのウェブサイト「危機広報計画書テンプレートの書き方」をご覧ください。ここにケーススタディがあります」「広報スペシャリストは具体的にどのような仕事をするのでしょうか?本稿では、「活動企画プラン」などを添付し、主に筆者が実践してきたマーケティング広報会議の企画や内容について紹介する。

1.イベントの背景

xx社は、xx業界に対するn年間の徹底的な調査と探求を経て、業界の技術的困難と現在の競合システムのさまざまな抜け穴や不便さに対応するために、安全で正確かつ管理しやすい「千坤師」ビッグデータリスク管理プラットフォームソリューションを開発し、発売しました。 2019年x月x日に上海市xx区xxビルの会議室で開催される新製品発表会を通じて、xx業界の大手企業顧客にこの業界ソリューションを全面的に披露する予定です。

2.計画と準備

会議のテーマ

記者会見のテーマ名は、独創的で覚えやすく理解しやすいものでなければなりません。会議の核心的な話題を直接指し示し、企業とブランドの文化的遺産を強調し、会議で発表される製品の核心的な価値を示すものでなければなりません。

業界リスク管理システムは多岐にわたる分野にまたがっており、システム自体の精度、専門性、複雑さはブランドコミュニケーションのテーマとしては適していませんが、それがもたらす効果と利点により、ユーザーはシステムの意味を業界の経験とすぐに関連付けることができ、他の業界で同様のニーズを持つ顧客からの関心と注目をすぐに引き出すことができます。

「千坤が自在に動く――xx業界ビッグデータリスク管理プラットフォーム『基準設定』記者会見」では、千坤が天地太陽月間の万物の精密な操作を表現し、自在に動くことで製品の優位性を明確に示しています。基準設定記者会見は、製品が業界の新たなベンチマークであることを発表する製品発表会であり、xx業界の大手企業や専門家の注目を集めるのに役立ちます。

活動目的

イベントの目的を明確にすることで、ブランド認知度を高め、協力の機会を増やすことができます。1 つの方法は、主催者と共催者が企画スキームを迅速に理解するために使用され、もう 1 つの方法は、ゲスト、メディア、ターゲット顧客、その他の参加者を紹介するために使用されます。

活動時間

xx社が所在する業界の最近の記者会見の動向に基づいて、マーケティング上の優位性がある機会時間を選択し、強力なブランドとの会議スケジュールの衝突を回避するようにします。特に、対象業界の主要顧客、優良な古い顧客、予定されている顧客など、主要な参加者の確立された時間手配を参照できます。

一方、メディアコミュニケーション戦略のニーズを十分に考慮し、メディアインタビューや記事配信のための時間を確保する必要があります。たとえば、メディアが金曜日に記事配信を完了し、週末にコミュニケーションを強化する必要がある場合は、火曜日または水曜日に記者会見をスケジュールする必要があり、少なくとも1日は会社の広報部門とメディアとのコミュニケーションと自社のメディアプロモーションのために確保する必要があります。

活動場所

会議ゲスト、参加者、主催者、共同主催者などの需要要因、および会場の屋内環境、設備、レイアウト、収容人数、ネットワークと信号の状態、サポート施設、さらには会場サポートサービス、周囲のサポート環境、宿泊施設、ケータリングなどの効率向上条件に対するイベントのニーズに基づきます。多くの会議主催者は、観光地、ショッピングやレジャー施設、飲食や娯楽シーンなど、周囲のサポート環境を見落としがちです。これらの要素は、招待の成功率と対象者の出席率を高めるための鍵となります。

