成功するオペレーションイベントの企画方法（オフラインイベント編）

「オフラインイベントの要件：小規模イベント：20〜200人、予算5,000未満。」

チェックリスト:

● 時間を決める● 予算を決める● 会場を決める● スピーカー● 登録チャンネル● アナウンス● イベントアナウンス形式● 現場スタッフリスト● 資材リスト● 現場スケジュール● 写真撮影時の注意事項● プレゼント●イベント企画
● ボランティア ● PPT（基調講演）

時間：

議論文と同じように、時間、場所、登場人物、時間。時間を設定し、場所を選択し、人数を見積もって、会場の選定と交渉を始めます。

講師のスケジュール、同僚のスケジュール、祝日、会場の空き状況など、総合的に考慮した上で時間を決めます。

アクティビティが 2 時間続くか 3 時間続くかを決定します。もちろん、アクティビティは通常 30 分から 1 時間ほど遅れます。

予算：

上司に相談し、同僚に尋ね、無料のリソースがある場合は必ず使用してください。

例えば、食事の無料提供、会場の無料提供、ささやかな贈り物の無料提供などです。このように、同じ 5k でも、より多くのことが可能になります。

話し合った後、どの金額を省略できないか、どの金額を柔軟に対応できるかがわかります。

請求書が発行されるかどうか、請求書に 7% の税金が追加されるかどうか、デポジットが必要かどうか、支払いは現地で行うべきか事前に行うべきかなど、事前に確認してください。

サイト：

速達便の集荷を手伝ってもらえますか? 施設内にWi-Fi、マイク、プロジェクターはありますか?現場は騒がしいですか? 電源ソケットは十分ありますか?

エアコンは効いていますか？ポスターやロールアップバナーを掲示してもいいですか？

会場では無料の食事を提供していますか？ 会場にはお手伝いしてくれる人がいますか？ それとも会場だけで、残りは自分で手配するのでしょうか。

正面玄関から始まり、ユーザーが見つけられないようにするための標識はありますか?

会場は有名ですか？人の流れは多いですか？イベントに参加する来場者はいますか？

会場には WeChat、Weibo などがあり、イベントを宣伝する意思がありますか? これにより、より多くのトラフィックを獲得できます。

会場マネージャーのWeChatと携帯電話番号は何ですか?

自分で会場を見に行けない場合は、会場の写真を送ってもらうように依頼しましょう。一度観て、もっとよく理解してください。

現場で物事を最善に行う方法も知っています。

講演者:

これまで信頼できないという履歴はありますか? 時間通りに到着しますか?

何か異常が起きないように、イベント前に PPT を一度チェックします。

Mac と Windows のどちらを使用していますか? プロジェクターは必要ですか?

彼らの WeChat または Weibo アカウントは何ですか?イベントを宣伝するときは、彼らを @ する必要があります。

司会者は講演者のソーシャルメディアアカウントを一度読むことで、講演者をより深く理解し、講演者を紹介する際により親しみやすく人間味のあるものにすることができます。

イベント前に講演者にすべての PPT を依頼し、講演後に共有します。参加者が簡単にアクセスできます。

登録チャネル:

プロモーションにはさまざまな場所を使用できますが、登録リンクは 1 つだけです。

個人的には、 Googleフォームを使用して申請を登録およびカウントすることをお勧めします。

ただし、すべてに Douban または Weibo のアクティビティ統計を使用する場合でも問題ありません。それは単なる統計です。

重複登録、複数の統計、電子メール通知の送信時に発生しやすい問題を回避します。

さらに、登録時にいくつかの小さな情報を収集することもできます。よく使うアプリは何ですか？あなたのアプリをどうやって知るのですか？何か提案などはありますか？

背景には応募者のメールアドレスやソーシャルメディアアカウントが表示されるので、主要なソーシャルメディアアカウントには特に注意しましょう。

サインインするときに、関連する会社のメールアドレスに注意することもできます。

リリース通知:

上記と同様に、会場側が事前に告知し、会場内にポスターを掲示してもらうことは可能でしょうか？

通知できる他のフレンドリーなチャネルはありますか?

通知にはどのチャネルを使用できますか?

これには、SMS、電子メール、WeChat、Weibo、G+、ブログ、コラム、オフライン通知などが含まれますが、これらに限定されません。

通知時間（例）：2014年3月29日午前9時～午前11時

地図検索はデータが古い可能性がありますので、必ずルートを詳しくご指定ください。場所の記載には、最寄りの地下鉄出口を示す地図を添付する必要があります。例: B 出口を出て左に曲がり、XX ビルが見えたら階下にあります。