会議室、廊下、食事、宿泊環境のレイアウトは、時には興味深い創造性の鍵となり、特に天候、交通、地域文化などの特性と組み合わせることで創造性を十分に発揮し、複数の展示計画を策定することができます。この会議の最適化と効率向上の方法は、特に連続したイベントに適しており、参加者は毎回新しい発見と探求の欲求を持つことができ、ブランドイメージの記憶と連想を強化する効果的な手段となります。また、筆者はかつて、有名でない企業がメディアや潜在顧客を招待するのは難しいという実際的な問題に遭遇したことがある。しかし、議論の結果、ほとんどの招待は真面目で主観的な紹介会のため、受付係の注目を集めることはほとんどないことが判明した。逆に、サポート紹介は差別化された利点を形成し、注目と好意を獲得し、招待の成功率を高め、重要な対象者のために追加の随行員を手配することさえも大きな効果をもたらす可能性がある。

対象者

このイベントの主なターゲットは、xx業界の大手企業の意思決定者や特別な高級管理者などのキーパーソンであり、続いて業界内の意向やニーズを持つ企業のその他のキーパーソンです。記者会見招待期間中、既存の顧客を通じて潜在顧客の発掘を促進することもできます。

さらに、業界の専門家や関連部門の責任者の支援、権威あるメディアや垂直メディアの参加と支援も、イベントにおける重要な広報目標です。

参加方法を決定する

対象者の属性は会議への参加方法に多かれ少なかれ影響しますが、企画者としては参加者の心理的ニーズを考慮するだけでなく、会議のスタイル、対象者のニーズ、期待される効果を考慮して、会議への適切な参加方法とチャネルを分析・開発する必要があります。

業界カンファレンスの活動は、オープン型とクローズ型、登録型と招待型があります。オープン型は予熱効果の高いプログラムに適しており、クローズ型は参加者を厳選した注目度の高いプログラムに適しており、登録型は大規模イベントの社交的な雰囲気を醸し出すプログラムに適しており、招待型は小規模イベントの関係を強化するプログラムに適しています。対象者の属性に限定されない活動では、さまざまな参加方法を組み合わせて採用することを検討できます。柔軟な組み合わせ方法は、さまざまな参加者の心理的感情や活動体験に大きな影響を与えます。

3.プログラム計画

活動の創造的な内容

イベント内での演出方法や特殊効果の工夫、休憩時間のパフォーマンスショーのデザインや見どころ、イベント登壇者のセッティングやスピーチ内容・演出などが含まれます。 PPT プレゼンテーション、セミナー、トークショー、シミュレーション プレゼンテーション、インタラクティブ体験など、興味指向、専門指向、高難易度方向での製品独自の機能の展示、およびサードパーティの競争、厳しい課題、および独特の製品体験。

lコミュニケーションとプロモーションのチャネル

メディアを選択する際には、権威あるニュースメディアやオンラインポータル、主要都市のCBDの広告スペース、商業および公共の場所の広告スペース、既存の優れたメディア協力リソースと自社メディアリソースチャネルを主に選択する必要があります。

プロモーションの位置を選択します。このイベントは、業界の垂直カテゴリの権威あるメディアプラットフォームでの挿入位置、パッチ位置、ホームページ、コラムページの選択に適しています。オフラインは主に、CBD屋内および屋外広告、空港、高速鉄道駅などの商業およびビジネスシナリオに焦点を当てています。その他のオンライン メディアの配置は比較的柔軟性が高く、検索エンジンのランキングや広告入札、ソーシャル プラットフォームのトピック、人気の検索など、オーディエンスの種類に応じて露出とプロモーションの方法を選択できます。製品を電子商取引プラットフォームで販売できる場合は、Alibaba や JD.com のショッピング プラットフォームでの広告も検討できます。

時間を選択します。このイベントは、プロセス全体を通じて複数のプラットフォームでリアルタイムにライブ放送するのに適しています。メディア広告の表示期間と期間の計画、イベントの準備期間、開始期間、開発期間、終了期間中の広告の配置回数は、予想される需要に基づいて計画する必要があり、具体的な実施計画は、イベント開始後の各段階で柔軟に調整する必要があります。