別のバスに乗り換える必要がある場合は、その旨を詳しく記入し、道順の電話番号を記入してください。

登録完了後に一度通知され、イベントの 3 日前に再度通知されます。

また、イベント告知後に講演者に提示してください。一部のスピーカーはこれを転送するため、大量のトラフィックが発生する可能性があります。

WeChat または Weibo 経由で送信し、リンクをクリックして直接サインアップしてください。アンケートを使用してデータを収集できます。

Googleフォーム、Huodongxing、Youfu、vasee、Douban City、Weibo Cityはすべてイベントリリースに適しています。

それに、本は死にましたが、世界は変化しています。現場で柔軟に活用する必要があります。

たとえば、市場調査を行っている場合は、通知をあらゆる場所に送信しないでください。まず、WeChat、メール、テキストメッセージ、そして最後にWeiboを通じて社内に通知します。最後に、人数が足りない場合は、一般に通知します。これにより、無関係な人々や競合他社ではなく、関連するユーザーが参加することが保証されます。

イベント通知形式:

時間、場所、登場人物、出来事などを標準的な方法で書きます。

このアクティビティに参加する価値があるかどうかを 30 秒以内に判断してもらいます。

あまり文学的になりすぎたり、過度に関連付けたり、装飾したりしないでください。

スケジュール、場所、スピーチの概要などを先頭に掲載します。

話し手について、自分の言葉でより詳しく説明してください。「XX 社の XX 役職」とだけ書くと、その役職に就いている人の注意をそらしてしまいます。

さらに、素晴らしい会社と素晴らしい立場のせいで、スピーチが退屈で決まり文句だらけだと思われ、参加しなくなる可能性もあります。

言葉を注意深く書くことで、さまざまな読者を引き付けることができます。

「APP 設計の原則と迅速な反復方法について議論する」

「デザインの暗いプロセスを修正するために、48時間連続で徹夜しました」

「要件変更を好むプロダクトマネージャーVS アジャイル開発エンジニア」

「デザイナーの共有：エンジニアと効率的にコミュニケーションをとる方法」

同じことを異なる方法で表現すると、異なる視聴者を引き付けることができます。

現場スタッフ:

早めに来なければならない人を特定します。 1時間早く到着してください。

資料の準備、詳細の確認、入場書類の準備、会場との連絡などを行います。

会場で食事が提供される場合は、待ち時間を無駄にしないために、1 時間前に注文し、人が到着したらすぐに食べ始めましょう。

明確な役割分担は、お互いの面倒を見やすくするだけでなく、チェックも容易になります。

写真を撮っている人、 WeChatグループでリアルタイムに交流している人、Weiboアカウントを更新している人、サインインしている人、ギフトを送っている人、マイクを渡している人...

材料:

一般的な資材には、ポスター、会場内の小さなギフト、サインインシート、サインインペン（大量）、ロールアップバナー、スナック、ビデオカメラなどがあります。

多くの資材は事前に現場に届けられ、現場での署名が必要になります。

ポスターなど事前に掲示する必要があるものもあります。

現地スケジュール:

遅れないでください。会場によっては、次のイベントが開催されているところもあり、遅れると他の人の遅れにつながります。

一部の会場では時間に基づいて計算され、遅延には別途料金がかかります。

さらに、遅延によりユーザーは早く離脱してしまうため、これは良い影響ではありません。

スケジュールを厳守し、調整が必要な場合は時間を再度計算してください。コンピューターまたはタブレットを使用して、スピーカーまでのカウントダウンを行います。

最後の 5 分と 1 分にはカウントダウンのリマインダーが表示されます。

写真を撮る際の注意:

ライブイベントのロゴを撮影しました。

講演者とPPTの写真を撮ります。

質問者の写真をとってください。

サインインシーン、贈り物の受け取り、退場時の講演者とのフォローアップの質問や連絡先の交換の様子を写真に撮ります。

できるだけ早く全員を招待して集合写真を撮りましょう。後に多くの人が去りました。横断幕がある場合は、横断幕やポスターの下で一緒に写真を撮ることもできます。

舞台裏のショットや小さなシーンのクローズアップを撮ります。

これらは、後でアクティビティの概要やニュースを書くときに使用できます。

贈り物：

お土産におすすめなのは、ステッカーとTシャツです。

現地での交流のためのちょっとした贈り物としては、本やお菓子がおすすめです。

贈り物は単に気持ちを伝えるためだけではなく、広告やコミュニケーション効果にも重点が置かれています。

ロゴをパソコンに入れて、いろいろなところに持っていくことができれば、コミュニケーション効果は大きいでしょう。

何人かのオンラインメディア記者が Mac に Xiaomi のステッカーを貼っているのを見たことがあります。

そのステッカーはなかなかいいですね。私はXiaomiの携帯を使っていませんが、長い間注意深く見てきました。

醜いショッピングバッグに XXX 社の名前を印刷しないでください。

それはユニークなものであるべきであり、自撮りをして見せびらかすのが大好きなインターネット中毒者たちがそれを復活させ、広め、他の人に見せてくれることを願っています。

最も良いのはステッカーとTシャツです。カスタマイズに費用がかからず、普及効果も高いです。

次に良いのは、長く使える帽子やカップです。

次にブレスレットやポストカードなどですが、これらはほとんどの場合廃棄されてしまうので、感謝の気持ちだけを伝えましょう。

何を選ぶにしても、見た目が良いことを確認してください。見た目が良くなければ、パジャマとして使われるか、捨てられるだけです。

また、他社がスポンサーとなっているプレゼントにはあまり期待しないでください。一般的には、会社から出た役に立たない廃棄物、売れない物などです。ペン、ヘアドライヤー、充電器、USBフラッシュドライブ、ボールペンなど。