プロジェクトのタイムライン

まず、記者会見の全体サイクルを指標項目として、その後、月次または週次作業サイクルに従って、イベントの準備とウォームアップ、会場資材、シーンレイアウト、招待状の確認、安全検査、関連部門への報告などのプロジェクトを整理し、タスクの期間、開始時間と終了時間などの条件を示し、イベントの全体的な作業手配とプロモーションの説明と覚書文書として使用します。

l材料と機器の準備

活動に必要な従来の資材と設備に応じて、資材表は電子版と印刷版で作成されます。電子版はスタッフ間の共同フォローアップと保管に便利で、いつでも閲覧できます。印刷版は実行チームによる回覧と検証に使用されます。表には、資材と設備の名前、準備サイクル、開始時間、終了時間、担当者、実行者、タスク関連の指示、メモなどの列が含まれています。

物理的な資料の準備、保管、輸送に関する注意事項はフォームに記載する必要があり、電子資料のリアルタイムフォローアップとデータのバックアップは、規定の実施プロセスに従って厳密に実施する必要があります。著者は、プランナーとエグゼクティブ マネージャーがそれぞれバックアップ コピーを保持し、共同オフィス アプリを使用して共有の読み取り専用資料フォームをアップロードすることを推奨しています。

l人員配置

インタラクティブ実施に関わる各部門の担当者の具体的な作業手配には、作業内容や責任の重さをあらかじめ記載したタスクフォーム、資材準備やプロジェクト時間などの対応フォーム、あるいは活動実施チームの連携・協力度合いに応じたフォームの作成などが必要となる。人事タスクフォームは、活動実施の作業手配において中心的な役割を果たします。実行者が長期協力チームである場合は、人事タスク別にインデックス付けされた統一されたタスクフォームを使用することをお勧めします。

安全と緊急時の計画

イベントを開催する際に無視できないのが、消火設備や通路、避難計画や手順、水道や電気の設備管理、緊急連絡計画、責任者や連絡先、さらには自然災害や不可抗力の影響や妨害など、イベント開催中の安全対策です。

緊急事態には、安全関連の問題に加えて、機器や施設の故障、停電、時間遅延、材料の損傷や紛失などの状況も含まれます。シナリオ、人員、材料、不可抗力などの起こり得る状況に基づいて、バックアップ計画や緊急時対応プロトコルを計画する必要があります。

シナリオには、設備、施設、電気、会場管理部門および人員の管理計画が含まれます。人員には、招待客、メディア、スタッフ、会場管理者、第三者のパフォーマンスチームなど、および遅延、遅刻、負傷、応急処置に対する対策が含まれます。資材には、輸送および保管、天候の影響、製造ミス、損傷および損失などの対応および救済が含まれます。不可抗力には、主に自然災害、予期しない危険なイベント、突然の制御不能なイベント、会場または第三者のイベントなどの大きな影響が含まれます。

4.予算

この活動は、人事労務、実施管理、メディア宣伝、予期せぬ経費の4つの主要な部分から成り、そのうち、予期せぬ経費に対する関連システムは、イベント主催者と主催者の財務システム要件に従って策定され、労務費、管理費、メディア費の具体的な項目と金額を詳細に計画することが予算部分の中核的な内容です。

すべての関係者の作業がスムーズに進むように、財務統計プロセスの計画に沿って詳細にまとめた 3 つのレベルに分けて各概要項目をリストすることをお勧めします。

5.活動の見積もり

活動効果は、企画目標に基づいて推定され、各活動サイクルと特定のプロジェクトで達成されたブランドプロモーション、製品パフォーマンス、協力拡大などの実現度合いに基づいて推定されます。この部分またはプログラム設計では、公開調査、メディア統計、インタビュー、セミナーなどを通じて市場のフィードバックを収集し、分析と要約を行うなど、効果評価をどのように行うかが示されています。

著者は、ここでの内容をイベント企画の全体目標と具体的な目的の参考として利用し、その後、企画・実施経験、広報計画、実施能力に基づいて推論や予測を行うことを推奨します。

著者: Xiao 5

出典: PRホーム