もちろん、会場内でのインタラクティブ効果を深めることができるので、ないよりはあったほうが良いです。質問者にとって、励ましとして贈り物を受け取ることは非常に喜ばしいことです。

見た目が良い人形はコミュニケーション効果が非常に高いですが、比較的高価です。良い人形は100元程度かかることもあります。

砂糖糊で作った人形でも、質の良い特注品の価格は30元程度です。また、シュガーガムは比較的小さめなので、大柄な人へのプレゼントとして贈ると効果的です。

小さなスナック、チョコレート、マシュマロなども良いでしょう。誰かが質問をしてきたら、その人の周りにスナックを散らしましょう。

その他、風車、風船、凧、スプーン、食器用洗剤などでも大丈夫です。贈り物がないよりは、何か贈り物があるほうがよい。ただ楽しむためです。

事前に信頼できる販売業者を知らない場合は、品質を管理できないためカスタマイズしないでください。

イベント企画:

時間を設定したら、スピーチや質問の時間を取り除き、残りの時間を使って楽しいアクティビティを計画します。

観客同士が知り合うことを望むなら。アイスブレーカーゲームを検索できます。

独身でも友達を作ることができ、それがほとんどの人が興味を持っていることです。

全員でグループで議論することもできます。また、その場で 5 分間時間を取って、全員が順番に短いストーリーを共有することもできます。

直接ティーブレイクすることもでき、全員が興味のある人とチャットすることを自動的に見つけます。それはすべてイベントのテーマによって決まります。

テーマが休日のお祝いであれば、自由時間にみんなで一緒にゲームをするのもいいでしょう。

私がよく使うちょっとした方法は、全員に自分が知っている APP を書いてもらい、できるだけ多くのギフトを贈るというものです。

別の機会には、全員が知っているプログラミング言語でコードを書いて、最も大きな数字を出した人が勝ちます。

このようなグループでは、同じトピックに沿って関連情報を話し合うことになり、最高の相互作用が生まれます。

女の子が質問してきたら、独身かどうか聞いてみましょう。独身なら、ちょっとしたプレゼントをあげてもいいでしょう。

もちろん、屋外でのアクティビティであれば、自由時間はスラックライン、結び目作り、技術的な質問への回答などに費やされるでしょう。

活動計画が確定しました:

アクティビティは通常、複数の人によって企画されるため、事前にチームメイトと計画を話し合っておくと、盲点を避けることができます。さらに詳しい情報も提供できます。

WeChat グループを作成し、G doc を使用してその他の情報を同期します。

私が企画するアクティビティでは、通常 3 人が協力して作業します。全員が一緒にチェックリストを確認し、何か見落としがあれば注意します。

「個人に責任を割り当てる」アプローチは、動的な活動には適していません。世の中の状況は常に変化しており、信頼できるチームであれば、変化にうまく適応し、成功する活動を遂行することができます。

誰かが一時的に欠席した場合は、他の 2 人がその役割を担います。

チームは協力してボランティアや新人を教育し、育成することができます。

ボランティア：

主催者やホストなど、非常に重要でかけがえのない役割があります。

誰でもできるアクティビティもあり、5分以内であれば誰でも参加して手伝うことができます。

たとえば、サインイン、ちょっとしたプレゼントの配布、秩序の維持などです。

これらは参加者の中から選択することができ、登録フォームに記入する際にボランティアになる意思があるかどうか尋ねられます。

確率は一般的に 10:1 です。会議に出席する 100 人のうち、約 10 人がボランティアになりたいと思っており、最終的に約 5 人が実際にボランティアになります。

これは組織にも関係します。公共の福祉に関心があり、信頼できる組織は、信頼できるボランティアを獲得できる可能性が高くなります。

大学生が主なボランティアですが、経験は比較的少ないですが、時間は豊富です。

2～3年勤務した社員が2番目の主力で、経験豊富で、仕事に関連したボランティア活動に参加することが多いです。

ダニウさんは時間が足りないので、めったにボランティアをしません。ただスピーチをするよう彼らを招待してください。

名前、電話番号、メールアドレス、WeChat ID、専門分野などの情報を入力してください。

各アクティビティの前に、ボランティア XX に XXX を行うよう指定します。 3分で州内に入ることができて便利です。

自分の専門分野を記入していただければ、コピーライティング、ポスター、翻訳、レポート作成などのタスクをボランティアが完了するように指導することができます。

オフラインでの活動ごとに、ボランティアをしっかり見つけてトレーニングすれば、今後の活動はよりスムーズに進むでしょう。

PPT（基調講演）：

可能であれば、組織のロゴを必ず含めてください。最初と最後に大きなロゴを配置し、最後のページに連絡先情報を記載してください。

会議後に簡単に共有できるように、PDF に変換してください。

XX 社の事業紹介は使用しないでください。その PPT 形式は不誠実すぎます。